Qu'est-ce que la facturation électronique et comment cela fonctionne-t-il ?

La facturation électronique sera obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique à partir du 1er janvier 2026. Cela signifie un changement significatif pour les entreprises qui travaillent encore avec des factures PDF par e-mail ou même des factures papier. Dans ce guide complet, nous expliquons ce que la facturation électronique implique, comment cela fonctionne et comment vous pouvez préparer votre entreprise à cette nouvelle obligation.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique, également connue sous le nom de facturation électronique, est le processus par lequel les factures sont créées, envoyées, reçues et traitées dans un format numérique structuré. Cela va bien au-delà de l'envoi d'une facture PDF par e-mail.

Une facture électronique est une facture qui :

• Est formatée dans un format XML standardisé

• Contient un code structuré qui peut être traité automatiquement

• Est échangée via un réseau sécurisé (tel que, mais sans s'y limiter, Peppol)

• Prend en charge des flux entièrement numériques de l'expéditeur au destinataire

La différence significative avec la facturation traditionnelle est que les factures électroniques sont lisibles par machine. Cela signifie que la partie réceptrice peut lire automatiquement les données de la facture avec son programme, sans saisie manuelle. Cashfeed est un tel outil qui traduit tout en langage clair.

Différence entre la facture électronique et la facture PDF

Bien que les deux soient numériques, il y a un monde de différence entre une facture PDF traditionnelle et une vraie facture électronique :

Facture PDF par e-mail :

• Document statique qui ne peut pas être traité automatiquement

• Requiert une saisie manuelle par le récepteur

• Aucune structure standardisée

• Susceptible d'erreurs lors du traitement manuel

• Aucune validation automatique

  
  

Facture électronique (format XML) :

• Données structurées qui peuvent être traitées automatiquement

• Intégration directe avec des systèmes tels que Cashfeed et des systèmes de comptabilité

• Format standardisé selon les normes internationales

• Validation automatique des données

• Traitement plus rapide et moins d'erreurs

Comment fonctionne la facturation électronique ?

Processus de la création au traitement

Le processus de facturation électronique se déroule en plusieurs étapes :

1. Création La facture est créée dans un programme de facturation qui prend en charge les factures électroniques. Cashfeed est un tel programme connu pour créer des factures électroniques en un rien de temps. Le système convertit ensuite les données de la facture au bon format XML selon les normes légalement requises.

2. Envoi La facture électronique est envoyée au destinataire via un réseau sécurisé (en Belgique, il s'agit de Peppol). L'outil, également connu sous le nom de fournisseur de point d'accès, assure la connexion technique au réseau.

3. Réception Le récepteur reçoit la facture électronique par le biais de son propre point d'accès. Le système valide automatiquement si la facture est correctement formatée et respecte toutes les exigences.

4. Traitement La facture électronique reçue peut être lue automatiquement dans le système de comptabilité du récepteur, où un traitement et une approbation supplémentaires ont lieu.

Formats de fichiers et normes (UBL, Peppol-BIS)

Les factures électroniques utilisent des formats standardisés pour garantir l'interopérabilité :

UBL (Langage Universel des Affaires) : Une norme internationale pour les documents commerciaux électroniques. UBL définit la structure XML pour divers documents, y compris les factures.

Peppol-BIS (Spécifications d'Interopérabilité Commerciale) : Directives spécifiques d'implémentation qui déterminent comment UBL est utilisé au sein du réseau Peppol. Celles-ci garantissent que tous les participants parlent le même "langage".

Ces normes contiennent des règles pour :

• Champs obligatoires et facultatifs

• Formats de données (dates, montants, codes)

• Règles de validation

• Listes de codes (taux de TVA, devises, etc.)

