E-facturatie voor de kleine onderneming: een kans, geen last

De invoering van verplichte e-facturatie vanaf 2026 roept bij veel kmo's, eenmanszaken en zelfstandigen vragen op. Nog een nieuwe administratieve verplichting? Moet dat nu ook al? Het goede nieuws: e-facturatie is geen bureaucratische last, maar juist een versimpeling. Voor kleinere ondernemingen biedt het unieke kansen om sneller betaald te worden, tijd te besparen en professioneler over te komen.

In deze blogpost leggen we uit waarom e-facturatiesoftware ook voor kleine ondernemingen belangrijk is, wat de verplichting concreet betekent en hoe u er als kmo of zelfstandige moeiteloos mee aan de slag gaat. Want met de juiste aanpak is de omschakeling eenvoudiger dan u denkt.

Waarom e-facturatie ook voor u als kmo of zelfstandige belangrijk is

Als u tot voor kort facturen handmatig maakte in Word of Excel, of via een eenvoudig facturatieprogramma, bent u zeker niet alleen. Die PDF kon dan vervolgens per e-mail naar uw klant.

Dat werkt voor velen prima, maar sommige zaken beschouwde u misschien als een noodzakelijk kwaad. Facturen die verloren gingen in de spamfolder of - erger - met de post. Of het manueel overtypen van rekeningnummers en bedragen in je online bankomgeving.

E-facturatie brengt daar verandering in. In plaats van een PDF via e-mail te versturen, wordt uw factuur automatisch in een gestructureerd formaat naar uw klant gestuurd via een veilig netwerk: Peppol.

Het grote voordeel? De factuur landt direct in het betaal- en boekhoudprogramma van uw klant, zonder handmatig getik of scanwerk. Dat betekent een snellere verwerking en dus snellere betaling.

Voor kleine ondernemingen die vaak met beperkte cashflow werken, kan dit het verschil maken tussen op tijd leveranciers kunnen betalen of niet. Bovendien bespaart u tijd die u beter aan uw kernactiviteiten kunt besteden. De administratieve rompslomp rond facturen wordt drastisch verminderd, terwijl u tegelijk voldoet aan de nieuwe wettelijke eisen.

En laten we eerlijk zijn: een moderne, geautomatiseerde factuurafhandeling straalt professionaliteit uit. Ook als kleine speler toont u daarmee dat u met uw tijd meegaat.

De verplichting vanaf 2026: ook voor eenmanszaken en bijberoepers?

Ja, de verplichting geldt ook voor u. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen in België elektronische facturen uitwisselen voor B2B-transacties. Het maakt daarbij niet uit hoe groot uw onderneming is. Of u nu een eenmanszaak runt, als freelancer werkt, een bijberoep uitoefent of een kleine kmo hebt met enkele medewerkers: als u facturen verstuurt naar andere bedrijven, valt u onder de verplichting.

De wetgeving maakt geen onderscheid in omzet of aantal facturen. Ook als u maar tien facturen per jaar verstuurt naar zakelijke klanten, moet u dit via het Peppol-netwerk doen. De enige vrijstelling geldt voorlopig voor medische beroepen onder artikel 44, zoals dokters en tandartsen.

Belangrijk om te weten: de verplichting geldt alleen voor facturen aan andere bedrijven (B2B). Facturen aan particulieren blijven gewoon mogelijk in het huidige formaat. Dus als u bijvoorbeeld als kapper, loodgieter of tuinman vooral particulieren bedient, verandert er voor die facturen niets. Alleen de facturen die u naar andere ondernemingen stuurt, moeten elektronisch via Peppol.

Vergeet alleen niet dat de verplichting ook geldt voor alle facturen die uw leveranciers naar u sturen. Ook hier dient u in regel te zijn.

Er is geen officiële overgangsfase voorzien, hoogstens een (onofficiële?) gedoogperiode. Dat betekent dat u per 1 januari 2026 in staat moet zijn om e-facturen te versturen en te ontvangen. Boetes kunnen vanaf dag één worden opgelegd: €1.500 bij de eerste vaststelling, oplopend tot €5.000 voor herhaalde overtredingen. Het is dus verstandig om tijdig te beginnen met de voorbereiding.

De concrete voordelen: sneller betaald worden en minder administratie

Voor veel kleine ondernemers klinkt e-facturatie misschien als weer een extra taak op een al overvolle to-do lijst. Maar de praktijk wijst uit dat het juist tijd bespaart en uw bedrijfsvoering verbetert.

Het belangrijkste voordeel is snellere betaling. Onderzoek toont aan dat e-facturen gemiddeld twee tot drie dagen sneller worden betaald dan traditionele facturen. Dat komt doordat de factuur direct in het systeem van uw klant terechtkomt en meteen verwerkt kan worden. Geen risico meer dat uw e-mail in een overvolle inbox verloren gaat of dat de factuur ergens op een stapel belandt. Voor kleine ondernemingen met beperkte financiële buffers kan deze verbeterde cashflow echt het verschil maken.

