Qu'est-ce que la e-facturation et comment ça marche ?

La e-facturation sera obligatoire à partir du 1er janvier 2026 pour toutes les transactions B2B en Belgique. Cela signifie un grand changement pour les entreprises qui utilisent aujourd'hui encore des factures PDF par e-mail ou même des factures papier. Dans ce guide complet, nous expliquons ce qu'est réellement la e-facturation, comment elle fonctionne et comment vous pouvez préparer votre entreprise à cette nouvelle obligation.

Qu'est-ce que la e-facturation ?

La e-facturation, également appelée facturation électronique, est le processus par lequel les factures sont créées, envoyées, reçues et traitées dans un format numérique structuré. Cela va bien au-delà de l'envoi simple d'une facture PDF par e-mail.

Une e-facture est une facture qui :

• Est formatée dans un format XML standardisé

• Contient un code structuré qui peut être traité automatiquement

• Est échangé via un réseau sécurisé (tel que, mais pas exclusivement, Peppol)

• Parcourt totalement numériquement de l'expéditeur au destinataire

La grande différence avec la facturation traditionnelle est que les e-factures sont lisibles par machine. Cela signifie que le destinataire peut automatiquement lire les données de la facture avec son programme, sans saisie manuelle. Cashfeed est l'un de ces outils qui convertit tout joliment en langage compréhensible.

Différence entre e-facture et facture PDF

Bien que les deux soient numériques, il y a un monde de différence entre une facture PDF traditionnelle et une véritable e-facture :

Facture PDF par e-mail :

• Document statique qui ne peut pas être traité automatiquement

• Exige une saisie manuelle de la part du destinataire

• Aucune structure standardisée

• Susceptible d'erreurs lors du traitement manuel

• Aucune validation automatique

  
  

E-facture (format XML) :

• Données structurées qui peuvent être traitées automatiquement

• Intégration directe avec des systèmes comme Cashfeed et les systèmes de comptabilité

• Format standardisé selon les normes internationales

• Validation automatique des données

• Traitement plus rapide et moins d'erreurs

Comment fonctionne la e-facturation ?

Processus de création à traitement

Le processus de e-facturation se déroule en plusieurs étapes :

1. Création La facture est créée dans un logiciel de facturation qui prend en charge les e-factures. Cashfeed est un tel programme qui est connu pour établir des e-factures en un rien de temps. Le système convertit ensuite les données de la facture au format XML approprié selon les normes légalement requises.

2. Envoi L'e-facture est envoyée via un réseau sécurisé (en Belgique, c'est Peppol) au destinataire. L'outil, également appelé fourniture de point d'accès, assure la connexion technique avec le réseau.

3. Réception Le destinataire reçoit l'e-facture par son propre point d'accès. Le système valide automatiquement si la facture est correctement formatée et respecte toutes les exigences.

4. Traitement L'e-facture reçue peut être automatiquement importée dans le système de comptabilité du destinataire, où un traitement et une approbation supplémentaires ont lieu.

Formats de fichier et normes (UBL, Peppol-BIS)

Les e-factures utilisent des formats standardisés pour garantir l'interopérabilité :

UBL (Universal Business Language) : Une norme internationale pour les documents commerciaux électroniques. L'UBL définit la structure XML pour différents documents, y compris les factures.

Peppol-BIS (Business Interoperability Specifications) : Directives d'implémentation spécifiques qui déterminent comment l'UBL est utilisé au sein du réseau Peppol. Celles-ci garantissent que tous les participants parlent le même "langage".

Ces normes contiennent des règles pour :

• Champs obligatoires et facultatifs

• Formats de données (dates, montants, codes)

• Règles de validation

• Listes de codes (taux de TVA, devises, etc.)

