L'Union européenne souhaite combler le "écart de TVA", en partie par l'introduction de la facturation numérique. L'écart de TVA est la différence entre le revenu de TVA qu'un gouvernement s'attend à recevoir en fonction de l'activité économique et le montant réellement collecté. La Belgique joue un rôle de premier plan à cet égard et vise à être parmi les premiers à mettre en œuvre cette directive.

À partir du 1er janvier 2026, les factures électroniques (e-facturation) deviendront obligatoires pour toutes les transactions B2B entre les entreprises belges. Ce changement majeur aura des conséquences significatives sur la manière dont les entreprises envoient, reçoivent et traitent leurs factures.

La nouvelle législation sur l'e-facturation du gouvernement belge

Que signifie exactement l'obligation à partir du 1er janvier 2026 ?

À partir du jour de Nouvel An 2026, toutes les factures entre les entreprises belges doivent être échangées dans un format XML structuré via le réseau Peppol. L'envoi traditionnel de factures PDF par e-mail ne répondra plus aux exigences légales. Cela s'applique dans les deux sens : les entreprises doivent être en mesure d'envoyer et de recevoir des factures électroniques.

Les factures doivent être formatées selon des normes internationales et contenir des données structurées pouvant être traitées automatiquement. Cela élimine complètement les étapes intermédiaires telles que l'e-mail du processus.

Qui est couvert par la loi ? B2B, B2G et le rôle du gouvernement belge

La législation s'applique à toutes les transactions B2B entre les entreprises belges soumises à la TVA, quelle que soit leur taille. Les factures à destination des organismes gouvernementaux (B2G) doivent être envoyées via Peppol depuis plusieurs années déjà. Tous les niveaux gouvernementaux belges appliquent les mêmes exigences en matière d'e-facturation via le réseau Peppol.

L'obligation ne s'applique pas (encore) aux transactions à l'étranger, bien que l'Europe vise une harmonisation d'ici 2030.

Les professions médicales, en vertu de l'article 44, en sont actuellement exemptées. Donc, en tant que médecin ou dentiste, vous n'avez rien à faire pour l'instant, mais vous êtes bien sûr le bienvenu pour le faire.

Exceptions et délais importants

Il n'y a pas de période de transition officielle. La législation entrera en vigueur le 1er janvier 2026 et des amendes pourront être imposées immédiatement. Des exceptions s'appliquent aux transactions B2C (les reçus et factures restent autorisés), aux factures des fournisseurs étrangers et possiblement à certains petits montants en dessous d'un seuil devant encore être déterminé.

Impact de l'e-facturation obligatoire sur votre entreprise

Conséquences pour votre administration et vos processus de facturation

La transition vers l'e-facturation nécessite une refonte complète de votre processus de facturation actuel. Au lieu des PDF par e-mail, vous allez désormais travailler avec des fichiers XML via Peppol. Cela signifie que votre logiciel de facturation actuel devra être mis à jour ou remplacé par un logiciel qui prend en charge l'e-facturation.

De plus, les employés doivent être formés aux nouveaux processus, et les procédures internes telles que les procédures d'approbation et les systèmes d'archivage doivent être adaptés à l'approche numérique. Il est également préférable de communiquer vous-même avec vos contacts professionnels à propos de la transition pour vous assurer qu'ils sont prêts également.

Risques et sanctions en cas de non-conformité

Le gouvernement belge a imposé des amendes substantielles : 1 500 € pour la première violation, 3 000 € pour la deuxième violation, et 5 000 € pour la troisième violation et les violations suivantes. De plus, les factures non envoyées via Peppol peuvent être contestées légitimement.

Avantages financiers et opérationnels

Mais ce n'est pas tout noir. Pour la plupart des entreprises, les avantages de l'e-facturation l'emportent largement sur les coûts et les inconvénients.

Les e-factures sont payées en moyenne 2 à 3 jours plus rapidement car elles sont saisies directement dans le système du destinataire. Cela permet d'économiser sur les frais de port, du temps et réduit les erreurs. L'amélioration des flux de trésorerie et la comptabilité automatisée compensent ce coût.

De plus, les logiciels d'e-facturation sont temporairement déductibles à 120 % pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants.

Exigences techniques : Peppol comme norme

Pourquoi les e-factures structurées sont obligatoires

Peppol a été établi pour réduire l'écart de TVA en standardisant, automatisant et renforçant la sécurité de la facturation électronique, réduisant ainsi considérablement les erreurs, la fraude et les omissions administratives dans les déclarations de TVA. L'écart de TVA est la différence entre le revenu de TVA qu'un gouvernement s'attend à recevoir en fonction de l'activité économique et le montant réellement collecté. Cet écart provient de facteurs tels que la fraude, les faillites et les erreurs administratives dans les déclarations de TVA. Peppol vise à réduire cette marge d'erreur.

