Facturation électronique : obligatoire en Belgique à partir de 2026 ! 🇧🇪

L'Union européenne souhaite combler le "trou de la TVA", notamment par l'introduction de la facturation numérique. Le trou de la TVA est la différence entre les revenus de TVA qu'un gouvernement s'attend à recevoir sur la base de l'activité économique et le montant qui entre réellement. La Belgique joue un rôle de leader et souhaite être l'une des premières à mettre en œuvre cette directive.

À partir du 1er janvier 2026, les factures électroniques (e-invoicing) seront obligatoires pour toutes les transactions B2B entre entreprises belges. Ce changement radical aura de grandes conséquences sur la manière dont les entreprises envoient, reçoivent et traitent leurs factures.

La nouvelle législation sur la facturation électronique du gouvernement belge

Que signifie l'obligation à partir du 1er janvier 2026 ?

À partir du jour de l'An 2026, toutes les factures entre entreprises belges devront être échangées au format XML structuré via le réseau Peppol. L'envoi traditionnel de factures PDF par e-mail ne répondra plus aux exigences légales. Cela s'applique de manière bilatérale : les entreprises devront pouvoir envoyer et recevoir des factures électroniques.

Les factures doivent être établies conformément à la norme internationale et contenir des données structurées pouvant être traitées automatiquement. Cela éliminera des étapes intermédiaires comme l'e-mail du processus.

Pour qui la loi s'applique-t-elle ? B2B, B2G et le rôle du gouvernement belge

La législation s'applique à toutes les transactions B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA, quelle que soit la taille de l'entreprise. Les factures aux gouvernements (B2G) doivent déjà être envoyées via Peppol depuis plusieurs années. Tous les niveaux gouvernementaux belges appliquent les mêmes exigences en matière de facturation électronique via le réseau Peppol.

Pour les transactions à l'étranger, l'obligation ne s'applique pas (encore), bien que l'Europe vise une harmonisation d'ici 2030.

Les professions médicales, en vertu de l'article 44, sont pour l'instant exemptées. En tant que médecin ou dentiste, vous n'avez donc pour l'instant rien à faire, mais cela est bien sûr permis.

Exceptions et dates limites importantes

Il n'y a pas de période de transition officielle prévue. La législation entre en vigueur le 1er janvier 2026 et des amendes peuvent être immédiatement appliquées. Des exceptions s'appliquent aux transactions B2C (les tickets de caisse et les reçus restent autorisés), aux factures de fournisseurs étrangers et potentiellement à certains petits montants en dessous d'un seuil encore à déterminer.

Impact de la facturation électronique obligatoire sur votre entreprise

Conséquences pour votre administration et vos processus de facturation

Le passage à la facturation électronique nécessite un examen approfondi de votre processus de facturation actuel. Au lieu d'envoyer des PDF par e-mail, vous travaillerez maintenant avec des fichiers XML via Peppol. Cela signifie que votre logiciel de facturation actuel devra être mis à niveau ou remplacé par un logiciel qui prend en charge la facturation électronique.

De plus, le personnel devra être formé aux nouveaux processus, et des procédures internes telles que les procédures d'approbation et les systèmes d'archivage devront être adaptés à la manière de travailler numérique. Il est également préférable de communiquer dès que possible avec vos contacts professionnels au sujet de la transition pour vous assurer qu'ils sont également prêts.

Risques et sanctions en cas de non-conformité

Le gouvernement belge a établi des amendes substantielles : 1 500 € pour la première constatation, 3 000 € pour la deuxième constatation et 5 000 € pour la troisième et les constatations suivantes. De plus, les factures qui ne sont pas envoyées via Peppol peuvent être contestées légalement.

Avantages financiers et opérationnels

Cependant, tout n'est pas sombre. Pour la plupart des entreprises, les avantages de la facturation électronique l'emportent largement sur les coûts et les inconvénients.

Les e-factures sont en moyenne payées 2 à 3 jours plus rapidement car elles entrent directement dans le système du destinataire. Cela permet d'économiser sur les frais postaux, du temps et de réduire les erreurs. L'amélioration des flux de trésorerie et la comptabilité automatisée compensent ce coût.

De plus, le logiciel de facturation électronique est temporairement déductible à 120 % pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants.

Exigences techniques : Peppol comme norme

Pourquoi les e-factures structurées sont-elles obligatoires ?

