Facturation électronique pour les petites entreprises : une opportunité, pas une charge

L'introduction de la facturation électronique obligatoire à partir de 2026 suscite de nombreuses questions chez les PME, les travailleurs indépendants et les entrepreneurs. Encore une nouvelle obligation administrative ? Faut-il vraiment s'y conformer dès maintenant ? La bonne nouvelle : la facturation électronique n'est pas une charge bureaucratique, mais au contraire un simplificateur. Pour les petites entreprises, cela offre des opportunités uniques de se faire payer plus rapidement, de gagner du temps et de paraître plus professionnel.

Dans cet article de blog, nous expliquons pourquoi les logiciels de facturation électronique sont également importants pour les petites entreprises, ce que l'obligation signifie concrètement et comment vous pouvez y faire face sans effort en tant que PME ou indépendant. Car avec la bonne approche, le passage à la facturation électronique est plus simple que vous ne le pensez.

Pourquoi la facturation électronique est importante pour vous en tant que PME ou indépendant

Si vous avez récemment créé des factures manuellement dans Word ou Excel, ou via un simple logiciel de facturation, vous n'êtes certainement pas seul. Ce PDF pouvait ensuite être envoyé par e-mail à votre client.

Pour beaucoup, cela fonctionne bien, mais certaines choses peuvent être considérées comme un mal nécessaire. Des factures perdues dans le dossier de courriers indésirables ou - pire - envoyées par la poste. Ou la saisie manuelle des numéros de compte et des montants dans votre environnement bancaire en ligne.

La facturation électronique change cela. Au lieu d'envoyer un PDF par e-mail, votre facture est automatiquement envoyée à votre client dans un format structuré via un réseau sécurisé : Peppol.

L'énorme avantage ? La facture arrive directement dans le programme de paiement et de comptabilité de votre client, sans saisie manuelle ou numérisation. Cela signifie un traitement plus rapide et donc un paiement plus rapide.

Pour les petites entreprises qui travaillent souvent avec des flux de trésorerie limités, cela peut faire la différence entre pouvoir payer les fournisseurs à temps ou non. De plus, vous économisez du temps que vous pourriez mieux investir dans vos activités principales. Les tracas administratifs liés aux factures sont considérablement réduits, tout en respectant les nouvelles exigences légales.

Et soyons honnêtes : un traitement des factures moderne et automatisé reflète le professionnalisme. Même en tant que petit acteur, vous montrez que vous êtes en phase avec votre temps.

L'obligation à partir de 2026 : également pour les travailleurs indépendants et les travailleurs à temps partiel ?

Oui, l'obligation vous concerne également. À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique devront échanger des factures électroniques pour les transactions B2B. Peu importe la taille de votre entreprise. Que vous dirigiez une entreprise individuelle, que vous travailliez en freelance, que vous ayez une activité complémentaire ou que vous dirigiez une petite PME avec quelques employés : si vous envoyez des factures à d'autres entreprises, vous êtes soumis à l'obligation.

La législation ne fait pas de distinction en fonction du chiffre d'affaires ou du nombre de factures. Même si vous n'envoyez que dix factures par an à des clients professionnels, vous devez le faire via le réseau Peppol. La seule exception concerne temporairement les professions médicales sous l'article 44, comme les médecins et les dentistes.

Il est important de savoir que l'obligation ne s'applique qu'aux factures destinées à d'autres entreprises (B2B). Les factures à des particuliers peuvent continuer à être émises dans le format actuel. Ainsi, par exemple, si vous êtes coiffeur, plombier ou jardinier et que vous servez surtout des particuliers, rien ne change pour ces factures. Seules les factures que vous envoyez à d'autres entreprises doivent être électroniques via Peppol.

N'oubliez pas non plus que l'obligation s'applique également à toutes les factures que vos fournisseurs vous envoient. Vous devez également être en règle ici.

Il n'est pas prévu de phase de transition officielle, au mieux une période de tolérance (non officielle ?). Cela signifie qu'à partir du 1er janvier 2026, vous devez être capable d'envoyer et de recevoir des factures électroniques. Des amendes peuvent être appliquées dès le premier jour : 1 500 € lors de la première constatation, augmentant jusqu'à 5 000 € pour les infractions répétées. Il est donc judicieux de commencer dès que possible à vous préparer.

Les avantages concrets : être payé plus rapidement et moins de paperasse

Pour de nombreux petits entrepreneurs, la facturation électronique peut sembler une tâche supplémentaire sur une liste de choses à faire déjà surchargée. Mais la pratique montre que cela permet en réalité d'économiser du temps et d'améliorer votre gestion d'entreprise.

