120% kostenaftrek voor e-facturatie: hoe profiteert u mee? 💰

De Belgische overheid maakt de verplichte overstap naar elektronische facturatie per 1 januari 2026 iets minder pijnlijk met een aantrekkelijke fiscale stimulans. Ondernemingen die investeren in e-facturatie software kunnen tijdelijk niet alleen 100% maar zelfs 120% van de kosten aftrekken. Dit betekent dat je voor elke €100 die je uitgeeft, €120 aan kosten mag aftrekken.

Maar hoe werkt deze maatregel precies? Voor wie geldt dit voordeel en welke kosten komen in aanmerking? In deze gids leggen we de verhoogde kostenaftrek helder uit, zodat je maximaal profiteert van deze fiscale tegemoetkoming.

Wat is de verhoogde kostenaftrek voor e-facturatie precies?

De verhoogde kostenaftrek is een tijdelijke fiscale maatregel om bedrijven te stimuleren tijdig over te stappen naar elektronische facturatie. In plaats van de normale 100% aftrek van beroepskosten, mag je bij e-facturatie software 120% aftrekken.

Een concreet rekenvoorbeeld

Stel, je investeert €1.200 per jaar in Cashfeed voor volledige e-facturatie automatisering. Normaal mag je deze €1.200 aftrekken als beroepskost. Met de verhoogde aftrek mag je €1.440 aftrekken (120% van €1.200).

Bij een vennootschapsbelasting van 25% levert dit een extra belastingvoordeel op van €60 (20% van €1.200 × 25% belastingtarief). Dit is bovenop de normale fiscale aftrek die je hoe dan ook al had.

Waarom deze stimulansmaatregel?

De overheid beseft dat de verplichte overstap naar e-facturatie voor veel ondernemingen een financiële last betekent. Nieuwe software, implementatiekosten, training van personeel - het loopt allemaal op. De verhoogde aftrek moet deze kosten deels compenseren en bedrijven aanmoedigen om niet tot het laatste moment te wachten.

Daarnaast past de maatregel in het bredere Belgische digitaliseringsbeleid. Door e-facturatie via Peppol te stimuleren, bereidt de overheid het bedrijfsleven voor op toekomstige digitale verplichtingen en vergroot ze de efficiëntie van de economie.

Tijdelijk karakter van de maatregel

Het is belangrijk te beseffen dat dit een tijdelijke stimulans is. De verhoogde aftrek geldt voor een beperkte periode om de initiële overstap te faciliteren. Eenmaal e-facturatie de norm is geworden, zal deze extra aftrek waarschijnlijk verdwijnen en terugkeren naar de normale 100%.

Voor wie is dit fiscaal voordeel bedoeld? (En wie valt er buiten)

De verhoogde kostenaftrek is niet voor iedereen beschikbaar. De wetgever heeft bewust gekozen om de maatregel te richten op kleinere ondernemingen die relatief het meest last hebben van de overstapkosten.

Kleine ondernemingen en zelfstandigen

De maatregel is primair bedoeld voor kleine vennootschappen, eenmanszaken en zelfstandigen. Dit zijn de ondernemers die vaak nog met traditionele facturatiemethoden werken en voor wie de investering in nieuwe software relatief zwaarder weegt.

Concreet geldt de verhoogde aftrek voor ondernemingen die voldoen aan de criteria van een "kleine onderneming" volgens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Dit betekent dat je maximaal twee van de volgende drie drempels mag overschrijden:

• Gemiddeld aantal werknemers: 50

• Jaaromzet (excl. BTW): €9.000.000

• Balanstotaal: €4.500.000
  
  

Grote ondernemingen vallen buiten de boot

Grote vennootschappen kunnen geen aanspraak maken op de 120% aftrek. De redenering is dat deze bedrijven over meer middelen beschikken en vaak al geavanceerde digitale infrastructuur hebben. Voor hen wordt de normale 100% kostenaftrek als voldoende beschouwd.

Publiekrechtelijke rechtspersonen

Overheden, openbare instellingen en publiekrechtelijke rechtspersonen komen niet in aanmerking voor de verhoogde aftrek. Dit is logisch gezien zij zelf geen vennootschaps- of personenbelasting betalen.

Let op bij de jaargrens

Als je onderneming in de loop van het boekjaar de criteria van kleine onderneming overschrijdt, verlies je het voordeel niet met terugwerkende kracht. De vraag is: voldeed je aan de criteria op het moment van de investering? Als ja, dan behoud je de verhoogde aftrek voor die specifieke kosten.

Welke kosten komen in aanmerking voor de 120% aftrek?

Niet alle kosten die met e-facturatie te maken hebben, komen automatisch in aanmerking voor de verhoogde aftrek. De wetgever heeft specifieke criteria opgesteld.