Validation et interopérabilité

Un aspect crucial de la e-facturation est la validation automatique. Chaque e-facture est vérifiée pour :

• Exactitude syntaxique (bonne structure XML)

• Exactitude sémantique (cohérence logique des données)

• Règles de l'entreprise (par exemple, calculs de TVA)

Cette validation a lieu à la fois lors de l'envoi et de la réception, garantissant une haute qualité des données échangées.

Rôle de Cashfeed

Cashfeed joue un rôle important en tant qu'outil de e-facturation en :

• Point d'accès Peppol : Faciliter l'accès au réseau Peppol

• Conversion : Convertir des factures dans tous les formats (Excel, PDF, etc.) en XML

• Technologie OCR : Reconnaissance automatique de texte pour les factures PDF entrantes

• Support de workflow : Transmettre les factures pour approbation et contrôle

• Intégration : Connexions avec tous les logiciels de comptabilité populaires

Les clients de Cashfeed rapportent un gain de temps de 5 à 10 fois sur l'ensemble du processus de facturation, avec moins d'erreurs et des paiements plus rapides.

Cadre légal de la e-facturation en Belgique

A partir du 1er janvier 2026, la e-facturation sera obligatoire pour toutes les transactions B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA. Les amendes pour non-respect sont substantielles :

• 1500 € pour la première constatation

• 3000 € pour la deuxième constatation

• 5000 € à partir de la troisième constatation

Pour des explications détaillées sur les obligations légales, les exceptions et les mesures de transition, nous recommandons de lire notre publication détaillée sur le cadre légal.

Peppol et e-facturation

Peppol, abréviation de Pan-European Public Procurement OnLine, est le réseau international sur lequel les e-factures peuvent être échangées. Il fonctionne comme une sorte de "WhatsApp pour les factures" - un réseau sécurisé où les entreprises et les gouvernements peuvent échanger des documents électroniques.

Pour plus d'informations sur Peppol, nous vous renvoyons à notre publication plus approfondie "Qu'est-ce que Peppol en fait ?".

Plan d'action pour commencer avec la e-facturation

1. Inventaire du processus de facturation actuel

Déterminez vos besoins, en fonction de votre méthode de travail actuelle.

• Quel logiciel de facturation (ou logiciels) utilisez-vous aujourd'hui ?

• Combien de factures envoyez-vous et recevez-vous par mois ?

• Qui est impliqué dans le processus de facturation ? En d'autres termes, devrez-vous également collaborer avec d'autres dans ce nouveau contexte, et de quelle manière ?

• Quelles intégrations existent avec d'autres systèmes ?

• Quels sont les points de blocage dans le processus actuel ?

Parfois, vous ne pouvez tout simplement pas vous passer de vos formules Excel ou de fonctionnalités spéciales de votre logiciel de facturation actuel.

2. Choix d'un logiciel ou fournisseur de e-facturation

Il est possible que votre logiciel de facturation existant prenne également en charge Peppol. Vérifiez de quelle manière il le fera.

Recevoir toutes vos factures dans un format standardisé est une opportunité énorme. Ainsi, tout peut être lu et préparé pour approbation ou paiement, vous aurez des aperçus en temps réel (au revoir feuilles Excel) et l'IA peut vous aider à traiter plus rapidement les factures récurrentes.

Choisissez donc judicieusement, car avec les bonnes fonctionnalités, vous pouvez gagner beaucoup de temps.

Faites attention à des facteurs tels que la facilité d'utilisation, les possibilités d'intégration, le coût (mais pensez aussi à la déductibilité à 120 %), les services supplémentaires (OCR, workflow, etc.), le support et la scalabilité.

3. Tests et validation

Commencez à l'avance. En vue de la date limite obligatoire du 1er janvier 2026, il est préférable de commencer à rechercher des outils dès maintenant. La plupart des outils vous donnent quelques semaines d'utilisation gratuite avant de devenir payants. Cette période devrait vous permettre de tester différents outils gratuitement pour validation.

