Tout logiciel comptable qui promet de l'automatisation possède quelque part un écran rempli de règles. Si le fournisseur est Proximus, comptabilisez en 613400. Si le libellé contient « carburant », comptabilisez en 612100. Dans un dossier qui tourne depuis quelques années, cet écran compte vite plusieurs centaines de lignes. Plus personne ne sait exactement pourquoi cette règle de 2021 s'y trouve. Personne n'ose la supprimer.

Et pourtant, chaque mois, il reste du travail manuel dans ce même dossier.

Ce n'est pas parce que les règles sont mal écrites. C'est parce qu'un moteur de règles bloque précisément là où la comptabilité devient intéressante.

Pourquoi l'automatisation par règles plafonne

Les règles excellent dans le fréquent et ne valent rien dans l'exceptionnel. L'essentiel d'un dossier s'automatise en une après-midi : les fournisseurs habituels, les frais récurrents, l'abonnement qui passe chaque mois le même montant sur le même compte.

Le reste est le problème. Ce n'est pas un schéma que vous n'auriez pas encore capturé. Ce sont mille cas uniques qui exigeraient chacun leur propre règle. Le fournisseur qui facture une fois par an. La facture où trois types de frais se mélangent. Le contrat qui court sur deux exercices. Pour les attraper, il faudrait écrire une règle que vous n'utiliserez plus jamais.

Il y a un second coût, plus discret. Les règles sont fragiles. Un fournisseur modifie la mise en page ou le libellé de sa facture, et la règle cesse simplement de se déclencher. Elle ne renvoie pas d'erreur. Elle ne fait rien. Vous le découvrez quand quelqu'un relit le bilan.

La raison profonde est qu'une règle ne sait pas ce qu'une facture veut dire. Elle sait seulement ce qui y est littéralement écrit. Elle sait rapprocher, pas comprendre. Et chaque exception que vous ajoutez rend l'ensemble un peu plus difficile à maintenir, jusqu'au point où l'entretien des règles coûte autant de temps que le travail qu'elles épargnent.

Ce qui a réellement changé

Un modèle qui lit une facture fait autre chose que du rapprochement. Il voit la facture elle-même : le document, pas seulement les champs extraits. Il reçoit en plus le contexte qu'aurait un comptable expérimenté. Le plan comptable complet de ce dossier, ce que ce dossier a historiquement fait avec ce fournisseur et avec ce type de lignes, le régime TVA, et la norme comptable du pays dans lequel on comptabilise, qu'il s'agisse du PCMN belge, du RGS néerlandais ou d'un plan comptable britannique.

Et il travaille ligne par ligne, pas facture par facture. Une facture avec du logiciel, du matériel et des frais de transport sur trois lignes est comptabilisée sur trois comptes, sans que personne n'ait imaginé une règle pour cela.

La seconde différence est moins visible mais pèse plus lourd : il ne s'agit pas seulement du compte général. En pratique, un moteur de règles savait faire une chose correctement : associer un compte à un fournisseur. Une écriture, c'est bien plus que cela. Le code TVA, le journal, les conditions de paiement, le mode de paiement, la ventilation analytique sur plusieurs plans éventuels, la période de comptabilisation, les comptes de régularisation pour les contrats à cheval sur l'exercice, et le libellé d'écriture. Ce sont les champs où passe réellement le temps, et précisément ceux pour lesquels presque personne n'a jamais écrit de règles, parce que ce n'était pas faisable.

Les derniers 10 % : de la mécanique à la politique

Les règles ont-elles disparu ? Non. Il reste une part qu'aucun modèle ne peut déduire d'une facture, pour la simple raison qu'elle ne s'y trouve pas : vos conventions.

Que chez vous tous les logiciels cloud aillent sur un seul compte, même lorsque le fournisseur y ajoute du matériel. Que chez ce fournisseur-là vous vouliez voir Recupel séparément. Qu'un certain type de frais doive toujours aller vers un plan analytique précis. Ce n'est pas une vérité comptable, c'est un usage maison.

Cette part se mesure avec une précision surprenante. Dans les dix dossiers les plus actifs de notre plateforme, 89 % des factures entrantes sont passées par la comptabilisation sans aucune intervention humaine. Ce qui reste n'est donc pas vingt ou trente pour cent de travail manuel. C'est environ une facture sur dix.

Mais la forme de ces règles a fondamentalement changé, et c'est là tout le propos.

Une règle était de la mécanique : une condition et une conséquence, qu'il fallait exprimer dans le langage du système. Si le champ X contient la valeur Y, alors remplir le champ Z.

Une règle est aujourd'hui une politique, écrite en langage courant. Une phrase, au niveau de l'organisation ou d'un fournisseur précis. Cette phrase accompagne la facture comme contexte au moment de la comptabiliser.

La différence n'est pas cosmétique. Une règle qui ne correspond pas exactement ne fait rien. Une instruction qui ne colle pas exactement est interprétée. Écrivez « nous comptabilisons les logiciels en 613500 » et cela couvre aussi la licence que le fournisseur appelle « subscription fee ». Avec un moteur de règles, il aurait fallu prévoir vous-même ce second libellé.