Peppol a été mis en place pour réduire le trou de la TVA en standardisant, automatisant et sécurisant la facturation électronique, ce qui réduit considérablement les erreurs, la fraude et les omissions administratives dans les déclarations de TVA. Le trou de la TVA est la différence entre les revenus de TVA qu'un gouvernement s'attend à recevoir sur la base de l'activité économique et le montant qui entre réellement. Ce trou est causé notamment par la fraude, les faillites et les erreurs administratives dans les déclarations de TVA. Peppol a donc pour objectif de réduire cette marge d'erreur.

Le rôle du réseau Peppol pour l'Union européenne

Il existe plusieurs normes, mais Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est la norme dominante dans l'UE. Il utilise un cryptage et une authentification avancés, connecte tous les États membres de l'UE et s'étend à d'autres pays. Tous les participants reçoivent une unique ID Peppol, garantissant que les factures parviennent toujours au bon destinataire.

Le réseau est opérationnel 24h/24 et 7j/7 et peut traiter des millions de factures par jour sans perte de performance.

Choisir et intégrer le bon logiciel

Lors du choix du logiciel de facturation électronique, la certification Peppol, l'intégration avec votre logiciel de comptabilité actuel et la fonctionnalité OCR pour les factures PDF entrantes sont essentielles.

Cashfeed se distingue par la conversion de tous les formats de factures à partir de XML, une OCR avancée pour les factures analogiques et une automatisation complète de votre flux de travail. Ainsi, nous constatons des gains de temps de 5 à 10 fois, en fonction du volume traité.

Comment vous préparer à l'e-invoicing à partir de 2026 ?

Plan d'action pour une transition fluide

Commencez par analyser vos volumes de factures et vos processus actuels. Dressez une liste des logiciels que vous utilisez et qui est impliqué dans la facturation. Comparez ensuite différentes solutions de facturation électronique et testez l'intégration avec vos systèmes actuels.

Planifiez l'implémentation pour le second semestre 2025, afin de disposer de suffisamment de temps pour les tests et la validation. Inscrivez-vous à Peppol via un fournisseur de point d'accès reconnu et testez le flux de travail complet avec quelques clients et fournisseurs avant de passer complètement à janvier 2026.

Analyse de vos processus actuels

Évaluez combien de factures vous envoyez et recevez par mois, quelle est le temps de traitement moyen et où se produisent des erreurs ou des retards. Dressez également la liste des logiciels de facturation et de comptabilité que vous utilisez et s'il y a des liaisons avec d'autres systèmes.

Cette analyse aide à choisir la bonne solution de facturation électronique et à préparer votre organisation à la transition.

Préparer votre comptabilité et votre système ERP

Vérifiez si votre système ERP actuel prend en charge la facturation électronique et planifiez les mises à niveau éventuelles. Établissez une cartographie des données entre les systèmes et testez l'intégration dans un environnement de test. N'oubliez pas d'impliquer également votre comptable dans cette nouvelle méthode de travail.

Établissez également une liste des données de base qui doivent être transférées et vérifiez la qualité des données clients et fournisseurs.

Questions fréquentes (FAQ)

Pour qui la facturation électronique est-elle obligatoire à partir de 2026 ?

La facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA, y compris les entreprises individuelles et les freelances qui envoient des factures à d'autres entreprises. Les associations et les filiales d'entreprises étrangères enregistrées en Belgique tombent également sous cette obligation. Seules les professions médicales sont pour l'instant exemptées.

La facturation électronique n'est pas obligatoire pour les factures destinées aux particuliers, les factures de fournisseurs étrangers et certaines petites transactions en dessous d'un seuil à déterminer.

Un PDF-facture est-il encore valable après l'entrée en vigueur de la loi ?

Pour les transactions B2B entre entreprises belges, les factures PDF ne seront plus autorisées à partir du 1er janvier 2026. Des exceptions s'appliquent aux factures destinées aux particuliers et aux factures de fournisseurs étrangers.

Si vous recevez encore beaucoup de PDF en plus de vos factures Peppol, le service de conversion de Cashfeed pourrait être fait pour vous. Les factures PDF sont automatiquement converties au format XML requis.

Que faut-il techniquement pour commencer à utiliser la facturation électronique ?

Une connexion Internet et un outil qui vous connecte au réseau Peppol. L'intégration avec votre système de comptabilité actuel est optionnelle mais fortement recommandée.

En complément, la fonctionnalité OCR et la gestion des flux de travail sont utiles pour un processus entièrement automatisé. Cashfeed peut vous aider avec les deux.

Qu'en est-il aux Pays-Bas ?

Les Pays-Bas n'ont pas encore de date limite concrète pour un échange obligatoire via Peppol. La facturation électronique à destination du gouvernement néerlandais est déjà obligatoire et de nombreuses entreprises utilisent déjà la facturation électronique via le réseau Peppol sur une base volontaire.