B2b e-invoicing en Belgique : ce que vous devez savoir avant 2026

A partir du 1er janvier 2026 la manière dont les entreprises belges échangent des factures changera définitivement. La période d’envoi de factures PDF par e-mail est révolue - elles laissent place à des factures électroniques structurées via le réseau Peppol (voir aussi : Qu'est-ce que Peppol). Ce changement radical a de grandes conséquences sur la façon dont les entreprises organisent leur facturation.

Dans ce guide, nous expliquons ce que signifie exactement la facturation électronique B2B, ce que la législation exige et comment vous pouvez préparer votre entreprise à cette transition obligatoire dans les délais.

Qu'est-ce qu'une facture électronique B2B (et comment les recevoir dans Peppol)

Une facture électronique B2B est bien plus qu'un PDF que vous recevez par e-mail. C'est un document numérique avec des données structurées qui peuvent être traitées automatiquement par des systèmes sans intervention humaine.

La différence avec la facturation traditionnelle Dans la facturation traditionnelle, vous générez une facture dans votre logiciel de comptabilité, l'exportez au format PDF et l'envoyez par e-mail. Le destinataire doit ouvrir le PDF, saisir les données manuellement dans sa comptabilité et archiver la facture. Ce processus prend du temps et est sujet aux erreurs.

Avec la facturation électronique, les données de la facture sont échangées au format XML standardisé via le réseau Peppol. Le système du destinataire lit automatiquement les données structurées, vérifie leur validité et comptabilise la facture sans intervention manuelle. C'est beaucoup plus rapide, précis et efficace.

Comment fonctionne Peppol techniquement ? Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est un réseau international pour l'échange de documents électroniques. Chaque participant reçoit un identifiant unique de participant Peppol, généralement basé sur le numéro d'entreprise.

Lorsque vous envoyez une facture, elle ne va pas directement au destinataire mais passe par ce qu'on appelle des Points d'Accès. Ces Points d'Accès assurent la validation, l'acheminement et la livraison sécurisée. Cela fonctionne de manière similaire à l'e-mail, mais spécifiquement pour les documents commerciaux avec des règles de validation rigoureuses.

Les quatre types de facturation Il est important de comprendre la distinction entre les différentes formes :

• B2B (Business-to-Business) : Factures entre entreprises - obligatoire via Peppol à partir de 2026

• B2G (Business-to-Government) : Factures aux gouvernements - déjà obligatoires via Peppol depuis 2019

• B2C (Business-to-Consumer) : Factures aux particuliers - restent autorisées sous forme de PDF ou sur papier

• G2B (Government-to-Business) : Factures des gouvernements aux entreprises - suivent les mêmes règles que B2B

La législation : e-facturation obligatoire pour B2B à partir du 1er janvier 2026

Le gouvernement belge a décidé d'être l'un des premiers pays de l'UE à rendre l'e-facturation électronique obligatoire. Cette décision s'inscrit dans la stratégie européenne visant à combler l'écart de TVA et à combattre la fraude.

À qui s'applique l'obligation ?

La législation s'applique à toutes les transactions B2B entre entreprises belges soumises à la TVA. Cela signifie littéralement chaque entreprise, des multinationales aux entreprises individuelles, des freelances aux ASBL exerçant des activités commerciales.

La taille de votre entreprise n'a pas d'importance. Même si vous n'envoyez qu'une seule facture par an à une autre entreprise belge, elle doit être envoyée via Peppol. La seule exception concerne les professions médicales sous l'article 44 - médecins et dentistes sont provisoirement exemptés.

Que se passe-t-il avec les méthodes de travail existantes ?

A partir du 1er janvier 2026, les factures PDF envoyées par e-mail ne satisferont plus aux exigences légales pour les transactions B2B. Cela s'applique de manière bilatérale : les entreprises doivent pouvoir envoyer et recevoir des factures électroniques.

Les factures aux particuliers (B2C) restent autorisées sous forme de PDF, par e-mail ou même sur papier. Les factures des fournisseurs étrangers ne sont également (pour l'instant) pas soumises à l'obligation, bien que l'Europe vise à l'harmonisation d'ici 2030.

Sanctions et amendes en cas de non-conformité

Le gouvernement belge prend cette obligation au sérieux. Des amendes substantielles ont été établies : 1.500 € pour la première infraction, 3.000 € pour la deuxième infraction et 5.000 € pour la troisième et les infractions suivantes.

De plus, les factures qui ne sont pas envoyées via Peppol peuvent être contestées légalement. Un client peut refuser de payer une facture non conforme et vous n'avez pas de fondement légal pour exiger le paiement. Cela rend la conformité non seulement une nécessité légale, mais aussi commerciale.

Cependant, il est envisagé une période de transition. Ou du moins une période de grâce. Si vous n'êtes pas prêt le 1er janvier, vous n'avez donc pas immédiatement peur d'une amende, mais certainement d'éventuels protestations de votre client ou fournisseur.

Comment cela fonctionne-t-il en pratique : Le rôle de l'UBL

Dans les coulisses de Peppol, tout tourne autour de la normalisation. Le cœur de cela est l'UBL : Universal Business Language.

