L'Union européenne souhaite combler l'écart de TVA, en partie grâce à l'introduction de la facturation numérique. L'écart de TVA est la différence entre les recettes de TVA qu'un gouvernement s'attend à percevoir en fonction de l'activité économique et le montant réellement collecté. La Belgique joue un rôle de pionnier en la matière et ambitionne d'être parmi les premières à mettre en œuvre cette directive.

Depuis le 1er janvier 2026, les factures électroniques (e-invoicing) sont devenues obligatoires pour toutes les transactions B2B entre entreprises belges. Ce changement majeur a eu des conséquences importantes sur la manière dont les entreprises envoient, reçoivent et traitent leurs factures.

La nouvelle législation sur l'e-invoicing du gouvernement belge

En quoi consistait exactement l'obligation à partir du 1er janvier 2026 ?

Depuis le jour de l'An 2026, toutes les factures entre entreprises belges sont échangées dans un format XML structuré via le réseau Peppol. L'envoi traditionnel de factures PDF par e-mail ne répond plus aux exigences légales. Cela s'applique de manière bidirectionnelle : les entreprises doivent être capables de concevoir et de recevoir des factures électroniques.

Les factures sont formatées selon des normes internationales et contiennent des données structurées qui peuvent être traitées automatiquement. Cela élimine complètement les étapes intermédiaires telles que l'e-mail du processus.

Qui est concerné par la loi ? Le B2B, le B2G et le rôle du gouvernement belge

La législation s'applique à toutes les transactions B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille. Les factures adressées aux organismes publics (B2G) doivent être envoyées via Peppol depuis plusieurs années déjà. Tous les niveaux de pouvoir belges appliquent les mêmes exigences de facturation électronique via le réseau Peppol.

L'obligation ne s'applique pas (encore) aux transactions avec l'étranger, bien que l'Europe vise une harmonisation d'ici 2030.

Les professions médicales, en vertu de l'article 44, sont actuellement exemptées. Ainsi, en tant que médecin ou dentiste, vous n'avez rien à faire pour le moment, mais vous êtes certainement les bienvenus si vous souhaitez le faire.

Impact de la facturation électronique obligatoire sur votre entreprise

Conséquences pour votre administration et vos processus de facturation

La transition vers la facturation électronique nécessite une révision approfondie de votre processus de facturation actuel. Au lieu de PDF par e-mail, vous travaillerez désormais avec des fichiers XML via Peppol. Cela signifie que votre logiciel de facturation actuel devra être mis à niveau ou remplacé par un logiciel prenant en charge la facturation électronique.

De plus, les collaborateurs doivent être formés aux nouveaux processus, et les procédures internes telles que les flux d'approbation et les systèmes d'archivage doivent être adaptées à l'approche numérique. Il est également préférable de communiquer vous-même sur cette transition avec vos contacts professionnels afin de vous assurer qu'ils sont également prêts.

Risques et sanctions en cas de non-conformité

Le gouvernement belge a imposé des amendes substantielles : 1 500 € pour la première infraction, 3 000 € pour la deuxième infraction, et 5 000 € pour la troisième infraction et les suivantes. En outre, les factures non envoyées via Peppol peuvent être légalement contestées.

Exigences techniques : Peppol comme standard

Pourquoi les factures électroniques structurées sont obligatoires

Peppol a été créé pour réduire l'écart de TVA en standardisant, automatisant et renforçant la sécurité de la facturation électronique, réduisant ainsi drastiquement les erreurs, la fraude et les omissions administratives dans les déclarations de TVA. L'écart de TVA est la différence entre les recettes de TVA qu'un gouvernement s'attend à percevoir en fonction de l'activité économique et le montant réellement collecté. Cet écart découle de facteurs tels que la fraude, les faillites et les erreurs administratives dans les déclarations de TVA. Peppol vise à réduire cette marge d'erreur.