Daarnaast bespaart u tijd en kosten. Geen postzegels meer kopen, geen enveloppen adresseren, geen gedoe met scannen en archiveren. Alles verloopt digitaal en geautomatiseerd. De tijd die u nu kwijt bent aan het verzenden van facturen en het opvolgen van betalingen, kunt u investeren in uw kernactiviteiten: klanten bedienen, producten maken of diensten leveren.

Ook het aantal fouten gaat drastisch omlaag. Typfouten in bedragen, verkeerde btw-percentages of ontbrekende informatie worden grotendeels uitgesloten doordat het systeem gestructureerde data gebruikt. Dit voorkomt discussies en betaalvertragingen.

En er is nóg een voordeel: de Belgische overheid stimuleert de overstap financieel. Software en diensten voor e-facturatie zijn tijdelijk voor 120% fiscaal aftrekbaar voor kleine bedrijven en zelfstandigen. Dat betekent dat u niet alleen investeert in efficiëntere bedrijfsvoering, maar ook een fiscaal voordeel krijgt.

De stap zetten: hoe begint u eraan (en wat kost het)?

De overstap naar e-facturatie hoeft niet ingewikkeld of duur te zijn. Met de juiste aanpak zet u in een paar stappen de switch en bent u klaar voor 2026.

Begin met een inventarisatie van uw huidige situatie. Hoeveel facturen stuurt u per maand naar zakelijke klanten? Welk programma gebruikt u nu voor facturatie? Heeft u een boekhouder die uw administratie doet of regelt u dit zelf? Deze vragen helpen u om de juiste oplossing te kiezen.

Vervolgens kiest u een e-invoicing oplossing die aansluit bij uw behoeften. Voor kleine ondernemingen is het belangrijk dat de software gebruiksvriendelijk is, betaalbaar blijft en goed integreert met eventuele andere systemen die u gebruikt. Kijk naar oplossingen die specifiek zijn ontwikkeld voor kmo's en zelfstandigen, en niet alleen voor grote bedrijven met complexe IT-afdelingen.

U heeft ook een aansluiting nodig op het Peppol-netwerk. Dit regelt u via een zogenaamde Access Point Provider — je softwarepakket. U krijgt dan een uniek Peppol-ID waarmee uw bedrijf identificeerbaar is op het netwerk, het equivalent van je facturatie-e-mailadres voorheen.

Wat kost dit? De kosten variëren, maar voor kleine ondernemingen zijn er betaalbare oplossingen vanaf enkele euro's per maand. Sommige aanbieders rekenen per verstuurde factuur, andere hanteren een vast maandbedrag. Vergeet niet dat de investering voor 120% fiscaal aftrekbaar is en dat u tijd en geld bespaart door efficiëntere processen.

De beste timing om te starten is de tweede helft van 2025. Zo heeft u voldoende tijd om de software te testen, uw eerste e-facturen te versturen en eventuele kinderziektes op te lossen voordat de verplichting ingaat. Begin met het versturen van e-facturen naar een paar klanten om het proces te leren kennen, en breid dit geleidelijk uit.

Cashfeed: e-facturatie eenvoudig gemaakt voor de kleine ondernemer

Cashfeed is speciaal ontwikkeld om e-facturatie toegankelijk en eenvoudig te maken voor kmo's, zelfstandigen en kleine ondernemingen. Waar veel oplossingen complex en overweldigend zijn, kiest Cashfeed voor gebruiksgemak en snelheid.

De software is in minder dan twee minuten operationeel, zonder dat u een creditcard nodig heeft om te starten. U kunt direct beginnen met het versturen van uw eerste e-facturen via het Peppol-netwerk. Geen ingewikkelde installaties, geen technische kennis vereist.

Wat Cashfeed onderscheidt, is de volledige automatisering van uw facturatieworkflow. Inkomende facturen worden automatisch gevonden in uw inbox, verwerkt en klaargemaakt voor betaling. Of ze nu in XML-formaat via Peppol binnenkomen of als traditionele PDF: Cashfeed converteert alles automatisch naar het juiste formaat. Dankzij geavanceerde OCR-technologie worden zelfs gescande papieren facturen feilloos verwerkt.

Voor kleine ondernemers is het vooral belangrijk dat alles snel gaat. Cashfeed zorgt ervoor dat u met één klik kunt betalen en dat transacties direct worden gereconcilieerd met uw bankrekening. De tijdswinst kan oplopen tot vijf tot tien keer sneller, afhankelijk van hoeveel facturen u verwerkt. Tijd die u kunt besteden aan zaken die er echt toe doen voor uw bedrijf.

