120% aftrek voor e-invoicing: hoe kunt u profiteren? 💰

De Belgische overheid heeft de verplichte overstap naar elektronische facturatie iets gemakkelijker gemaakt met een aantrekkelijke belastingprikkel die ingaat op 1 januari 2026. Bedrijven die investeren in e-invoicing software kunnen tijdelijk niet alleen 100%, maar zelfs 120% van hun kosten aftrekken. Dit betekent dat voor elke €100 die u uitgeeft, u €120 aan kosten kunt aftrekken.

Maar hoe werkt deze maatregel precies? Wie komt in aanmerking voor dit voordeel en welke uitgaven zijn in aanmerking? Deze gids legt duidelijk de verhoogde kostenaftrek uit, zodat u uw voordelen uit deze belastingverlaging maximaal kunt benutten.

Wat is precies de verhoogde kostenaftrek voor e-invoicing?

De verhoogde kostenaftrek is een tijdelijke belastingmaatregel om bedrijven aan te moedigen om tijdig over te stappen op elektronische facturatie. In plaats van de normale 100% aftrek voor bedrijfskosten, kunt u 120% aftrekken voor e-invoicing software.

Een concreet rekenvoorbeeld

Stel dat u €1.200 per jaar investeert in Cashfeed voor volledige automatisering van e-invoicing. Normaal gesproken kunt u deze €1.200 als bedrijfskosten aftrekken. Met de verhoogde aftrek kunt u €1.440 aftrekken (120% van €1.200).

Met een vennootschapsbelastingtarief van 25% resulteert dit in een extra belastingvoordeel van €60 (20% van €1.200 × 25% belastingtarief). Dit komt bovenop de normale belastingaftrek die u toch al zou hebben ontvangen.

Waarom deze stimulansmaatregel?

De overheid erkent dat de verplichte overgang naar e-invoicing een financiële last vormt voor veel bedrijven. Nieuwe software, implementatiekosten, personeelstraining—het loopt allemaal op. De verhoogde aftrek zou deze kosten gedeeltelijk moeten compenseren en bedrijven aanmoedigen om niet tot het laatste moment te wachten.

Bovendien past de maatregel binnen het bredere digitaliseringsbeleid van België. Door e-invoicing via Peppol te bevorderen, bereidt de regering bedrijven voor op toekomstige digitale verplichtingen en verhoogt ze de efficiëntie van de economie.

Tijdelijk karakter van de maatregel

Het is belangrijk te realiseren dat dit een tijdelijke stimulans is. De verhoogde aftrek is geldig voor een beperkte periode om de initiële overstap te vergemakkelijken. Zodra e-invoicing de norm is geworden, zal deze extra aftrek waarschijnlijk verdwijnen en terugkeren naar de normale 100%.

Voor wie is dit belastingvoordeel? (En wie is uitgesloten)

De verhoogde kostenaftrek is niet voor iedereen beschikbaar. De wetgever heeft er bewust voor gekozen de maatregel te richten op kleinere bedrijven, die relatief het zwaarst worden getroffen door de overstapkosten.

Kleine bedrijven en zelfstandigen

De maatregel is voornamelijk bedoeld voor kleine bedrijven, eenmanszaken en zelfstandigen. Dit zijn ondernemers die vaak nog traditionele factureringsmethoden gebruiken en voor wie de investering in nieuwe software relatief meer betekent.

Specifiek geldt de verhoogde aftrek voor bedrijven die voldoen aan de criteria van een "klein bedrijf" onder het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Dit betekent dat u niet meer dan twee van de volgende drie drempels mag overschrijden:

• Gemiddeld aantal medewerkers: 50

• Jaaromzet (excl. BTW): €9.000.000

• Balans totaal: €4.500.000
  
  

Grote bedrijven vallen buiten de boot

Grote ondernemingen komen niet in aanmerking voor de 120% aftrek. De redenering is dat deze bedrijven meer middelen hebben en vaak al over een geavanceerde digitale infrastructuur beschikken. Voor hen wordt de standaard 100% aftrek als voldoende beschouwd.

Openbare rechtspersonen

Overheden, openbare instellingen en openbare rechtspersonen komen niet in aanmerking voor de verhoogde aftrek. Dit is logisch, aangezien zij zelf geen vennootschaps- of personenbelasting betalen.

Let op de jaarslimiet

Als uw bedrijf tijdens het fiscale jaar de criteria voor kleine bedrijven overschrijdt, verliest u de voordelen niet met terugwerkende kracht. De vraag is: voldeed u aan de criteria op het moment van de investering? Zo ja, dan houdt u de verhoogde aftrek voor die specifieke uitgaven.

Welke kosten komen in aanmerking voor de 120% aftrek?

