Wat is e-facturatie en hoe werkt het?

E-facturatie wordt vanaf 1 januari 2026 verplicht voor alle B2B-transacties in België. Dit betekent een grote verandering voor bedrijven die vandaag nog werken met PDF-facturen via e-mail of zelfs papieren facturen. In deze uitgebreide gids leggen we uit wat e-facturatie precies inhoudt, hoe het werkt en hoe je jouw bedrijf kunt voorbereiden op deze nieuwe verplichting.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie, ook wel elektronische facturatie genoemd, is het proces waarbij facturen worden aangemaakt, verzonden, ontvangen en verwerkt in een gestructureerd digitaal formaat. Dit gaat veel verder dan het simpelweg versturen van een PDF-factuur via e-mail.

Een e-factuur is een factuur die:

• In een gestandaardiseerd XML-formaat wordt opgemaakt

• Gestructureerde code bevat die automatisch verwerkt kan worden

• Via een beveiligd netwerk (zoals, maar niet uitsluitend, Peppol) wordt uitgewisseld

• Volledig digitaal doorloopt van verzender naar ontvanger

Het grote verschil met traditionele facturatie is dat e-facturen machine-leesbaar zijn. Dit betekent dat de ontvangende partij de factuurgegevens automatisch kan inlezen met hun programma, zonder handmatige invoer. Cashfeed is zo'n tool die alles al mooi omzet naar gewone mensentaal.

Verschil tussen e-factuur en PDF-factuur

Hoewel beide digitaal zijn, is er een wereld van verschil tussen een traditionele PDF-factuur en een echte e-factuur:

PDF-factuur via e-mail:

• Statisch document dat niet automatisch verwerkt kan worden

• Vereist handmatige invoer bij de ontvanger

• Geen gestandaardiseerde structuur

• Vatbaar voor fouten bij handmatige verwerking

• Geen automatische validatie

  
  

E-factuur (XML-formaat):

• Gestructureerde data die automatisch verwerkt kan worden

• Directe integratie met systemen zoals Cashfeed en boekhoudsystemen

• Gestandaardiseerd formaat volgens internationale normen

• Automatische validatie van gegevens

• Snellere verwerking en minder fouten

Hoe werkt e-facturatie?

Proces van aanmaak tot verwerking

Het e-facturatieproces verloopt in verschillende stappen:

1. Aanmaak De factuur wordt aangemaakt in een facturatieprogramma dat e-facturen ondersteunt. Cashfeed is zo'n programma dat bekend staat voor het opmaken van e-facturen in een mum van tijd. Het systeem converteert de factuurgegevens dan naar het juiste XML-formaat volgens de wettelijk verplichte standaarden.

2. Verzending De e-factuur wordt via een beveiligd netwerk (in België is dat Peppol) verstuurd naar de ontvanger. De tool, ook wel Access Point Provider genoemd, zorgt voor de technische verbinding met het netwerk.

3. Ontvangst De ontvanger krijgt de e-factuur binnen via hun eigen Access Point. Het systeem valideert automatisch of de factuur correct is opgemaakt en aan alle eisen voldoet.

4. Verwerking De ontvangen e-factuur kan automatisch worden ingelezen in het boekhoudsysteem van de ontvanger, waar verdere verwerking en goedkeuring plaatsvindt.

Bestandsformaten en standaarden (UBL, Peppol-BIS)

E-facturen gebruiken gestandaardiseerde formaten om interoperabiliteit te garanderen:

UBL (Universal Business Language): Een internationale standaard voor elektronische bedrijfsdocumenten. UBL definieert de XML-structuur voor verschillende documenten, waaronder facturen.

Peppol-BIS (Business Interoperability Specifications): Specifieke implementatierichtlijnen die bepalen hoe UBL gebruikt wordt binnen het Peppol-netwerk. Deze zorgen ervoor dat alle deelnemers dezelfde "taal" spreken.

Deze standaarden bevatten regels voor:

• Verplichte en optionele velden

• Dataformaten (data, bedragen, codes)

• Validatieregels

• Codelijsten (BTW-tarieven, valuta's, etc.)