Sachez également que vous ne pouvez avoir qu'un seul point d'accès Peppol pour recevoir vos e-factures Peppol. Votre "boîte aux lettres" ne peut donc être située qu'à un seul endroit. Cependant, vous pouvez envoyer des factures sortantes depuis plusieurs systèmes, même si cela rend quelque peu complexe l'application d'une numérotation cohérente des factures.

4. Réévaluation du workflow interne

La e-facturation peut nécessiter des ajustements dans vos processus internes :

• Procédures d'approbation pour les e-factures entrantes

• Nouveaux contrôles et étapes de validation

• Procédures de sauvegarde en cas de problèmes techniques

• Conservation des documents électroniques

5. Formation du personnel et communication

Assurez-vous que votre équipe est correctement formée. Cashfeed, par exemple, est extrêmement intuitif mais offre également une multitude de pages d'aide et un chat en direct.

Les avantages de la e-facturation

• Paiements et encaissements plus rapides

Les e-factures arrivent directement dans le système du destinataire, sans étapes intermédiaires. Cela élimine les retards dus à la livraison postale, aux problèmes d'e-mail ou au traitement manuel.

En moyenne, les e-factures sont payées quelques jours plus rapidement que les factures traditionnelles.

• Moins de risques d'erreurs

L'automatisation réduit considérablement les erreurs humaines. Cashfeed se connecte à Bizzy pour toujours utiliser les données d'entreprise les plus à jour sur les factures.

Pour les factures entrantes, la probabilité d'erreurs de saisie manuelle diminue également considérablement. Dans Cashfeed comme dans votre application bancaire.

De plus, il y a aussi beaucoup moins de risques de mauvaises écritures et vous pouvez compter sur une application cohérente des règles de TVA.

Simplification de la comptabilité

La e-facturation rationalise tout le processus comptable : import automatique dans les logiciels de comptabilité, correspondance plus rapide des paiements, archivage structuré et meilleure analyse et reporting en temps réel.

Intégration avec les systèmes existants

Liens entre logiciels de comptabilité et ERP

Cashfeed transmettra automatiquement vos factures pour les envoyer à votre logiciel de comptabilité, sous format PDF ou XML.

API et mappage de données

Pour les intégrations sur mesure, des API sont utilisées :

• API RESTful pour échange en temps réel

• Notifications webhook pour mises à jour de statut

• Mappage de données pour les conversions de champs

• Gestion des erreurs et mécanismes de réessai

Automatisation de la correspondance et de la réconciliation

Les solutions de e-facturation avancées offrent :

• Correspondance automatique des factures avec les commandes

• Réconciliation des paiements

• Gestion des écarts

• Flux de travail d'approbation

Questions fréquentes (FAQ)

Quelle est la différence entre e-facture et PDF par e-mail ?

La plus grande différence réside dans la capacité de traitement. Un PDF est un document statique qui doit être traité manuellement, tandis qu'une e-facture contient des données structurées qui peuvent être automatiquement lues par des systèmes informatiques. Les e-factures utilisent des formats XML qui sont lisibles par machine, ce qui permet un traitement automatique et sans erreur, une validation et une intégration.

Un PDF par e-mail est-il une e-facture ?

Non, une facture PDF envoyée par e-mail n'est pas une e-facture au sens de la législation. Pour la e-facturation obligatoire à partir de 2026, la facture doit être échangée au format XML via un réseau structuré tel que Peppol. Les PDF ne sont pas suffisamment structurés pour un traitement automatique.

Quels coûts sont associés à la e-facturation ?

Les coûts varient en fonction de votre choix, quelque part entre gratuit et 15 € par mois pour une utilisation de base. Souvent, une partie de ce prix d'abonnement est également variable selon le nombre de factures que vous traitez. Le démarrage et le support sont généralement gratuits ou déjà inclus dans ce prix.

Bonne nouvelle : Le logiciel de e-facturation est actuellement déductible à 120 % pour les entrepreneurs individuels, les professions libérales et les petites sociétés.