Niet alle kosten die verband houden met e-invoicing komen automatisch in aanmerking voor de verhoogde aftrek. De wetgevers hebben specifieke criteria vastgesteld.

Software voor elektronische facturatie

De kern van de maatregel betreft software die specifiek is ontworpen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen in overeenstemming met wettelijke vereisten. Dit omvat:

• Abonnementskosten voor e-invoicing platforms zoals Cashfeed

• Licenties voor Peppol-connectiviteit

• Software voor het omzetten van facturen naar UBL-formaat

• Modules voor automatische factuurvalidatie en -routering

Implementatie- en integratiekosten

De kosten voor het implementeren van e-invoicing software en het integreren ervan met uw bestaande systemen zijn ook in aanmerking. Denk aan:

• Configureren van verbindingen met uw boekhoudsoftware

• Gegevensmigratie van bestaande factuurgegevens

• Testen en valideren van de e-invoicing workflow

• Aanpassingen aan uw ERP-systeem voor Peppol-compatibiliteit

Onderwijs en training

De kosten voor het opleiden van uw personeel in het gebruik van de nieuwe e-invoicing software komen ook in aanmerking voor de verhoogde aftrek. Dit kan zowel externe trainingssessies als interne trainingsdagen omvatten, mits deze specifiek gericht zijn op e-invoicing.

Wat valt buiten de boot?

Bepaalde kosten komen niet in aanmerking voor de 120% aftrek:

• Hardware (computers, servers, tablets) - dit is onderhevig aan een afzonderlijke investeringsaftrek

• Algemene boekhoudsoftware zonder specifieke e-invoicingfunctionaliteit

• Advies voor algemene digitalisering

• Kosten die niet direct verband houden met e-invoicing

Gemengde softwarepakketten: proportionele aftrek

Veel moderne platforms zoals Cashfeed bieden meer dan alleen e-invoicing. Ze bieden ook betalingsautomatisering, kostenbeheer en financiële rapportage. In dat geval moet u proportioneel berekenen welk deel van uw kosten verband houdt met e-invoicing.

De FOD Financiën accepteert redelijke schattingen op basis van functionaliteit of gebruikstijd. Cashfeed kan u hierbij helpen door een gedetailleerde kostenopgave te geven die het e-invoicingcomponent duidelijk onderscheidt.

De kleine lettertjes: afschrijvingen en de investeringsaftrek

Bij grotere investeringen in software zijn er enkele bijkomende belastingoverwegingen die u moet begrijpen om er het meeste uit te halen.

Eenmalige kosten versus abonnementen

Voor abonnementsbetalingen (zoals met Cashfeed) is het eenvoudig: u trekt 120% af van de jaarlijkse vergoeding in het jaar dat u deze betaalt. Deze vergoedingen worden niet geactiveerd, maar onmiddellijk als kosten geboekt.

Voor eenmalige softwarelicenties die u koopt, is het complexer. U moet deze op uw balans activeren en over meerdere jaren afschrijven. De verhoogde aftrek geldt dan voor de jaarlijkse afschrijvingskosten.

Afschrijvingsperiode voor software

Software wordt doorgaans voor belastingdoeleinden afgeschreven over 3 tot 5 jaar. Stel dat u een e-invoicing softwarelicentie koopt voor €6.000 en dit afschrijft met behulp van de lineaire methode over 3 jaar. U kunt dan €2.400 per jaar afschrijven (120% van €2.000).

Combinatie met andere belastingvoordelen?

Een veelgestelde vraag is of u de 120% kostenaftrek kunt combineren met de investeringsaftrek voor digitale activa. Het antwoord is: nee, u moet kiezen. De investeringsaftrek bedraagt 13,5% voor digitale investeringen en kan gecombineerd worden met normale afschrijvingen.

In de praktijk is de 120% verhoogde aftrek voordeliger voor kleinere softwarekosten. Voor zeer grote investeringen is het de moeite waard om beide scenario's met uw accountant te berekenen.

Bewaarplicht en documentatie

Om uw recht op de verhoogde aftrek te bewijzen, moet u de nodige documentatie bewaren. Dit omvat:

• Facturen van de softwareleverancier met een duidelijke omschrijving

• Contracten of licentieovereenkomsten

• Bewijs dat de software effectief wordt gebruikt voor e-invoicing

• In geval van proportionele aftrek: berekening van de verdeling

Bewaar deze documenten minstens 7 jaar, de standaard bewaartermijn voor belastingdocumenten in België. Uiteraard kunnen ze volledig digitaal in de cloud worden opgeslagen, met een tool zoals Cashfeed.

Hoe Cashfeed u helpt om aan de eisen te voldoen

Om te profiteren van de 120% kostenaftrek, moet u aan alle eisen voldoen. Cashfeed is ontworpen om dit automatisch te doen.