Validatie en interoperabiliteit

Een cruciaal aspect van e-facturatie is de automatische validatie. Elke e-factuur wordt gecontroleerd op:

• Syntactische correctheid (juiste XML-structuur)

• Semantische correctheid (logische consistentie van gegevens)

• Bedrijfsregels (bijvoorbeeld BTW-berekeningen)

Deze validatie gebeurt zowel bij verzending als bij ontvangst, wat zorgt voor een hoge kwaliteit van de uitgewisselde gegevens.

Rol van Cashfeed

Cashfeed speelt een belangrijke rol als e-facturatietool door:

• Peppol Access Point: Toegang tot het Peppol-netwerk faciliteren

• Conversie: Facturen in alle formaten (Excel, PDF, etc.) omzetten naar XML

• OCR-technologie: Automatische tekstherkenning voor inkomende PDF-facturen

• Workflow-ondersteuning: Facturen doorsturen voor goedkeuring en controle

• Integratie: Koppelingen met alle populaire boekhoudpakketten

Klanten van Cashfeed rapporteren een tijdswinst van 5-10x over het hele facturatieproces, met minder fouten en snellere betalingen.

Wettelijk kader e-facturatie in België

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven die BTW-plichtig zijn. De boetes voor niet-naleving zijn substantieel:

• €1.500 voor de eerste vaststelling

• €3.000 voor de tweede vaststelling

• €5.000 vanaf de derde vaststelling

Voor een uitgebreide uitleg van de wettelijke verplichtingen, uitzonderingen en overgangsmaatregelen raden we aan om onze gedetailleerde post over het wettelijk kader te lezen.

Peppol en e-facturatie

Peppol, kort voor Pan-European Public Procurement OnLine, is het internationale netwerk waarop e-facturen kunnen worden uitgewisseld. Het fungeert als een soort "WhatsApp voor facturen" - een beveiligd netwerk waar bedrijven en overheden elektronische documenten kunnen uitwisselen.

Voor meer informatie over Peppol verwijzen we naar onze uitgebreidere post "Wat is die Peppol nu eigenlijk?".

Stappenplan om te starten met e-facturatie

1. Inventarisatie huidig facturatieproces

Bepaal je noden, op basis van je huidige werkwijze.

• Welk facturatieprogramma (of programma's) gebruik je vandaag?

• Hoeveel facturen verstuur en ontvang je per maand?

• Wie is betrokken bij het facturatieproces? Zal je m.a.w. ook in deze nieuwe omgeving met anderen moeten samenwerken, en op welke manier?

• Welke integraties zijn er met andere systemen?

• Wat zijn de knelpunten in het huidige proces?

Soms kan je nu eenmaal niet zonder je Excel-formules of speciale features uit je huidig facturatieprogramma.

2. Keuze software of e-invoicing-provider

Mogelijks gaat je bestaande facturatieprogramma ook Peppol ondersteunen. Ga na op welke manier ze dat zal doen.

Het digitaal ontvangen van al je facturen in een gestandaardiseerd formaat is een gigantische opportuniteit. Zo kan alles meteen uitgelezen en klaargezet worden voor goedkeuring of betaling, krijg je real-time inzichten (bye bye excel sheets) en kan AI je helpen om terugkerende facturen sneller te verwerken.

Kies dus wijs, want met de juiste functionaliteiten kan je véél tijd gaan besparen.

Let op factoren zoals gebruiksgemak, integratiemogelijkheden, kosten (maar denk ook aan de 120% aftrekbaarheid), aanvullende diensten (OCR, workflow, etc.), ondersteuning en schaalbaarheid.

3. Testen en validatie

Begin op tijd. Met het oog op de verplichte deadline van 1 januari 2026, kan je beter nu al tools gaan scouten. De meeste tools geven je enkele weken gratis gebruik, vooraleer ze betalend worden. Die tijd zou je in staat moeten stellen om verschillende tools gratis te gaan testen ter validatie.