Validation et interopérabilité

Un aspect crucial de la facturation électronique est la validation automatique. Chaque facture électronique est vérifiée pour :

• Correction syntaxique (structure XML correcte)

• Correction sémantique (cohérence logique des données)

• Règles commerciales (par exemple, calculs de TVA)

Cette validation se fait à l'envoi et à la réception, garantissant une haute qualité des données échangées.

Rôle de Cashfeed

Cashfeed joue un rôle important en tant qu'outil de facturation électronique en :

• Point d'accès Peppol : Facilitant l'accès au réseau Peppol

• Conversion : Convertissant les factures dans tous les formats (Excel, PDF, etc.) en XML

• Technologie OCR : Reconnaissance automatique du texte pour les factures PDF entrantes

• Soutien au flux de travail : Transmettant les factures pour approbation et contrôle

• Intégration : Connexions avec tous les logiciels de comptabilité populaires

Les clients de Cashfeed rapportent un gain de temps de 5 à 10 fois sur l'ensemble du processus de facturation, avec moins d'erreurs et des paiements plus rapides.

Cadre légal de la facturation électronique en Belgique

À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les transactions B2B entre les entreprises belges assujetties à la TVA. Les pénalités pour non-conformité sont substantielles :

• 1 500 € pour la première constatation

• 3 000 € pour la deuxième constatation

• 5 000 € à partir de la troisième constatation

Pour une explication complète des obligations légales, des exceptions et des mesures transitoires, nous vous recommandons de lire notre article détaillé sur le cadre légal.

Peppol et la facturation électronique

Peppol, abréviation de Pan-European Public Procurement OnLine, est le réseau international par lequel les factures électroniques peuvent être échangées. Il agit comme une sorte de "WhatsApp pour les factures" - un réseau sécurisé où les entreprises et les gouvernements peuvent échanger des documents électroniques.

Pour plus d'informations sur Peppol, nous vous renvoyons à notre article plus détaillé "Qu'est-ce que Peppol en réalité ?".

Étapes pour commencer avec la facturation électronique

1. Inventaire du processus de facturation actuel

Déterminez vos besoins en fonction de votre méthode de travail actuelle.

• Quel(s) programme(s) de facturation utilisez-vous aujourd'hui ?

• Combien de factures envoyez-vous et recevez-vous par mois ?

• Qui est impliqué dans le processus de facturation ? En d'autres termes, devrez-vous également collaborer avec d'autres dans ce nouvel environnement, et de quelle manière ?

• Quelles intégrations existent avec d'autres systèmes ?

• Quels sont les goulots d'étranglement dans le processus actuel ?

Parfois, vous ne pouvez tout simplement pas vous passer de vos formules Excel ou des fonctionnalités spéciales de votre programme de facturation actuel.

2. Choix du logiciel ou du fournisseur de facturation électronique

Votre programme de facturation existant peut également prendre en charge Peppol. Découvrez comment il le fera.

Recevoir numériquement toutes vos factures dans un format standardisé est une énorme opportunité. Ainsi, tout peut être immédiatement lu et préparé pour approbation ou paiement, vous obtenez des insights en temps réel (au revoir, feuilles Excel) et l'IA peut vous aider à traiter les factures récurrentes plus rapidement.

Alors choisissez judicieusement, car les bonnes fonctionnalités peuvent vous faire gagner beaucoup de temps.

Faites attention à des facteurs tels que la facilité d'utilisation, les options d'intégration, les coûts (mais considérez aussi la déductibilité à 120 %), les services supplémentaires (OCR, flux de travail, etc.), le support et la scalabilité.

3. Tests et validation

Commencez à l'heure. Avec la date limite obligatoire du 1er janvier 2026, il est préférable de commencer à explorer les outils maintenant. La plupart des outils vous offrent quelques semaines d'utilisation gratuite avant de devenir payants. Ce temps devrait vous permettre de tester plusieurs outils pour la validation gratuitement.