Le rôle du réseau Peppol pour l'Union européenne

Il existe plusieurs standards, mais Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est le standard dominant dans l'UE. Il utilise un cryptage et une authentification avancés, connecte tous les États membres de l'UE et s'étend à d'autres pays. Tous les participants reçoivent un identifiant Peppol unique, garantissant que les factures parviennent toujours au bon destinataire.

Le réseau est opérationnel 24h/24, 7j/7 et peut traiter des millions de factures par jour sans perte de performance.

Choisir et intégrer le bon logiciel

Lors du choix d'un logiciel d'e-invoicing, la certification Peppol, l'intégration avec votre logiciel comptable actuel et la fonctionnalité d'OCR pour les factures PDF entrantes sont essentielles.

Cashfeed se distingue en convertissant tous les formats de factures à partir du XML, en effectuant une OCR avancée pour les factures analogiques et en automatisant entièrement votre flux de travail. Cela permet de réaliser un gain de temps de 5 à 10 fois, selon le volume traité.

Comment commencer ?

Plan étape par étape pour une transition en douceur

Commencez dès maintenant à analyser vos volumes et processus de facturation actuels. Identifiez les logiciels que vous utilisez et les personnes impliquées dans la facturation. Comparez ensuite différentes solutions d'e-invoicing et testez leur intégration avec vos systèmes actuels.

Prévoyez suffisamment de temps pour les tests et la validation. Enregistrez-vous sur Peppol via un fournisseur de point d'accès agréé (Access Point Provider) et testez l'ensemble du flux de travail avec quelques clients et fournisseurs avant de basculer et de vous engager avec un outil.

Analyse de vos processus actuels

Cartographiez le nombre de factures que vous envoyez et recevez par mois, le temps de traitement moyen et l'origine des erreurs ou des retards. Faites également l'inventaire des logiciels de facturation et de comptabilité que vous utilisez et vérifiez s'il existe des intégrations avec d'autres systèmes.

Cette analyse vous aidera à choisir la bonne solution d'e-invoicing et à préparer votre organisation à la transition.

Préparation de votre système comptable et ERP

Vérifiez si votre système ERP actuel prend en charge la facturation électronique et planifiez les mises à niveau éventuelles. Configurez la correspondance des données (data mapping) entre les systèmes et testez l'intégration dans un environnement de test. Veillez également à impliquer votre comptable dans cette nouvelle approche.

Faites également l'inventaire des données de base qui doivent être transférées et vérifiez la qualité des données clients et fournisseurs.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Qui est tenu d'utiliser la facturation électronique à partir de 2026 ?

La facturation électronique est devenue obligatoire pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA, y compris les entreprises individuelles et les indépendants qui envoient des factures à d'autres entreprises. Les associations et les succursales d'entreprises étrangères enregistrées en Belgique sont également soumises à cette obligation. Seules les professions médicales sont actuellement exemptées.

La facturation électronique n'est pas (encore, à ce jour) obligatoire pour les factures adressées aux particuliers, les factures de fournisseurs étrangers et certaines petites transactions inférieures à un seuil qui reste à déterminer.

Une facture PDF est-elle encore valable après l'introduction de la loi ?

Depuis le 1er janvier 2026, les factures PDF ne sont plus autorisées pour les transactions B2B entre entreprises belges. Des exceptions s'appliquent aux factures adressées aux particuliers et aux factures de fournisseurs étrangers.

De quelles exigences techniques ai-je besoin pour commencer avec la facturation électronique ?

Une connexion internet et un outil qui vous connecte au réseau Peppol. L'intégration avec votre système comptable actuel est facultative mais recommandée.

De plus, une fonctionnalité d'OCR et la gestion des flux de travail sont utiles pour un processus entièrement automatisé. Cashfeed peut vous aider pour ces deux aspects.

Quelle est la situation aux Pays-Bas ?

Les Pays-Bas n'ont pas encore de date limite spécifique pour l'échange obligatoire de données via Peppol. La facturation électronique vers le gouvernement néerlandais est déjà obligatoire, et de nombreuses entreprises utilisent déjà volontairement l'e-invoicing via le réseau Peppol.