120% aftrek voor e-facturering: hoe kunt u profiteren? 💰

De Belgische overheid maakt de verplichte overstap naar elektronische facturering iets gemakkelijker met een aantrekkelijke fiscale stimulans die begint op 1 januari 2026. Bedrijven die investeren in e-factureringssoftware kunnen tijdelijk niet alleen 100% maar zelfs 120% van hun kosten aftrekken. Dit betekent dat voor elke €100 die u uitgeeft, u €120 aan kosten kunt aftrekken.

Maar hoe werkt deze maatregel precies? Wie komt in aanmerking voor deze voordelen en welke kosten zijn in aanmerking? Deze gids legt de verhoogde kostenaftrek duidelijk uit, zodat u uw voordelen van deze belastingverlaging kunt maximaliseren.

Wat is precies de verhoogde kostenaftrek voor e-facturering?

De verhoogde kostenaftrek is een tijdelijke belastingmaatregel om bedrijven aan te moedigen tijdig over te stappen naar elektronische facturering. In plaats van de normale 100% aftrek voor bedrijfskosten, kunt u 120% aftrekken voor e-factureringssoftware.

Een concreet rekensomvoorbeeld

Cashfeed voor volledige e-factureringautomatisering. Normaal gesproken kunt u deze €1.200 als bedrijfskosten aftrekken. Met de verhoogde aftrek kunt u €1.440 aftrekken (120% van €1.200).

Met een vennootschapsbelastingtarief van 25% resulteert dit in een extra belastingvoordeel van €60 (20% van €1.200 × 25% belastingtarief). Dit is bovenop de normale belastingaftrek die u sowieso zou hebben ontvangen.

Waarom deze stimuleringsmaatregel?

De overheid erkent dat de verplichte overgang naar e-facturering een financiële last vormt voor veel bedrijven. Nieuwe software, implementatiekosten, training van personeel, het loopt allemaal op. De verhoogde aftrek zou deze kosten gedeeltelijk moeten compenseren en bedrijven aanmoedigen niet tot het laatste moment te wachten.

Bovendien past de maatregel binnen het bredere digitaliseringsbeleid van België. Door e-facturering via Peppol te bevorderen, bereidt de overheid bedrijven voor op toekomstige digitale verplichtingen en verhoogt ze de efficiëntie van de economie.

Tijdelijke aard van de maatregel

Het is belangrijk te beseffen dat dit een tijdelijke stimulans is. De verhoogde aftrek is geldig voor een beperkte periode om de eerste overgang te vergemakkelijken. Zodra e-facturering de norm wordt, zal deze extra aftrek waarschijnlijk verdwijnen en terugkeren naar de normale 100%.

Voor wie is dit belastingvoordeel? (En wie is uitgesloten)

De verhoogde kostenaftrek is niet voor iedereen beschikbaar. De wetgever heeft er bewust voor gekozen om de maatregel te richten op kleinere bedrijven, die relatief het zwaarst worden getroffen door de overstapkosten.

Kleine bedrijven en zelfstandigen

De maatregel is primair bedoeld voor kleine bedrijven, eenmanszaken en zelfstandigen. Dit zijn ondernemers die vaak nog traditionele factureringstechnieken gebruiken en voor wie de investering in nieuwe software relatief significant is.

Specifiek is de verhoogde aftrek van toepassing op bedrijven die voldoen aan de criteria van een "klein bedrijf" volgens het Wetboek van Vennootschappen en verenigingen. Dit betekent dat u maximaal twee van de volgende drie drempels mag overschrijden:

• Gemiddeld aantal werknemers: 50

• Jaaromzet (excl. BTW): €9.000.000

• Totaal balanstotaal: €4.500.000
  
  

Grote bedrijven blijven achter

Grote ondernemingen komen niet in aanmerking voor de 120% aftrek. De redenering is dat deze bedrijven meer middelen hebben en vaak al over geavanceerde digitale infrastructuur beschikken. Voor hen wordt de standaard 100% kostenaftrek als voldoende beschouwd.

Publiekrechtelijke rechtspersonen

Overheden, openbare instellingen en publieke rechtspersonen komen niet in aanmerking voor de verhoogde aftrek. Dit is logisch, aangezien zij zelf geen vennootschaps- of inkomstenbelasting betalen.

Let op de jaarlimiet

Als uw bedrijf gedurende het fiscale jaar de criteria voor het kleine bedrijf overschrijdt, verliest u het voordeel niet met terugwerkende kracht. De vraag is: voldeed u aan de criteria op het moment van de investering? Indien ja, behoudt u de verhoogde aftrek voor die specifieke kosten.

Welke kosten komen in aanmerking voor de 120% aftrek?

Niet alle kosten die verband houden met e-facturering komen automatisch in aanmerking voor de verhoogde aftrek. Wetgevers hebben specifieke criteria vastgesteld.

