Sur le papier, le rapprochement à trois voies est simple. Le bon de commande indique 240 litres de sirop à un certain prix. Le bon de réception indique que 240 litres sont arrivés. La facture indique 240 litres à ce même prix. Les trois documents concordent, donc vous payez.

Puis la vraie facture arrive : « 48 × Sirop bidon 5 L ». Mêmes marchandises. Même montant. Pas un seul champ qui correspond à la commande. Un outil de rapprochement rigide y voit un écart, et quelqu'un aux achats ouvre trois documents pour faire le calcul de tête. Multipliez cela par quelques centaines de lignes par mois.

Au cours de l'année écoulée, nous avons construit le rapprochement avec les bons de commande pour des entreprises du commerce de gros, de l'acier, de la production alimentaire, de l'horeca et des soins. Chaque contrôle a commencé par une vraie facture qu'un contrôle plus simple avait mal traitée. Voici ce que ces factures nous ont appris.

Personne n'est d'accord sur l'unité

La raison la plus fréquente pour laquelle une ligne de facture ne ressemble pas à sa ligne de commande, c'est que les deux documents comptent dans des unités différentes.

• Des colis sur la facture, des pièces sur la commande. « 5 × savon pour les mains x12 » face à une commande de 60 pièces.

• Des colis sur la commande, des pièces sur la facture. 12 gants à 2,00 € pièce face à un « pack de 12 » commandé à 24,00 €.

• La taille du colis ne figure que dans la description. Le sirop ci-dessus : l'unité est le litre sur les deux documents, mais l'un compte des bidons de 5 litres.

• Des tonnes face à des kilos. 475 € la tonne sur la facture, 0,475 € le kg sur la commande.

• À la plaque face au kilo. De l'acier commandé au poids et facturé à la plaque. Le poids net imprimé de chaque plaque fait le lien.

• Un préfixe perdu. Les deux documents indiquent kg, mais un prix est de 426,10 € et l'autre de 0,4261 €.

Sur les quelque 1 300 factures que Cashfeed a liées à une commande au cours des 90 derniers jours, 13 % des lignes liées ont nécessité une conversion de ce type. Une facture sur six en comptait au moins une.

Le piège, c'est de convertir trop vite. Des raisins secs à 52,85 € le colis face à 3,53 € la pièce donnent un rapport de 14,97. Ce n'est pas une taille de colis. Les quantités tranchent : 360 pièces commandées, 24 colis facturés, donc un colis en contient 15. Et certains cas doivent être refusés, même quand les montants concordent : 1 kg à 160 € face à 20 kg à 8 € n'est pas « un colis de 20 ». C'est un autre produit, ou un problème de prix, et une personne doit s'y pencher.

Une conversion n'est donc acceptée que si les montants la confirment. Et une conversion ne modifie jamais les montants : savoir si la facture est au-dessus ou en dessous de la commande se vérifie séparément, sur les montants.

Une ligne de commande n'est pas une ligne de facture

La deuxième surprise, c'est la fréquence à laquelle les lignes ne correspondent pas une à une.

• Plusieurs lignes de facture sur une ligne de commande. Une facturation fractionnée (4 + 4 face à 8), ou une facturation suivie d'un crédit pour la partie non utilisée. C'était le cas pour 17 % des factures liées à une commande.

• Un lot mixte. 17 plaques d'acier, chacune à un prix au kilo légèrement différent, face à une ligne de commande à un prix moyen. Jugée plaque par plaque, chaque ligne est fausse. Jugées ensemble, elles arrivent à 2 506 des 2 500 kg commandés, et exactement au montant commandé.

• Une ligne de facture sur plusieurs lignes de commande. 46,2 mètres de bois sur une seule ligne, face à des lignes de commande de 5,4, 33, 5,4 et 2,4 mètres. Ou des tailles imprimées sur la ligne même : « 6'6: 5 | 6'9: 5 », face à une ligne de commande par taille.

Ce dernier cas est rare, environ 1 % des factures. Mais quand il se produit, un outil qui ne raisonne que ligne par ligne se trompe sur chaque ligne. Nous ne scindons une ligne que si les lignes de commande ouvertes s'additionnent exactement. 850 unités face à des lignes ouvertes de 1 350 et 650 sont laissées à une personne.

Une livraison partielle n'est pas une erreur

Une commande-cadre appelée en plusieurs fois produit une facture « en dessous » de la commande, à chaque fois. Dans nos données, 12 % des factures liées à une commande contenaient une livraison partielle.

Un outil qui traite cela comme un écart envoie une alerte aux achats pour une activité tout à fait normale. Pire, les gens apprennent à ignorer l'alerte, y compris le jour où elle compte.