Volledige Peppol-conformiteit vanaf dag één

Cashfeed is een gecertificeerd Peppol Access Point. Alle facturen die u via het platform verzendt en ontvangt, voldoen automatisch aan de wettelijke vereisten voor elektronische facturatie. Dit is een voorwaarde voor de verhoogde aftrek.

Duidelijke facturatie en documentatie

Cashfeed biedt transparante facturatie, waarbij het e-invoicingcomponent duidelijk wordt gespecificeerd. Dit maakt het uw accountant gemakkelijk om de verhoogde aftrek correct te verwerken in uw jaarrekeningen.

Voor gemengde functionaliteit biedt Cashfeed op verzoek een gedetailleerde uitsplitsing, waarin wordt aangegeven welk percentage van de kosten verband houdt met e-invoicing versus andere functionaliteiten zoals betalingsautomatisering.

Ondersteuning voor fiscale verantwoording

Het team van Cashfeed werkt nauw samen met accountants en boekhoudkantoren. We bieden alle benodigde documentatie en kunnen uw accountant adviseren over hoe de verhoogde aftrek correct te verwerken in uw administratie.

Optimaliseer uw belastingvoordeel

Door te kiezen voor een flexibel abonnementsmodel in plaats van grote eenmalige investeringen, maximaliseert u het onmiddellijke belastingvoordeel. De 120% aftrek geldt meteen voor uw jaarlijkse kosten, waardoor uw cashflow verbetert in vergelijking met geactiveerde software die u over jaren moet afschrijven.

Toekomstbestendig platform

Een belangrijke voorwaarde voor de verhoogde aftrek is dat de software effectief wordt gebruikt voor wettelijk vereiste e-invoicing. Met Cashfeed bent u verzekerd van compliance, zelfs als de wetgeving evolueert. Het platform wordt continu bijgewerkt naar de laatste normen.

Veelgestelde vragen

Voor welke periode geldt de 120% kostenaftrek?

De verhoogde kostenaftrek is een tijdelijke maatregel die momenteel geldt tot het einde van het belastingjaar 2028 (inkomstenjaar 2027). Na deze periode zal de aftrek terugkeren naar de normale 100%, tenzij de wetgever besluit de maatregel te verlengen.

Wat als mijn softwarepakket meer doet dan alleen e-invoicing?

Dan moet u een proportionele berekening maken. Alleen het deel van de kosten dat verband houdt met e-invoicing komt in aanmerking voor de 120% aftrek. De normale 100% aftrek geldt voor de overige functionaliteit. Cashfeed kan u hierbij helpen door een gedetailleerde kostenopgave te geven. De FOD Financiën accepteert redelijke schattingen op basis van functionaliteit of gebruik, mits deze goed gedocumenteerd zijn.

Komen consultancy kosten ook in aanmerking?

Ja, advieskosten voor de implementatie van e-invoicing komen in aanmerking voor de verhoogde aftrek. Dit geldt voor advies dat specifiek gericht is op het opzetten en optimaliseren van uw e-invoicing workflow. Algemene IT-advies of advies over bredere digitalisering is niet inbegrepen. Zorg ervoor dat de factuur duidelijk vermeldt dat het gaat om e-invoicing advies.

Wat is het verschil met de verhoogde investeringsaftrek voor digitale activa?

Beide zijn belastingprikkels voor digitalisering, maar ze werken verschillend. De investeringsaftrek (13,5% voor digitale activa) is een eenmalige aftrek bovenop uw normale afschrijvingen. De 120% kostenaftrek vergroot daarentegen de afschrijvingsbasis zelf. U kunt de twee niet combineren—u moet kiezen welke voor uw situatie voordeliger is. Voor kleinere, terugkerende softwarekosten is de 120% aftrek meestal aantrekkelijker.

Hoe verwerk ik dit eigenlijk in mijn boekhouding?

Voor abonnementskosten zoals Cashfeed boekt u de factuur eenvoudigweg als bedrijfskosten, maar u verhoogt het bedrag met 20% voor belastingdoeleinden bij het opstellen van uw belastingaangifte. Uw accountant zal dit doen via een aanpassing in uw belastbare balans. Voor geactiveerde software verhoogt u de afschrijvingsbasis met 20%. Het is verstandig om dit te bespreken met uw accountant of boekhouder, die ervaring heeft met deze specifieke aftrek.

Is de maatregel al definitief goedgekeurd?

Ja, de 120% kostenaftrek voor e-invoicing software is officieel goedgekeurd en opgenomen in de programmalaw. De maatregel is van kracht en van toepassing op alle in aanmerking komende kosten vanaf het moment dat deze van kracht wordt. U kunt het dus met vertrouwen gebruiken. Controleer echter altijd de laatste informatie op de website van de FOD Financiën of bij uw accountant, omdat belastingregelgeving onderhevig is aan verandering.