Le rôle du réseau Peppol pour l'Union européenne

Il existe plusieurs normes, mais Peppol (Achats Publics Pan-Européens En Ligne) est la norme prédominante dans l'UE. Il utilise un cryptage avancé et une authentification, connecte tous les États membres de l'UE et s'étend à d'autres pays. Tous les participants reçoivent un identifiant Peppol unique, garantissant que les factures atteignent toujours le bon destinataire.

Le réseau est opérationnel 24h/24 et 7j/7 et peut traiter des millions de factures par jour sans perte de performance.

Choisir et intégrer le bon logiciel

Lors du choix d'un logiciel d'e-facturation, la certification Peppol, l'intégration avec votre logiciel de comptabilité actuel et la fonctionnalité OCR pour les factures PDF entrantes sont essentielles.

Cashfeed se distingue par la conversion de tous les formats de factures à partir de XML, en réalisant une OCR avancée pour les factures analogiques, et en automatisant complètement votre flux de travail. Cela entraîne des économies de temps de 5 à 10 fois, selon le volume traité.

Comment vous préparer à l'e-facturation à partir de 2026 ?

Plan étape par étape pour une transition en douceur

Commencez dès maintenant à analyser vos volumes et processus de factures actuels. Identifiez le logiciel que vous utilisez et qui est impliqué dans la facturation. Ensuite, comparez différentes solutions d'e-facturation et testez leur intégration avec vos systèmes actuels.

Préparez la mise en œuvre pour le second semestre de 2025, en laissant suffisamment de temps pour les tests et la validation. Inscrivez-vous à Peppol via un fournisseur de points d'accès reconnu et testez l'ensemble du flux de travail avec quelques clients et fournisseurs avant de vous engager complètement en janvier 2026.

Analyse de vos processus actuels

Établissez combien de factures vous envoyez et recevez par mois, quel est le temps de traitement moyen, et où se produisent des erreurs ou des retards. Faites également le point sur le logiciel de facturation et de comptabilité que vous utilisez et vérifiez s'il existe des intégrations avec d'autres systèmes.

Cette analyse vous aidera à choisir la bonne solution d'e-facturation et à préparer votre organisation à la transition.

Préparation de votre système de comptabilité et ERP

Vérifiez si votre système ERP actuel prend en charge l'e-facturation et prévoyez les mises à jour nécessaires. Mettez en place une cartographie des données entre les systèmes et testez l'intégration dans un environnement de test. Assurez-vous d'impliquer votre comptable dans cette nouvelle approche.

Faites également l'inventaire des données maîtres à transférer et vérifiez la qualité des données client et fournisseur.

Questions Fréquemment Posées (FAQ)

Qui est tenu d'utiliser l'e-facturation à partir de 2026 ?

L'e-facturation deviendra obligatoire pour toutes les entreprises belges soumises à la TVA, y compris les entreprises individuelles et les freelances qui envoient des factures à d'autres entreprises. Les associations et les succursales d'entreprises étrangères enregistrées en Belgique sont également soumises à cette exigence. Seules les professions médicales en sont actuellement exemptées.

L'e-facturation n'est pas obligatoire pour les factures à des particuliers, les factures de fournisseurs étrangers et certaines petites transactions en dessous d'un seuil à déterminer.

Une facture PDF est-elle toujours valide après l'introduction de la loi ?

À partir du 1er janvier 2026, les factures PDF ne seront plus autorisées pour les transactions B2B entre entreprises belges. Des exceptions s'appliquent aux factures destinées aux particuliers et aux factures des fournisseurs étrangers.

Si vous recevez encore beaucoup de PDFs en plus de vos factures Peppol, le service de conversion de Cashfeed pourrait être fait pour vous. Les factures PDF sont automatiquement converties au format XML requis.

Quelles exigences techniques dois-je remplir pour commencer avec l'e-facturation ?

Une connexion Internet et un outil qui vous connecte au réseau Peppol. L'intégration à votre système de comptabilité actuel est optionnelle mais recommandée.

De plus, la fonctionnalité OCR et la gestion des flux de travail sont utiles pour un processus entièrement automatisé. Cashfeed peut vous aider dans les deux cas.

Quelle est la situation aux Pays-Bas ?

Les Pays-Bas n'ont pas encore de date limite spécifique pour l'échange obligatoire de données via Peppol. L'e-facturation au gouvernement néerlandais est déjà obligatoire, et de nombreuses entreprises utilisent déjà volontairement l'e-facturation via le réseau Peppol.