Le principal avantage est un paiement plus rapide. Des études montrent que les factures électroniques sont en moyenne payées deux à trois jours plus tôt que les factures traditionnelles. Cela s'explique par le fait que la facture atterrit directement dans le système de votre client et peut être traitée immédiatement. Plus de risque que votre e-mail se perde dans une boîte de réception encombrée ou que la facture se retrouve quelque part sur une pile. Pour les petites entreprises avec des réserves financières limitées, ce flux de trésorerie amélioré peut vraiment faire la différence.

De plus, vous économisez du temps et de l'argent. Plus besoin d'acheter des timbres, d'adresser des enveloppes, de vous compliquer la vie avec la numérisation et l'archivage. Tout se déroule de manière numérique et automatisée. Le temps que vous consacrez maintenant à l'envoi de factures et au suivi des paiements peut être investi dans vos activités principales : servir des clients, fabriquer des produits ou fournir des services.

De plus, le nombre d'erreurs diminue considérablement. Les erreurs de frappe dans les montants, les taux de TVA incorrects ou les informations manquantes sont en grande partie exclues grâce à l'utilisation de données structurées par le système. Cela évite les discussions et les retards de paiement.

Et il y a un autre avantage : le gouvernement belge encourage financièrement la transition. Les logiciels et services de facturation électronique sont temporairement déductibles fiscalement à 120 % pour les petites entreprises et les indépendants. Cela signifie que vous n'investissez pas seulement dans une gestion d'entreprise plus efficace, mais que vous bénéficiez également d'un avantage fiscal.

Franchir le pas : comment commencer (et quel en est le coût) ?

La transition vers la facturation électronique n'a pas besoin d'être compliquée ou coûteuse. Avec la bonne approche, vous pouvez effectuer le changement en quelques étapes et être prêt pour 2026.

Commencez par dresser un inventaire de votre situation actuelle. Combien de factures envoyez-vous par mois à des clients professionnels ? Quel programme utilisez-vous actuellement pour la facturation ? Avez-vous un comptable qui s'occupe de votre administration ou gérez-vous cela vous-même ? Ces questions vous aideront à choisir la bonne solution.

Ensuite, choisissez une solution de facturation électronique adaptée à vos besoins. Pour les petites entreprises, il est important que le logiciel soit convivial, reste abordable et s'intègre bien avec d'autres systèmes que vous pourriez utiliser. Recherchez des solutions spécifiquement développées pour les PME et indépendants, et non seulement pour les grandes entreprises avec des départements informatiques complexes.

Vous avez également besoin d'une connexion au réseau Peppol. Cela se fait via un fournisseur de point d'accès - votre logiciel. Vous recevrez alors un identifiant Peppol unique qui rend votre entreprise identifiable sur le réseau, l'équivalent de votre adresse e-mail de facturation auparavant.

Quel en est le coût ? Les tarifs varient, mais pour les petites entreprises, il existe des solutions abordables à partir de quelques euros par mois. Certains fournisseurs facturent par facture envoyée, d'autres appliquent un tarif fixe mensuel. N'oubliez pas que l'investissement est déductible à 120 % d'impôt et que vous économisez du temps et de l'argent grâce à des processus plus efficaces.

Le meilleur moment pour commencer est la deuxième moitié de 2025. Cela vous donnera suffisamment de temps pour tester le logiciel, envoyer vos premières factures électroniques et résoudre les éventuels problèmes avant que l'obligation n'entre en vigueur. Commencez par envoyer des factures électroniques à quelques clients pour découvrir le processus et élargissez-le progressivement.

Cashfeed : simplifier la facturation électronique pour les petites entreprises

Cashfeed est spécialement conçu pour rendre la facturation électronique accessible et simple pour les PME, les indépendants et les petites entreprises. Là où de nombreuses solutions sont complexes et écrasantes, Cashfeed choisit la facilité d'utilisation et la rapidité.

Le logiciel est opérationnel en moins de deux minutes, sans avoir besoin d'une carte de crédit pour commencer. Vous pouvez immédiatement commencer à envoyer vos premières factures électroniques via le réseau Peppol. Pas d'installations compliquées, aucune connaissance technique requise.

Ce qui distingue Cashfeed, c'est l'automatisation complète de votre flux de travail de facturation. Les factures entrantes sont automatiquement détectées dans votre boîte de réception, traitées et préparées pour le paiement. Qu'elles arrivent en format XML via Peppol ou sous forme de PDF traditionnel : Cashfeed convertit tout automatiquement au bon format. Grâce à une technologie OCR avancée, même les factures papier scannées sont traitées sans faute.

Pour les petites entreprises, il est particulièrement important que tout se déroule rapidement. Cashfeed permet de payer d'un simple clic et les transactions sont immédiatement rapprochées avec votre compte bancaire. Le gain de temps peut atteindre cinq à dix fois plus vite, selon le nombre de factures que vous traitez. Un temps que vous pouvez consacrer à des affaires qui comptent vraiment pour votre entreprise.