Qu'est-ce que l'UBL ?

L'UBL est une norme XML internationale pour les documents commerciaux électroniques. Elle définit exactement quels champs une facture doit contenir, dans quel ordre et sous quel format. Cela permet aux systèmes du monde entier de lire et traiter les factures de la même manière.

Une facture UBL contient les mêmes informations qu'une facture traditionnelle - fournisseur, client, produits, montants, TVA - mais structurées en balises XML que les machines peuvent comprendre.

De votre facture à UBL

En tant qu'entrepreneur, vous n'avez pas besoin de savoir comment l'UBL est techniquement structuré. Vous générez simplement une facture dans votre logiciel habituel. Le logiciel ou une solution intermédiaire comme Cashfeed la convertit automatiquement au format UBL approprié et l'envoie via Peppol.

À la réception, le processus est inversé : la facture UBL est automatiquement convertie en un format lisible dans votre comptabilité. Tout ce que vous voyez est une facture soignée, exactement comme vous en avez l'habitude.

Validation et messages d'erreur

Avant qu'une facture n'entre dans le réseau Peppol, elle est validée. S'il manque des champs obligatoires comme le numéro de TVA ou si des montants sont mal calculés, un message d'erreur apparaît. Cela empêche que des factures non valides soient envoyées.

Cette validation stricte est en fait un avantage : les erreurs sont signalées immédiatement plutôt que d'être découvertes lorsque le client se plaint ou lorsque le comptable traite la facture.

Archivage et durées de conservation

Les factures électroniques doivent être conservées pendant 7 ans, tout comme les factures papier. La différence est que vous devez archiver à la fois le fichier UBL original et une version lisible par un humain (par exemple PDF). Un bon logiciel comme Cashfeed effectue cela automatiquement pour vous.

Les avantages de la facturation électronique B2B structurée

Malgré le caractère obligatoire et les ajustements nécessaires, la facturation électronique offre des avantages considérables pour votre entreprise.

Paiements plus rapides et meilleure trésorerie

Des études montrent que les e-factures sont payées en moyenne 2-3 jours plus rapidement. Cela est dû au fait qu'elles atterrissent directement dans le système du destinataire sans intervention d'e-mail ou de courrier. La facture est vue plus rapidement, approuvée plus vite et payée plus rapidement.

Pour une entreprise moyenne de PME, cela signifie une amélioration de la trésorerie de 5-10%. Ce n'est pas seulement plus agréable pour votre fond de roulement, mais cela permet également d'économiser sur les coûts de financement à court terme.

Réduction drastique des erreurs administratives

L'entrée manuelle des données de facturation entraîne des erreurs dans environ 3-5% des cas. Des montants incorrects, des fautes de frappe dans les numéros de compte ou des données manquantes prennent du temps à corriger.

Avec la facturation électronique structurée, ce problème disparaît en grande partie. Les données sont automatiquement reprises et validées. Les erreurs sont signalées directement lors de l'envoi plutôt que découvertes après coup.

Coûts de traitement moindres

Le traitement manuel d'une facture coûte en moyenne 10-15 minutes. Avec une facturation électronique entièrement automatisée, cela descend à quelques secondes. Pour les entreprises traitant des centaines de factures par mois, cela représente un gain de temps considérable.

Ce gain de temps se traduit directement par des coûts de personnel plus bas ou du temps libéré pour des activités à valeur ajoutée au lieu de la paperasse administrative.

Conformité et contrôle améliorés

Les e-factures laissent une trace totalement numérique. Il est exactement traçable quand une facture a été envoyée, reçue et traitée. Cela rend les contrôles par les auditeurs ou les services fiscaux plus faciles et réduit le risque de litiges.

De plus, la structure normalisée garantit que tous les champs obligatoires sont présents. Vous ne pouvez plus envoyer de facture qui n'est pas fiscalement en ordre.

Avantage fiscal : 120% de déductibilité

Le gouvernement belge encourage la transition vers la facturation électronique en rendant temporairement les logiciels déductibles à 120% pour les petites entreprises et les indépendants. Cela signifie que vous pouvez non seulement déduire complètement les coûts, mais également obtenir un supplément de 20% en tant qu'investissement.

Faire la transition : comment Cashfeed prépare votre entreprise à la facturation électronique B2B

Le côté technique de la facturation électronique peut sembler complexe, mais avec le bon partenaire, la transition se déroule en douceur et sans perturbations.

Analyse de votre situation actuelle

Cashfeed commence par une analyse approfondie de vos processus de facturation actuels. Combien de factures envoyez-vous et recevez-vous ? Quel logiciel utilisez-vous actuellement ? Qui est impliqué dans l'approbation et le traitement des factures ? Cette analyse constitue la base d'un plan de mise en œuvre sur mesure.

Intégration transparente avec vos systèmes existants

Que vous utilisiez Exact, Octopus, Yuki ou un autre logiciel de comptabilité, Cashfeed s'intègre parfaitement. Votre flux de travail actuel reste largement intact mais est enrichi par une automatisation puissante. Les employés n'ont pas besoin d'apprendre de nouveaux systèmes totalement.