Elektronische factureringssoftware

De kern van de maatregel betreft software die specifiek is ontworpen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Dit omvat:

• Abonnements kosten voor e-facturering platforms zoals Cashfeed

• Licenties voor Peppol-connectiviteit

• Software voor het omzetten van facturen naar UBL-formaat

• Modules voor automatische factuurvalidatie en -routering

Implementatie- en integratiekosten

De kosten voor het implementeren van e-facturering software en het integreren ervan met uw bestaande systemen komen ook in aanmerking. Denk aan:

• Configureren van verbindingen met uw boekhoudsoftware

• Gegevensmigratie van bestaande factuurgegevens

• Testen en valideren van de e-facturering workflow

• Aanpassingen aan uw ERP-systeem voor Peppol-compatibiliteit

Opleiding en training

De kosten van het opleiden van uw personeel om de nieuwe e-facturering software te gebruiken, komen ook in aanmerking voor de verhoogde aftrek. Dit kan zowel externe opleidingen als interne trainingsdagen omvatten, mits deze specifiek gericht zijn op e-facturering.

Wat is uitgesloten?

Bepaalde kosten komen niet in aanmerking voor de 120% aftrek:

• Hardware (computers, servers, tablets) - dit valt onder een afzonderlijke investeringsaftrek

• Algemene boekhoudsoftware zonder specifieke e-facturering functionaliteit

• Consultancy voor algemene digitalisering

• Kosten die niet direct verband houden met e-facturering

Gemengde softwarepakketten: proportionele aftrek

Veel moderne platforms zoals Cashfeed bieden meer dan alleen e-facturering. Ze bieden ook betalingsautomatisering, kostenbeheer en financiële rapportage. In dat geval moet u proportioneel berekenen welk deel van uw kosten verband houdt met e-facturering.

De FOD Financiën accepteert redelijke schattingen op basis van functionaliteit of gebruikstijd. Cashfeed kan u hierbij helpen door een gedetailleerde kostenverdeling te bieden die het e-factureringcomponent duidelijk onderscheidt.

Het fijne lettertype: afschrijving en de investeringsaftrek

Bij grotere investeringen in software zijn er enkele aanvullende fiscale overwegingen die u moet begrijpen om er het meeste uit te halen.

Eenmalige kosten versus abonnementen

Voor abonnements kosten (zoals bij Cashfeed) is het eenvoudig: u trekt 120% van de jaarlijkse kosten af in het jaar dat u deze betaalt. Deze kosten worden niet geactiveerd, maar worden onmiddellijk als kosten geboekt.

Voor eenmalige softwarelicenties die u koopt, zijn de zaken complexer. U moet deze op uw balans activeren en over meerdere jaren afschrijven. De verhoogde aftrek geldt dan voor de jaarlijkse afschrijvingskosten.

Afschrijvingsperiode voor software

Software wordt voor fiscale doeleinden doorgaans over 3 tot 5 jaar afgeschreven. Stel dat u een e-facturering softwarelicentie koopt voor €6.000 en deze met de lineaire methode over 3 jaar afschrijft. U kunt dan jaarlijks €2.400 afschrijven (120% van €2.000).

Combinatie met andere belastingvoordelen?

Een veelgestelde vraag is of u de 120% kostenaftrek kunt combineren met de investeringsaftrek voor digitale activa. Het antwoord is: nee, u moet kiezen. De investeringsaftrek bedraagt 13,5% voor digitale investeringen en kan worden gecombineerd met normale afschrijving.

In de praktijk is de 120% verhoogde aftrek meestal gunstiger voor kleinere softwarekosten. Voor zeer grote investeringen is het de moeite waard om beide scenario's met uw accountant uit te rekenen.

Bewaarverplichting en documentatie

Om uw recht op de verhoogde aftrek te bewijzen, moet u de noodzakelijke documentatie bewaren. Dit omvat:

• Facturen van de softwareleverancier met een duidelijke beschrijving

• Contracten of licentieovereenkomsten

• Bewijs dat de software effectief wordt gebruikt voor e-facturering

• In geval van proportionele aftrek: berekening van de verdeling

Bewaar deze documenten minstens 7 jaar, de standaard bewaartermijn voor fiscale documenten in België. Uiteraard kunnen ze volledig digitaal in de cloud worden opgeslagen, met een tool zoals Cashfeed.

Hoe Cashfeed u helpt om aan de vereisten te voldoen

Om te profiteren van de 120% kostenaftrek, moet u aan alle vereisten voldoen. Cashfeed is ontworpen om dit automatisch te doen.

Volledige Peppol-naleving vanaf de eerste dag

Cashfeed is een gecertificeerd Peppol Toegangspunt. Alle facturen die u via het platform verstuurt en ontvangt, voldoen automatisch aan de wettelijke vereisten voor elektronische facturering. Dit is een vereiste voor de verhoogde aftrek.

