"Cashfeed lève 1,3 million d'euros pour une facturation électronique plus intelligente via le réseau Peppol" a titré De Tijd.

Les réactions ?

• "Félicitations !"

• "Que comptez-vous en faire ?"

• Mais aussi : "Qu'est-ce que ce Peppol exactement ?"

Dans ce blog, nous allons aborder ce dernier point et résumer le tout. Car cela pourrait également être important pour vous.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol signifie Pan-European Public Procurement OnLine.

Cela peut semblera lointain, mais ne vous y trompez pas. C'est la nouvelle norme pour l'envoi rapide, sécurisé et standardisé de factures électroniques (e-factures au format XML) entre entreprises et/ou gouvernements. Et bientôt, ce sera la seule norme. Elle deviendra obligatoire à partir du 1er janvier 2026.

Le réseau Peppol est comme WhatsApp, mais pour les factures. Vous les rédigez, cliquez sur envoyer, et boom, elles atteignent en toute sécurité leur destinataire prévu. Fini les fichiers PDF envoyés par e-mail. Fini les situations "oups, cette facture n'est jamais arrivée".

Possiblement, le gouvernement collecte également la TVA plus rapidement de cette manière, bien que cela n'ait pas été déclaré.

Pourquoi Peppol est-il important ?

• Obligatoire pour et par les gouvernements : En Belgique et dans de nombreux autres pays européens, les fournisseurs travaillant avec l'administration doivent déjà soumettre leurs factures via Peppol. À partir du 1er janvier, cela sera obligatoire pour chaque facture B2B — d'une entreprise à une autre.

• Efficacité : Les e-factures arrivent directement dans l'environnement de paiement du destinataire, sans étapes intermédiaires.

• Meilleur flux de trésorerie : Moins d'erreurs et de retards signifie également des paiements plus rapides.

• Norme internationale : Peppol est progressivement déployé à travers l'Europe, avec la Belgique comme l'un des précurseurs, et au-delà (Australie, Singapour, etc.)

Comment commencer ?

1. Déterminez vos besoins

Si vous facturez encore aujourd'hui comme en 2007 – petit PDF, ou peut-être un Excel, numérisation manuelle et envoi par e-mail ou même par courrier – alors vous vous compliquez la vie. Mais parfois, vous ne pouvez tout simplement pas vous passer de vos formules Excel ou des fonctionnalités spéciales de votre programme de facturation.

Pas de souci — avec Cashfeed, vous pouvez télécharger des factures dans tous les formats et les convertir en format XML supporté par Peppol. De cette manière, vous pouvez toujours conserver votre méthode de travail existante.

2. Choisissez ce qui convient

Tout le monde ne tombe pas sous l'obligation Peppol. Dans les restaurants, vous recevrez encore des reçus de TVA, les tickets de parking resteront valables, et les fournisseurs étrangers pourront toujours vous envoyer des factures PDF. Par conséquent, un bon OCR (reconnaissance optique de caractères) sera essentiel pour élever toutes vos factures au même niveau. Sinon, vous devrez retaper manuellement les choses.

Un bon outil Peppol automatise plus que l'envoi et la réception. Les clients de Cashfeed, par exemple, parlent d'un gain de temps de 5 à 10 fois, en considérant l'ensemble du processus de facturation. De plus, avec moins d'erreurs, des paiements plus rapides, et tout est soigneusement enregistré et consultable.

D'autres PME apprécient qu'elles puissent, comme auparavant, se transmettre des factures pour révision et approbation si nécessaire. Cela ne peut actuellement se faire facilement qu'avec Cashfeed, car les fichiers XML ne sont pas lisibles à l'œil nu.

Puisque la Belgique est un leader en cette exigence, la plupart des outils sont belges aujourd'hui. Ainsi, vous achetez également localement.

3. Ne tardez pas trop

Il est conseillé de passer à un outil dès l'automne. De cette façon, vous serez complètement opérationnel d'ici janvier 2026, lorsque les premières amendes seront infligées pour ne pas pouvoir envoyer ou recevoir via le réseau Peppol. Parce que celles-ci ne sont pas à prendre à la légère :

• 1 500 € pour la première constatation (ou après un premier avertissement)

• 3 000 € pour la deuxième constatation

• 5 000 € à partir de la troisième constatation

De plus, vous rendrez un grand service à votre comptable en effectuant la transition avant la période déjà chargée de fin d'année. De cette manière, il/elle peut vérifier si l'intégration avec leur logiciel de comptabilité fonctionne correctement.

Y a-t-il aussi des outils gratuits ?

Oui et non. Si vous n'avez pas payé pour un programme de facturation aujourd'hui, il est probable que vous devrez le faire à partir de maintenant — que ce soit ou non par l'intermédiaire de votre comptable. Votre fournisseur de logiciels paie également des frais variables pour la connexion au réseau Peppol et vous facturera un abonnement mensuel, généralement en fonction de votre volume.

Des outils comme Doccle prétendent être gratuits pour vous connecter au réseau Peppol, mais cela ne s'applique qu'à la réception des factures. Si vous souhaitez créer et payer des factures vous-même, vous devrez encore souscrire un abonnement payant. D'autres facturent ensuite des frais supplémentaires pour des options de base comme l'OCR (reconnaissance de texte), des utilisateurs supplémentaires, le suivi des factures, ou la création de devis.

"Si vous ne payez pas pour le produit, alors vous êtes le produit" s'applique également dans ce contexte. De plus, n'oubliez pas que le coût de votre outil Peppol est temporairement déductible jusqu'à 120 % pour les entreprises individuelles, les professions libérales et les petites entreprises. Assurez-vous de vérifier ce que vous payez et ce que vous ne payez pas avant de faire un choix. Ou n'hésitez pas à consulter votre comptable, secrétariat social ou banquier.