Software voor elektronische facturatie

De kern van de maatregel betreft software die specifiek bedoeld is voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen volgens de wettelijke vereisten. Dit omvat:

• Abonnementskosten voor e-facturatie platforms zoals Cashfeed

• Licenties voor Peppol-connectiviteit

• Software voor het converteren van facturen naar UBL-formaat

• Modules voor automatische facturenvalidatie en -routing

Implementatie- en integratiekosten

Ook de kosten om e-facturatie software te implementeren en te integreren met je bestaande systemen komen in aanmerking. Denk aan:

• Configuratie van koppelingen met je boekhoudsoftware

• Datamigratie van bestaande factuurgegevens

• Testen en valideren van de e-facturatie workflow

• Aanpassingen aan je ERP-systeem voor Peppol-compatibiliteit

Opleiding en training

De kosten voor het opleiden van je personeel in het gebruik van de nieuwe e-facturatie software vallen ook onder de verhoogde aftrek. Dit kunnen zowel externe trainingen als interne opleidingsdagen zijn, voor zover ze specifiek gericht zijn op e-facturatie.

Wat valt er buiten de boot?

Bepaalde kosten komen niet in aanmerking voor de 120% aftrek:

• Hardware (computers, servers, tablets) - deze valt onder een aparte investeringsaftrek

• Algemene boekhoudsoftware zonder specifieke e-facturatie functionaliteit

• Consultancy voor algemene digitalisering

• Kosten die niet direct verband houden met e-facturatie

Gemengde softwarepakketten: proportionele aftrek

Veel moderne platforms zoals Cashfeed doen meer dan alleen e-facturatie. Ze bieden ook betalingsautomatisering, uitgavenbeheer en financiële rapportage. In dat geval moet je proportioneel berekenen welk deel van de kosten betrekking heeft op e-facturatie.

De FOD Financiën aanvaardt redelijke schattingen op basis van functionaliteit of gebruikstijd. Cashfeed kan je hierbij helpen door een gedetailleerde kostenspecificatie te verstrekken waarin het e-facturatie component duidelijk wordt onderscheiden.

De kleine lettertjes: afschrijvingen en de investeringsaftrek

Bij grotere investeringen in software komen er nog enkele bijkomende fiscale aspecten kijken die je moet begrijpen om optimaal te profiteren.

Eenmalige kosten versus abonnementen

Voor abonnementskosten (zoals bij Cashfeed) is het eenvoudig: je trekt 120% van de jaarlijkse kosten af in het jaar waarin je ze betaalt. Deze kosten worden niet geactiveerd maar direct ten laste genomen.

Voor eenmalige softwarelicenties die je aankoopt ligt het complexer. Deze moet je activeren op je balans en over meerdere jaren afschrijven. De verhoogde aftrek geldt dan op de jaarlijkse afschrijvingskost.

Afschrijvingstermijn voor software

Software wordt fiscaal typisch over 3 tot 5 jaar afgeschreven. Stel je koopt een e-facturatie softwarelicentie voor €6.000 en schrijft deze lineair af over 3 jaar. Dan mag je jaarlijks €2.400 afschrijven (120% van €2.000).

Combinatie met andere fiscale voordelen?

Een veelgestelde vraag is of je de 120% kostenaftrek kunt combineren met de investeringsaftrek voor digitale activa. Het antwoord is: nee, je moet kiezen. De investeringsaftrek bedraagt 13,5% voor digitale investeringen en is cumuleerbaar met de normale afschrijving.

In de praktijk is voor kleinere softwarekosten de 120% verhoogde aftrek voordeliger. Voor zeer grote investeringen loont het om beide scenario's door te rekenen met je accountant.

Bewaarplicht en documentatie

Om te kunnen aantonen dat je recht hebt op de verhoogde aftrek, moet je de nodige documentatie bewaren. Dit omvat:

• Facturen van de softwareleverancier met duidelijke omschrijving

• Contracten of licentieovereenkomsten

• Bewijs dat de software effectief voor e-facturatie wordt gebruikt

• Bij proportionele aftrek: berekening van de verdeling

Bewaar deze documenten minimaal 7 jaar, de standaard bewaartermijn voor fiscale documenten in België. Uiteraard kan dit volledig digitaal bewaard worden op de cloud, in een tool zoals Cashfeed.

Hoe Cashfeed u helpt te voldoen aan de voorwaarden

Profiteren van de 120% kostenaftrek vereist dat je aan alle voorwaarden voldoet. Cashfeed is zo opgezet dat dit automatisch het geval is.