De plus, sachez que vous ne pouvez avoir qu'un seul point d'accès Peppol pour recevoir vos factures Peppol. Votre "boîte aux lettres" ne peut être qu'à un seul endroit. Vous pouvez envoyer des factures depuis plusieurs systèmes, bien que cela devienne un peu plus complexe pour appliquer une numérotation de facture cohérente.

4. Réviser le flux de travail interne

La facturation électronique peut nécessiter des ajustements dans vos processus internes :

• Procédures d'approbation pour les factures électroniques entrantes

• Nouvelles étapes de contrôle et de validation

• Procédures de sauvegarde pour les problèmes techniques

• Maintien des documents électroniques

5. Formation du personnel et communication

Assurez une formation adéquate pour votre équipe. Cashfeed, par exemple, est extrêmement intuitif mais offre une gamme de pages d'aide et un chat en direct.

Les avantages de la facturation électronique

• Paiements et recettes plus rapides

Les factures électroniques arrivent directement dans le système du récepteur, sans intermédiaires. Cela élimine les retards causés par la livraison par courrier, les problèmes d'e-mail ou le traitement manuel.

En moyenne, les factures électroniques sont payées plusieurs jours plus vite que les factures traditionnelles.

• Moins de risques d'erreurs

L'automatisation réduit considérablement les erreurs humaines. Cashfeed se connecte à Bizzy pour toujours utiliser les données commerciales les plus à jour sur les factures.

La probabilité de fautes de frappe lors de la saisie manuelle des factures entrantes diminue également considérablement. Tant dans Cashfeed que dans votre application bancaire.

De plus, il y a aussi un risque de bookings incorrects beaucoup plus faible, et vous pouvez compter sur une application cohérente des règles de TVA.

Simplification de la comptabilité

La facturation électronique simplifie l'ensemble du processus comptable : import automatique dans les logiciels de comptabilité, correspondance plus rapide des paiements, archivage structuré et reporting et analyse mieux et plus en temps réel.

Intégration avec les systèmes existants

Connexions de logiciels de comptabilité et ERP

Cashfeed transmettra automatiquement vos factures à votre logiciel de comptabilité, au format pdf ou xml.

APIs et mappage des données

Pour des intégrations personnalisées, des APIs sont utilisées :

• APIs RESTful pour un échange en temps réel

• Notifications Webhook pour des mises à jour de statut

• Mappage des données pour des conversions de champs

• Gestion des erreurs et mécanismes de réessai

Automatisation de l'appariement et de la réconciliation

Les solutions avancées de facturation électronique offrent :

• Appariement automatique des factures avec les commandes

• Réconciliation des paiements

• Gestion des écarts

• Flux de travail d'approbation

Questions Fréquemment Posées (FAQ)

Quelle est la différence entre la facture électronique et le PDF par e-mail ?

La plus grande différence réside dans la possibilité de traitement. Un PDF est un document statique qui doit être traité manuellement, tandis qu'une facture électronique contient des données structurées qui peuvent être lues automatiquement par des systèmes informatiques. Les factures électroniques utilisent des formats XML qui sont lisibles par machine, permettant un traitement, une validation et une intégration automatiques et sans erreur.

Une facture PDF par e-mail est-elle une facture électronique ?

Non, une facture PDF envoyée par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de la législation. Pour la facturation électronique obligatoire à partir de 2026, la facture doit être échangée en format XML via un réseau structuré tel que Peppol. Les PDF ne sont pas suffisamment structurés pour un traitement automatique.

Quels sont les coûts liés à la facturation électronique ?

Les coûts varient selon votre choix, quelque part entre gratuit et 15 € par mois pour une utilisation de base. Souvent, une partie de ce prix d'abonnement est variable selon le nombre de factures que vous traitez. L'installation et le support sont généralement gratuits ou déjà inclus dans ce prix.

Bonne nouvelle : Le logiciel de facturation électronique est actuellement déductible à 120 % pour les travailleurs indépendants, les professions libérales et les petites entreprises.