Weet ook dat je maar één Peppol Access Point kan hebben voor het ontvangen van je Peppol-facturen. Je "brievenbus" kan dus maar op één plek staan. Uitgaande facturen kan je wel vanuit meerdere systemen sturen, ook al wordt het iets complexer om dan een consistente factuurnummering toe te passen.

4. Interne workflow herbekijken

E-facturatie vereist mogelijk aanpassingen in je interne processen:

• Goedkeuringsprocedures voor inkomende e-facturen

• Nieuwe controle- en validatiestappen

• Backup-procedures voor technische problemen

• Het bijhouden van elektronische documenten

5. Training personeel en communicatie

Zorg voor adequate training van je team. Cashfeed, bijvoorbeeld, is extreem intuïtief maar biedt wel een resem helppagina's en een live chat.

De voordelen van e-invoicing

• Snellere betalingen & ontvangsten

E-facturen komen direct aan in het systeem van de ontvanger, zonder tussenstappen. Dit elimineert vertragingen door postbezorging, e-mailproblemen of handmatige verwerking.

Gemiddeld worden e-facturen enkele dagen sneller betaald dan traditionele facturen.

• Minder kans op fouten

Automatisering reduceert menselijke fouten aanzienlijk. Cashfeed koppelt met Bizzy om altijd de meest up-to-date bedrijfsgegevens te gebruiken op facturen.

Ook voor inkomende facturen daalt de kans op typfouten door handmatige invoer aanzienlijk. Zowel in Cashfeed als in je bank app.

Bovendien is er ook veel minder kans op verkeerde boekingen en mag je rekenen op een consistente toepassing van BTW-regels.

Vereenvoudiging van de boekhouding

E-facturatie stroomlijnt het hele boekhoudproces: automatische import in boekhoudpakketten, snellere matching van betalingen, gestructureerde archivering en betere en meer real-time rapportage en analyses.

Integratie met bestaande systemen

Boekhoudpakket en ERP-koppelingen

Cashfeed zal je facturen automatisch laten doorsturen naar je boekhoudpakket, in pdf of xml-formaat.

API's en data-mapping

Voor maatwerk-integraties worden API's gebruikt:

• RESTful API's voor real-time uitwisseling

• Webhook-notificaties voor statusupdates

• Data-mapping voor veldconversies

• Foutafhandeling en retry-mechanismen

Automatisering van matching en reconciliatie

Geavanceerde e-facturatie-oplossingen bieden:

• Automatische matching van facturen met bestellingen

• Reconciliatie van betalingen

• Afwijkingenbeheer

• Goedkeuringswerkstromen

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat is het verschil tussen e-factuur en PDF via e-mail?

Het grootste verschil zit in de verwerkbaarheid. Een PDF is een statisch document dat handmatig moet worden verwerkt, terwijl een e-factuur gestructureerde data bevat die automatisch kan worden ingelezen door computersystemen. E-facturen gebruiken XML-formaten die machine-leesbaar zijn, waardoor automatische en foutloze verwerking, validatie en integratie mogelijk wordt.

Is een PDF per e-mail een e-factuur?

Nee, een PDF-factuur die per e-mail wordt verstuurd is geen e-factuur in de zin van de wetgeving. Voor de verplichte e-facturatie vanaf 2026 moet de factuur in XML-formaat worden uitgewisseld via een gestructureerd netwerk zoals Peppol. PDF's zijn niet gestructureerd genoeg voor automatische verwerking.

Welke kosten komen kijken bij e-facturatie?

De kosten variëren afhankelijk van je keuze, ergens tussen gratis en €15 per maand voor basisgebruik. Vaak is er ook een deel van die abonnementsprijs variabel naargelang het aantal facturen die je verwerkt. Opstarten en ondersteuning is doorgaans gratis of reeds inbegrepen in deze prijs.

Goed nieuws: E-facturatie-software is momenteel 120% aftrekbaar voor éénmanszaken, vrije beroepen en kleine vennootschappen .