L'intégration avec votre logiciel de comptabilité actuel se fait de manière fluide, et si vous travaillez avec un comptable externe, celui-ci peut également accéder directement au système. Ainsi, tout le monde reste sur la même longueur d'onde et vous n'avez pas à faire de travail en double.

Cashfeed est entièrement certifié Peppol et respecte toutes les réglementations belges relatives à la facturation électronique. Vous pouvez donc être sûr d'être prêt pour 2026 tout en profitant déjà de paiements plus rapides et de moins de tracas administratifs.

Questions fréquentes

J'envoie seulement quelques factures par an, est-ce donc aussi obligatoire ?

Oui, même si vous envoyez peu de factures, vous êtes soumis à l'obligation dès qu'il s'agit de factures B2B et que vous êtes assujetti à la TVA. La législation ne fait pas de distinction de volume. Que vous envoyiez cinq ou cinq cents factures par an à des clients professionnels : à partir de 2026, cela doit se faire via Peppol. N'oubliez pas d'inclure ici les factures que vous recevez vous-même de vos fournisseurs. La bonne nouvelle est que des solutions comme Cashfeed sont également abordables pour de petits volumes, et que la déduction fiscale à 120 % rend l'investissement plus attractif.

Que se passe-t-il si mes clients sont principalement des particuliers ?

Alors, pour la plupart de votre facturation, rien ne change. L'obligation ne s'applique qu'aux factures à d'autres entreprises (B2B). Les factures à des particuliers peuvent rester telles qu'elles sont : en PDF par e-mail, en ticket de caisse ou même sur papier. Ce n'est que pour les factures que vous envoyez à d'autres entreprises que vous devez passer à la facturation électronique via Peppol. Ainsi, par exemple, si vous êtes un restaurant qui sert principalement des particuliers mais que vous avez également des commandes de traiteur pour des entreprises, seules ces dernières sont soumises à l'obligation. Encore une fois : toutes vos factures entrantes de sociétés assujetties à la TVA sont également soumises à l'obligation.

Y a-t-il un moyen gratuit offert par le gouvernement pour envoyer des factures électroniques ?

Le gouvernement belge n'a pas développé de plateforme gratuite pour l'envoi de factures électroniques entre entreprises. Vous devez utiliser un fournisseur d'accès reconnu qui vous donne accès au réseau Peppol. Il existe cependant des solutions commerciales abordables, et n'oubliez pas que les coûts sont déductibles à 120 % d'impôt. C'est donc un investissement qui sera rentabilisé, surtout si l'on considère les économies de temps et des paiements plus rapides.

Est-ce que des logiciels spécialisés sont vraiment nécessaires ou y a-t-il d'autres options ?

Techniquement, vous avez effectivement besoin d'un logiciel spécialisé pour pouvoir envoyer des factures électroniques via Peppol. Il s'agit de fichiers XML structurés qui doivent respecter des normes spécifiques, et qui sont échangés via un réseau sécurisé. Ce n'est pas quelque chose que vous pouvez faire manuellement ou avec des programmes de bureau standard. Le logiciel garantit que vos factures sont correctement formatées, envoyées en toute sécurité et parviennent au bon destinataire. Heureusement, il existe des solutions conviviales et abordables comme Cashfeed qui automatisent complètement ce processus.

Mon comptable s'occupe de mes factures, que dois-je faire ?

Discutez du passage à la facturation électronique avec votre comptable. Beaucoup de comptables se préparent déjà et peuvent vous conseiller sur la meilleure approche. Dans certains cas, votre comptable peut gérer la facturation électronique pour vous via son propre logiciel. Dans d'autres cas, il est préférable pour vous d'implémenter vous-même une solution qui sera liée au système de votre comptable. Cashfeed offre cette possibilité, permettant à la fois à vous et à votre comptable d'accéder au même système. Cela permet à chacun de garder une vue d'ensemble et d'assurer une collaboration fluide.

Puis-je en tant que petite entreprise également bénéficier de la déduction fiscale à 120 % ?

Absolument. La déduction fiscale à 120 % pour les logiciels de facturation électronique s'applique spécifiquement aux petites entreprises et aux indépendants pour rendre la transition plus attrayante. Cela signifie que si vous investissez, par exemple, 500 € dans un logiciel de facturation électronique, vous pouvez déduire 600 € de votre revenu imposable. Ce dispositif a été mis en place temporairement pour encourager la transition vers la facturation électronique. C'est donc un moment idéal pour franchir le pas et bénéficier de cet avantage fiscal, tout en améliorant l'efficacité de votre gestion d'entreprise et en étant payé plus rapidement.