De integratie met uw huidige boekhoudsoftware verloopt naadloos, en als u met een externe boekhouder werkt, kan deze ook direct toegang krijgen tot het systeem. Zo blijft iedereen op dezelfde pagina en hoeft u niet dubbel werk te doen.

Cashfeed is volledig Peppol-gecertificeerd en voldoet aan alle Belgische wetgeving rond e-facturatie. U kunt er dus van op aan dat u klaar bent voor 2026, terwijl u nu al profiteert van snellere betalingen en minder administratieve rompslomp.

Veelgestelde vragen

Ik stuur maar een paar facturen per jaar, is dit dan ook verplicht?

Ja, ook als u weinig facturen verstuurt, valt u onder de verplichting zodra het gaat om B2B-facturen en u btw-plichtig bent. De wetgeving maakt geen onderscheid in volume. Of u nu vijf of vijfhonderd facturen per jaar verstuurt naar zakelijke klanten: vanaf 2026 moet dit via Peppol. Reken hieronder ook de facturen die u zelf ontvangt van uw leveranciers. Het goede nieuws is dat oplossingen zoals Cashfeed ook betaalbaar zijn voor kleine volumes, en dat de 120% kostenaftrek de investering aantrekkelijker maakt.

Wat als mijn klanten voornamelijk particulieren zijn?

Dan verandert er voor het grootste deel van uw facturatie niets. De verplichting geldt alleen voor facturen aan andere bedrijven (B2B). Facturen aan particulieren mogen gewoon blijven zoals ze zijn: als PDF per e-mail, als kassaticket, of zelfs op papier. Alleen voor de facturen die u naar andere ondernemingen stuurt, moet u overstappen op e-facturatie via Peppol. Als u dus bijvoorbeeld als restaurant vooral particulieren bedient maar ook cateringopdrachten doet voor bedrijven, dan gelden alleen die laatste onder de verplichting. Opnieuw: ook je inkomende facturen van btw-plichtige bedrijven vallen onder de verplichting.

Is er een gratis manier van de overheid om e-facturen te sturen?

De Belgische overheid heeft geen gratis platform ontwikkeld voor het versturen van e-facturen tussen bedrijven onderling. U moet gebruikmaken van een erkende Access Point Provider die u toegang geeft tot het Peppol-netwerk. Er zijn wel betaalbare commerciële oplossingen beschikbaar, en vergeet niet dat de kosten voor 120% fiscaal aftrekbaar zijn. Het is dus een investering die zichzelf terugverdient, zeker als u rekening houdt met de tijdsbesparing en snellere betalingen.

Is speciale software echt nodig of kan het ook anders?

Technisch gezien heeft u inderdaad gespecialiseerde software nodig om e-facturen te kunnen versturen via Peppol. Het gaat om gestructureerde XML-bestanden die aan specifieke standaarden moeten voldoen, en die via een beveiligd netwerk worden uitgewisseld. Dit is niet iets wat u handmatig kunt doen of met standaard kantoorprogramma's. De software zorgt ervoor dat uw facturen correct worden geformatteerd, veilig worden verzonden en bij de juiste ontvanger terechtkomen. Gelukkig zijn er gebruiksvriendelijke en betaalbare oplossingen zoals Cashfeed die dit proces volledig automatiseren.

Mijn boekhouder regelt mijn facturen, wat moet ik doen?

Bespreek de overstap naar e-facturatie met uw boekhouder. Veel boekhouders zijn al bezig met de voorbereiding en kunnen u adviseren over de beste aanpak. In sommige gevallen kan uw boekhouder de e-facturatie voor u regelen via hun eigen software. In andere gevallen is het handiger dat u zelf een oplossing implementeert die gekoppeld wordt aan het systeem van uw boekhouder. Cashfeed biedt deze mogelijkheid, waarbij zowel u als uw boekhouder toegang hebben tot hetzelfde systeem. Zo houdt iedereen overzicht en blijft de samenwerking soepel verlopen.

Kan ik als kleine onderneming ook profiteren van de 120% kostenaftrek?

Absoluut. De 120% kostenaftrek voor e-facturatiesoftware geldt specifiek voor kleine bedrijven en zelfstandigen om de overstap aantrekkelijker te maken. Dit betekent dat als u bijvoorbeeld €500 investeert in e-facturatiesoftware, u €600 kunt aftrekken van uw belastbare inkomen. Deze regeling is tijdelijk ingevoerd om de transitie naar e-facturatie te stimuleren. Het is dus een ideaal moment om de stap te zetten en te profiteren van dit fiscale voordeel, terwijl u tegelijk uw bedrijfsvoering efficiënter maakt en sneller betaald wordt.