Duidelijke facturering en documentatie

Cashfeed biedt transparante facturering, met duidelijke vermelding van het e-factureringscomponent. Dit maakt het uw accountant gemakkelijk om de verhoogde aftrek correct te verwerken in uw jaarrekeningen.

Voor gemengde functionaliteit biedt Cashfeed op verzoek een gedetailleerde uitsplitsing, die laat zien welk percentage van de kosten verband houdt met e-facturering versus andere functionaliteiten zoals betalingsautomatisering.

Ondersteuning voor fiscale verantwoording

Het Cashfeed-team werkt nauw samen met accountants en boekhoudkantoren. We bieden alle noodzakelijke documentatie en kunnen uw accountant adviseren over hoe de verhoogde aftrek correct te verwerken in uw administratie.

Optimalisatie van uw belastingvoordeel

Door te kiezen voor een flexibel abonnementmodel in plaats van grote eenmalige investeringen, maximaliseert u het directe belastingvoordeel. De 120% aftrek geldt onmiddellijk voor uw jaarlijkse kosten, waardoor uw cashflow verbetert in vergelijking met geactiveerde software die u over jaren moet afschrijven.

Toekomstbestendig platform

Een sleutelvereiste voor de verhoogde aftrek is dat de software effectief wordt gebruikt voor wettelijk verplichte e-facturering. Met Cashfeed bent u gegarandeerd compliant, zelfs als de wetgeving evolueert. Het platform wordt voortdurend bijgewerkt naar de laatste normen.

Veelgestelde Vragen

Voor welke periode geldt de 120% kostenaftrek?

De verhoogde kostenaftrek is een tijdelijke maatregel die momenteel geldt tot het einde van het belastingjaar 2028 (inkomstenjaar 2027). De overheid heeft opzettelijk voor deze periode gekozen om bedrijven voldoende tijd te geven om over te stappen naar de verplichte e-facturering vanaf 1 januari 2026. Na deze periode zal de aftrek terugkeren naar de normale 100%, tenzij de wetgever besluit de maatregel te verlengen.

Wat als mijn softwarepakket meer doet dan alleen e-facturering?

Dan moet u een proportionele berekening maken. Alleen het gedeelte van de kosten dat verband houdt met e-facturering komt in aanmerking voor de 120% aftrek. De normale 100% aftrek geldt voor de overige functionaliteit. Cashfeed kan u hiermee helpen door een gedetailleerde kostenverdeling te bieden. De FOD Financiën accepteert redelijke schattingen op basis van functionaliteit of gebruik, mits ze goed gedocumenteerd zijn.

Zijn consultancy-kosten ook in aanmerking?

Ja, consultancyfees voor de implementatie van e-facturering komen in aanmerking voor de verhoogde aftrek. Dit geldt voor consultancy die specifiek gericht is op het opzetten en optimaliseren van uw e-facturering workflow. Algemene IT-consultancy of advies over bredere digitalisering is niet inbegrepen. Zorg ervoor dat de factuur duidelijk vermeldt dat het om e-facturering consultancy gaat.

Wat is het verschil met de verhoogde investeringsaftrek voor digitale activa?

Beide zijn fiscale prikkels voor digitalisering, maar ze werken anders. De investeringsaftrek (13,5% voor digitale activa) is een eenmalige aftrek bovenop uw normale afschrijving. De 120% kostenaftrek verhoogt daarentegen de afschrijvingsbasis zelf. U kunt de twee niet combineren - u moet kiezen welke voordeliger is voor uw situatie. Voor kleinere, terugkerende softwarekosten is de 120% aftrek meestal aantrekkelijker.

Hoe verwerk ik dit eigenlijk in mijn boekhouding?

Voor abonnements kosten zoals Cashfeed boekt u de factuur eenvoudig als bedrijfskosten, maar u verhoogt het bedrag met 20% voor fiscale doeleinden bij het opstellen van uw belastingaangifte. Uw accountant zal dit doen door een aanpassing in uw belaste balans. Voor geactiveerde software verhoogt u de basis voor afschrijving met 20%. Het is verstandig om dit te bespreken met uw accountant of boekhouder, die ervaring heeft met deze specifieke aftrek.

Is de maatregel al definitief goedgekeurd?

Ja, de 120% kostenaftrek voor e-factureringssoftware is officieel goedgekeurd en opgenomen in de programmalwet. De maatregel is van kracht en van toepassing op alle in aanmerking komende kosten vanaf het moment dat deze van kracht wordt. U kunt het dus met vertrouwen gebruiken. Controleer echter altijd de laatste informatie op de website van de FOD Financiën of bij uw accountant, aangezien belastingregels aan verandering onderhevig zijn.