Volledige Peppol-compliance vanaf dag één

Cashfeed is een gecertificeerd Peppol Access Point. Alle facturen die je via het platform verstuurt en ontvangt, voldoen automatisch aan de wettelijke vereisten voor elektronische facturatie. Dit is een basisvoorwaarde voor de verhoogde aftrek.

Duidelijke facturatie en documentatie

Cashfeed zorgt voor heldere facturering waarin de e-facturatie component duidelijk wordt gespecificeerd. Dit maakt het voor je accountant eenvoudig om de verhoogde aftrek correct te verwerken in je jaarrekening.

Voor gemengde functionaliteit levert Cashfeed op verzoek een gedetailleerde breakdown waarin wordt aangegeven welk percentage van de kosten betrekking heeft op e-facturatie versus andere functionaliteiten zoals betalingsautomatisering.

Ondersteuning bij fiscale verantwoording

Het Cashfeed-team werkt nauw samen met accountants en boekhoudkantoren. Wij verstrekken alle nodige documentatie en kunnen je accountant adviseren over de correcte verwerking van de verhoogde aftrek in je administratie.

Optimalisatie van je fiscaal voordeel

Door te kiezen voor een flexibel abonnementsmodel in plaats van grote eenmalige investeringen, maximaliseer je het directe fiscale voordeel. De 120% aftrek werkt onmiddellijk op je jaarlijkse kosten, wat je cashflow verbetert vergeleken met geactiveerde software die je over jaren moet afschrijven.

Toekomstbestendig platform

Een belangrijke voorwaarde voor de verhoogde aftrek is dat de software effectief gebruikt wordt voor wettelijk verplichte e-facturatie. Met Cashfeed ben je gegarandeerd compliant, ook als de wetgeving evolueert. Het platform wordt continu geüpdatet volgens de laatste standaarden.

Veelgestelde vragen

Voor welke periode geldt de 120% kostenaftrek?

De verhoogde kostenaftrek is een tijdelijke maatregel die momenteel van toepassing is tot en met aanslagjaar 2028 (inkomstenjaar 2027). De overheid heeft deze periode bewust gekozen om bedrijven ruim de tijd te geven voor de overstap naar verplichte e-facturatie per 1 januari 2026. Na deze periode keert de aftrek terug naar de normale 100%, tenzij de wetgever besluit de maatregel te verlengen.

Wat als mijn softwarepakket meer doet dan alleen e-facturatie?

Dan moet je een proportionele berekening maken. Alleen het deel van de kosten dat betrekking heeft op e-facturatie komt in aanmerking voor de 120% aftrek. Voor de rest van de functionaliteit geldt de normale 100% aftrek. Cashfeed kan je hierbij helpen door een gedetailleerde kostensplitsing te verstrekken. De FOD Financiën aanvaardt redelijke schattingen op basis van functionaliteit of gebruik, mits goed gedocumenteerd.

Komen advieskosten ook in aanmerking?

Ja, advieskosten voor de implementatie van e-facturatie komen in aanmerking voor de verhoogde aftrek. Dit geldt voor consultancy die specifiek gericht is op het opzetten en optimaliseren van je e-facturatie workflow. Algemene IT-consultancy of advies over bredere digitalisering valt hier buiten. Zorg dat op de factuur duidelijk staat dat het om e-facturatie advies gaat.

Wat is het verschil met de verhoogde investeringsaftrek voor digitale activa?

Beide zijn fiscale stimulanzen voor digitalisering, maar werken anders. De investeringsaftrek (13,5% voor digitale activa) is een eenmalige aftrek bovenop je normale afschrijvingen. De 120% kostenaftrek verhoogt daarentegen de afschrijvingsbasis zelf. Je kunt niet beide combineren - je moet kiezen wat voor jouw situatie voordeliger is. Voor kleinere, terugkerende softwarekosten is de 120% aftrek meestal interessanter.

Hoe moet ik dit concreet in mijn boekhouding verwerken?

Voor abonnementskosten zoals Cashfeed boek je de factuur gewoon als beroepskost, maar je verhoogt het bedrag fiscaal met 20% bij het opmaken van je aangifte. Je accountant doet dit via een aanpassing in je fiscale balans. Voor geactiveerde software verhoog je de afschrijvingsbasis met 20%. Het is verstandig om dit te bespreken met je accountant of boekhouder, die ervaring heeft met deze specifieke aftrek.

Is de maatregel al definitief goedgekeurd?

Ja, de 120% kostenaftrek voor e-facturatie software is officieel goedgekeurd en opgenomen in de programmawet. De maatregel is van kracht en toepasbaar op alle in aanmerking komende kosten vanaf het moment van inwerkingtreding. Je kunt er dus met vertrouwen gebruik van maken. Controleer wel altijd de meest recente informatie op de website van de FOD Financiën of via je accountant, want fiscale regelgeving kan wijzigen.