Une livraison partielle reçoit donc sa propre étiquette, et le reste de la ligne de commande reste ouvert pour la prochaine facture. L'inverse compte tout autant : une ligne de commande entièrement facturée doit sortir du jeu. Sinon, la commande suivante pour le même article est rapprochée de l'ancienne.

Le numéro de commande est rarement là où on l'attend

Avant de rapprocher des lignes, il faut la bonne commande. Les fournisseurs sont créatifs :

• « PO 48 217 » avec des espaces, ou « PO26011637-Jan Peeters » avec le nom de l'acheteur collé derrière.

• Le numéro de commande imprimé uniquement dans les premiers mots d'une description de ligne.

• Une référence sous « N° externe » sur des factures imprimées depuis un ERP, ou sous un simple « Référence ».

• Votre propre numéro de TVA dans le champ « Votre référence ». Nous avons trouvé des dizaines de factures, dans plus de dix entreprises, où ce numéro aurait sinon été lu comme numéro de commande.

• Le numéro de commande client du fournisseur au lieu du vôtre.

Quand aucun numéro de commande exploitable n'est imprimé, nous nous rabattons sur les commandes ouvertes du fournisseur, mais seulement si la description, la quantité et le prix concordent tous. Si deux commandes ouvertes conviennent aussi bien l'une que l'autre, rien n'est rapproché. C'est en devinant entre deux commandes que des marchandises finissent payées deux fois.

Les prix ont besoin d'une tolérance, et d'une raison

Les prix d'une facture correspondent rarement à la commande au centime près. Une différence d'arrondi, un pourcentage de remise sur la ligne de commande, une liste de prix qui a changé entre la commande et la livraison. Un bon outil de rapprochement applique la remise de la commande avant de comparer, accepte une petite tolérance que vous définissez vous-même, et explique l'écart quand il le peut. Une facture qui affiche des prix TVA comprise face à une commande hors TVA n'est pas une baisse de prix. C'est le même prix, et le rapprochement doit le dire.

Le troisième pilier : ce qui est réellement arrivé

Le rapprochement à trois voies ajoute le bon de réception, et avec lui trois situations différentes qui ressemblent toutes à « la quantité ne correspond pas » :

• Les marchandises n'ont pas encore été reçues.

• La quantité facturée dépasse la quantité reçue.

• La réception a déjà été utilisée par une facture précédente.

Confondre la dernière avec la première revient à dire à un client que des marchandises qu'il a déjà réceptionnées manquent toujours. Les marchandises retournées après facturation sont un quatrième cas : elles restent signalées jusqu'à l'arrivée de la note de crédit.

Ce que nous avons appris en le construisant

Un rapprochement manqué fait bien moins de dégâts qu'un mauvais rapprochement. Un rapprochement manqué coûte une minute à quelqu'un. Un mauvais clôture une ligne de commande encore ouverte, ou en garde une ouverte pour toujours. En cas de doute, l'outil laisse la décision à une personne.

Laisser l'IA lire, laisser le code décider. Le modèle lit la facture et propose à quelle ligne de commande appartient chaque ligne. Le code confronte chaque proposition à la commande, aux quantités et aux montants, et calcule le verdict. Une réponse qui renvoie à une commande que la facture ne mentionne nulle part est écartée.

Un écart doit dire pourquoi. Parmi les lignes de nos données qui ne correspondaient pas, près de trois sur dix n'étaient pas du tout des problèmes : livraisons partielles, marchandises pas encore reçues, ou un prix inférieur à celui commandé. Chacune reçoit sa propre étiquette, pour que les vrais écarts ressortent.

Chaque contrôle repose sur une vraie facture. Avant de modifier l'outil, nous rejouons la modification sur de vrais rapprochements pour nous assurer qu'elle ne casse rien de ce qui fonctionnait déjà. Les factures sont d'une inventivité sans fin, et la seule défense est de garder les exemples.

Où Cashfeed intervient

Cashfeed synchronise vos bons de commande depuis Exact Online, Business Central, Odoo ou AFAS, ou vous les créez dans Cashfeed. Les bons de réception suivent depuis Exact Online, Business Central et Odoo. Chaque ligne de facture est liée à sa ligne de commande, convertie quand les unités diffèrent, et évaluée avec une raison que vous pouvez lire.

Vous décidez par connexion de ce que fait un rapprochement incomplet : bloquer la comptabilisation jusqu'à ce que quelqu'un regarde, ou comptabiliser et afficher l'écart. Dans les deux cas, les achats ne reçoivent que les factures qui ont vraiment besoin d'eux.