Alors que Cashfeed optimise les processus administratifs, orderBilly simplifie les flux de commande et de paiement au sein de l'industrie hôtelière. Dans cet article, nous avons jeté un coup d'œil dans leur cuisine interne.

À propos d'OrderBilly

OrderBilly a transformé l'expérience horeca avec une plateforme de commande et de paiement permettant aux clients de commander et de payer facilement via leur propre smartphone, des QR codes ou des bornes de commande dans des établissements hôteliers. Sur leur plateforme, les clients consultent le menu et passent directement leur commande – pas d'attente, pas de tracas. Cette approche innovante a permis à OrderBilly de se développer rapidement, mais avec la croissance, des défis nouveaux sont également apparus.

Le défi : des factures partout et nulle part

Comme beaucoup d'entreprises en croissance, OrderBilly avait à faire face à un processus de facturation fragmenté. Lore D'Hooghe, COO et responsable de la structure et de l'administration chez OrderBilly, décrit la situation : "Les factures arrivaient par différents canaux – différentes adresses e-mail, relevés de cartes de crédit, portails fournisseurs. C'était un puzzle pour tout regrouper."

Le résultat ? Chaque semaine, au moins une heure était perdue à collecter, trier et traiter les factures. Pour des volumes plus importants – elle était auparavant aussi COO chez Foodbag, la box repas belge – cela pouvait facilement atteindre une demi-journée de travail. Par semaine.

Pour une startup en pleine croissance comme OrderBilly, c'était un temps précieux qui pouvait être mieux utilisé.

Les points de douleur

Lore a donc cherché une manière de gérer plus intelligemment les volumes croissants de factures et tout ce que cela impliquait :

• Factures dispersées sur plusieurs adresses e-mail et canaux

• Temps perdu d'au moins une heure par semaine pour l'administration

• Sensibilité aux erreurs due à la saisie et au traitement manuels

• Aucun aperçu des dépenses et des fournisseurs

• Scalabilité limitée du processus

La solution : centralisation et automatisation

OrderBilly a décidé de centraliser et automatiser son processus de facturation.

La première étape a été de créer une boîte mail centrale. "Nous avons demandé à tous les fournisseurs d'envoyer leurs factures à une adresse e-mail centrale," explique Lore. "Ensuite, cela a été relié à Cashfeed pour traiter automatiquement toutes les factures."

Cashfeed peut maintenant également se connecter à plusieurs boîtes aux lettres.

Les résultats : d'une heure à quelques minutes

L'impact était immédiat. Ce qui prenait auparavant facilement une heure par semaine a été réduit à seulement 15-20 minutes. Un gain de temps allant jusqu'à 75%. Mais aussi :

• Aperçu central : toutes les factures au même endroit, visibles pour toute la direction. Y compris les factures Peppol qui ne se retrouveront bientôt plus dans la boîte mail. Et les bons de caisse ennuyeux.

• Traitement automatique : Cashfeed s'occupe du travail répétitif

• Réduction des erreurs : moins de saisie manuelle signifie moins d'erreurs

• Scalabilité : le processus évolue avec l'entreprise

  
  

"Avec environ 15 factures par semaine, le processus de traitement reste maintenant efficace et clair," affirme Lore. "Mais ce qui est bien, c'est que le système s'adapte aussi lorsque nous avons plus de factures. Et lorsque nous devrons faire la transition complète vers le réseau Peppol."

Intégration avec les systèmes existants

Un aspect important de la mise en œuvre était l'intégration transparente avec les outils existants d'OrderBilly. L'entreprise utilise Exact Online comme logiciel comptable et KBC pour la banque.

"Nous exportons chaque semaine un fichier de Cashfeed que nous importons dans notre logiciel bancaire KBC," explique Lore. "Bien que les paiements directs depuis Cashfeed ne soient pas encore possibles, cela figure sur la feuille de route et simplifierait encore le flux de travail."

Cashfeed prend bien en charge les paiements par QR, simplement avec votre application bancaire, pour les entreprises ayant des volumes plus petits qui ne font pas de paiements groupés.

Touche personnelle dans un monde numérique

Ce que OrderBilly apprécie particulièrement chez Cashfeed, c'est l'approche personnelle. "En tant que startup, nous nous comprenons," dit Lore. "Le support est rapide et personnel. S'il y a un bug ou si nous avons une question, nous avons une réponse immédiate. Au début, c'était via WhatsApp, aujourd'hui il y a un chat en direct dans l'outil. C'est très précieux."

Cette approche personnelle s'avère cruciale pour une mise en œuvre réussie, surtout pour les entreprises en croissance qui ont rapidement besoin de soutien en cas de questions ou de problèmes.

Et ensuite ?

"Cashfeed évolue très vite. Il y a quelques semaines, nous avons demandé une solution pour faciliter l'ajout de reçus par toute l'équipe dans Cashfeed. En effet, il n'y avait pas d'application mobile à ce moment-là. Aujourd'hui, tout cela se fait via WhatsApp — il suffit de prendre une photo — et Cashfeed s'occupe du reste. C'est beaucoup plus simple, car avouez-le, quel employé souhaite remplir des informations sur place dans une application ?"

La manière traditionnelle d'envoyer des e-mails, des factures ou même des captures d'écran de factures – à la recherche de l'approbation de la personne qui a peut-être passé cette commande – ne sera bientôt plus possible. Lore en est également consciente. "L'approbation se fait maintenant dans Cashfeed, mais les personnes sont contactées par e-mail. Ils travaillent également sur une intégration avec Slack. Ainsi, nous pouvons approuver, comptabiliser et préparer pour le paiement les factures encore plus rapidement."

"Nous croissons rapidement et voulons rendre nos processus durables pour l'avenir," dit Lore. "La feuille de route de Cashfeed correspond bien à nos besoins."

Conclusion

Pour OrderBilly, le passage à la facturation automatisée a été plus qu'une simple économie de temps. Il s'agissait de créer de la scalabilité et du contrôle dans une entreprise en rapide croissance. Avec Cashfeed, ils ont non seulement optimisé leur processus actuel, mais aussi jeté les bases de la croissance future.

"Nous sommes maintenant prêts pour la prochaine phase de notre croissance," conclut Lore. "Notre processus de facturation évolue avec nous, et nous pouvons nous concentrer sur ce que nous faisons le mieux : aider les restaurants à mieux servir leurs clients."

Avez-vous une entreprise similaire avec 10 à 50 factures par semaine ? Prenez en compte les conseils suivants :

1. Commencez par la centralisation pour plus de clarté : amenez toutes les factures à un point unique — dans le cas de Cashfeed, vos factures, vos factures Peppol et vos reçus se retrouveront tous au même endroit…

2. … et éliminez ainsi le besoin d'Excel : un aperçu unique est également pratique pour réaliser des analyses en temps réel

3. Automatisez le travail répétitif : laissez la logiciel s'occuper des tâches de routine

4. Pensez à la scalabilité : choisissez des systèmes qui évoluent, surtout si vous vous abonnez à un service

5. Appréciez le support personnel : essentiel surtout pour les entreprises en croissance
   
   

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