Le résultat, c'est que le nombre de règles s'effondre. Non pas des centaines de conditions, mais une poignée de phrases qui décrivent ensemble votre politique comptable, et qu'un nouveau collègue peut simplement lire.

Ce qui n'est pas laissé à l'IA

Pour un public comptable, c'est la question qui compte, alors répondons-y directement : le modèle a le droit d'interpréter, mais pas de faire n'importe quoi.

Il ne peut choisir que des comptes qui existent dans ce dossier. Un numéro de compte inventé ne passe jamais dans une écriture. Les comptes que vous excluez sont bloqués de manière stricte, et ignorés même lorsqu'ils apparaissent dans l'historique. Le code TVA et le compte général sont confrontés l'un à l'autre ; en cas de contradiction, la proposition repasse par le circuit au lieu de passer.

Et chaque champ proposé porte sa motivation : pourquoi ce compte, pourquoi ce code TVA, pourquoi ce plan analytique. C'est peut-être la plus grande rupture avec le moteur de règles. Celui-ci ne pouvait jamais vous expliquer pourquoi une écriture avait été passée ainsi. Il pouvait seulement montrer quelle règle s'était déclenchée, et ce n'est pas la même chose qu'une raison.

Ce qui reste, c'est une écriture prête, accompagnée d'une justification, en attente d'approbation.

Ce que cela change au travail

Le rôle passe de l'encodage à la supervision. Vous ne relisez plus chaque facture, vous relisez les exceptions. La question posée au comptable passe de « où est-ce que je comptabilise cela ? » à « ce qui est proposé ici est-il correct ? », et cette seconde question est celle pour laquelle on engage un comptable.

Toute une catégorie de travail disparaît en outre, que personne n'a jamais facturée : l'entretien du fichier de règles. Plus besoin d'ajouter une règle pour chaque nouveau fournisseur. Plus d'archéologie sur ce mapping de 2021.

Il y a encore un avantage caché dans cette différence, et il n'apparaît que le jour où quelqu'un s'en va. Avec un moteur de règles, le savoir se trouve dans la tête de celui qui a écrit les règles, et le fichier lui-même est illisible pour les autres. Avec une politique en langage courant, la convention est littéralement écrite, et le reste se trouve dans l'historique du dossier. Ce savoir ne franchit pas la porte quand quelqu'un quitte l'entreprise, et il ne s'arrête pas quand quelqu'un part deux semaines en congé.

Le coût que personne ne facture

Il y a un coût qui entre rarement dans la comparaison. Un moteur de règles n'est pas gratuit sous prétexte qu'aucune licence n'y est attachée. Il coûte de l'entretien. Quelqu'un écrit les règles, quelqu'un les teste, quelqu'un cherche pourquoi celle de 2021 est là. Ce travail n'apparaît sur aucune facture, mais il apparaît bien sur la masse salariale.

Mettez les chiffres à côté. Le bureau d'études Ardent Partners mesure chaque année ce que coûte réellement une facture d'achat, salaires et systèmes compris. Pour un traitement largement manuel, c'est 11,85 € par facture, et pour les équipes les mieux automatisées 2,56 €. En Belgique, l'écart pèse encore plus lourd : avec un coût salarial moyen de 48,2 € de l'heure, les heures consacrées à réencoder et à corriger comptent parmi les plus chères d'Europe.

Et puis le chiffre qui met tout en proportion. En moyenne, 32,6 % des factures sont traitées sans aucune intervention humaine, un peu moins de la moitié chez les meilleurs. Chez nous, ce chiffre est de 89 %.

Restons honnêtes sur les limites : ce n'est pas « l'IA fait tout ». Derrière cette moyenne de 89 % il y a de la dispersion. Certains dossiers sont à 100 %, des dizaines de factures d'affilée entièrement automatiques, et d'autres se situent plus bas. Ces écarts tiennent rarement au logiciel et presque toujours au caractère marqué des usages maison d'un dossier, et au fait qu'ils soient écrits quelque part ou non.

Car c'est l'autre versant : une convention qui n'est consignée nulle part, aucun système ne peut la deviner. Celle-là, vous la traduisez vous-même en une phrase. Et un dossier qui démarre n'a pas encore d'historique sur lequel s'appuyer, il lui faut donc un temps de chauffe.

Pour conclure

Le basculement tient en une phrase. Avant, il fallait expliquer à votre logiciel comment penser. Aujourd'hui, vous lui dites quelle est la convention chez vous, et il fait le reste.

Les règles n'ont pas disparu. Elles ont enfin changé de métier.

Le calcul complet, par volume de factures, se trouve dans notre guide « Le coût caché du traitement manuel des factures ».

— Pendant des années, nous avons essayé de rendre la comptabilité automatique en décrivant chaque cas à l'avance. Ce qui a changé, ce n'est pas que les règles ont disparu, mais que la seule chose qu'il vaille encore la peine d'écrire est ce qui est vraiment propre à votre maison. Le reste, le modèle le déduit du dossier lui-même. - CTO, Jonathan Callewaert.