B2b e-invoicing in België: wat u moet weten voor 2026

Vanaf 1 januari 2026 verandert de manier waarop Belgische bedrijven facturen met elkaar uitwisselen definitief. De tijd van PDF-facturen per e-mail versturen is voorbij - ze maken plaats voor gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk (lees ook: Wat is Peppol). Deze ingrijpende verandering heeft grote gevolgen voor hoe bedrijven hun facturatie organiseren.

In deze gids leggen we uit wat B2B e-invoicing precies inhoudt, wat de wetgeving voorschrijft en hoe je jouw bedrijf tijdig voorbereidt op deze verplichte overgang.

Wat is een elektronische B2B factuur (en hoe ontvang je ze in Peppol)

Een elektronische B2B factuur is veel meer dan een PDF die je per e-mail ontvangt. Het is een digitaal document met gestructureerde data die automatisch door systemen kan worden verwerkt zonder menselijke tussenkomst.

Het verschil met traditionele facturatie Bij traditionele facturatie maak je een factuur in je boekhoudsoftware, exporteert deze naar PDF en verstuurt hem per e-mail. De ontvanger moet de PDF openen, de gegevens handmatig invoeren in zijn boekhouding en de factuur archiveren. Dit proces is tijdrovend en foutgevoelig.

Bij elektronische facturatie worden de factuurgegevens in een gestandaardiseerd XML-formaat uitgewisseld via het Peppol-netwerk. De ontvanger's systeem leest de gestructureerde data automatisch in, controleert deze op validiteit en boekt de factuur zonder handmatige interventie. Dit is veel sneller, nauwkeuriger en efficiënter.

Hoe werkt Peppol technisch? Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische documenten. Elke deelnemer krijgt een uniek Peppol Participant ID, meestal gebaseerd op het ondernemingsnummer.

Wanneer je een factuur verstuurt, gaat deze niet rechtstreeks naar de ontvanger maar via zogenaamde Access Points. Deze Access Points zorgen voor validatie, routering en beveiligde aflevering. Het werkt vergelijkbaar met e-mail, maar dan specifiek voor zakelijke documenten met strikte validatieregels.

De wetgeving: e-facturatie verplicht voor B2B vanaf 1 januari 2026

De Belgische overheid heeft beslist om als één van de eerste EU-landen volledige elektronische facturatie verplicht te stellen. Deze beslissing past in de Europese strategie om het btw-gat te dichten en fraude te bestrijden.

Voor wie geldt de verplichting?

De wetgeving geldt voor alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven die BTW-plichtig zijn. Dit betekent letterlijk elk bedrijf, van multinationals tot eenmanszaken, van freelancers tot vzw's die commerciële activiteiten uitoefenen.

De grootte van je bedrijf maakt niet uit. Ook als je maar één factuur per jaar verstuurt naar een ander Belgisch bedrijf, moet deze via Peppol worden verzonden. De enige uitzondering zijn medische beroepen onder artikel 44 - dokters en tandartsen zijn voorlopig vrijgesteld.

Wat gebeurt er met bestaande werkwijzen?

Vanaf 1 januari 2026 voldoen PDF-facturen per e-mail niet meer aan de wettelijke eisen voor B2B-transacties. Dit geldt bi-directioneel: bedrijven moeten zowel elektronische facturen kunnen verzenden als ontvangen.

Facturen aan particulieren (B2C) blijven toegestaan als PDF, per e-mail of zelfs op papier. Ook facturen van buitenlandse leveranciers vallen (voorlopig) niet onder de verplichting, hoewel Europa streeft naar harmonisatie tegen 2030.

Sancties en boetes bij niet-naleving

De Belgische overheid neemt deze verplichting serieus. Er zijn substantiële boetes vastgesteld: €1.500 voor de eerste vaststelling, €3.000 voor de tweede vaststelling en €5.000 voor derde en volgende vaststellingen.

Daarnaast kunnen facturen die niet via Peppol worden verzonden juridisch worden betwist. Een klant kan weigeren een niet-conforme factuur te betalen en jij hebt geen juridische grond om betaling af te dwingen. Dit maakt compliance niet alleen een wettelijke, maar ook een commerciële noodzaak.

Er wordt evenwel gedacht aan een overgangsperiode. Of in elk geval een gedoogperiode. Als je niet op 1 januari met alles klaar bent, hoef je dus nog niet meteen een boete te vrezen, maar mogelijks dus wel protest van je klant of leverancier.

Hoe werkt het in de praktijk: De rol van UBL

Achter de schermen van Peppol draait alles om standaardisatie. De kern daarvan is UBL: Universal Business Language.

Wat is UBL?

UBL is een internationale XML-standaard voor elektronische zakelijke documenten. Het definieert exact welke velden een factuur moet bevatten, in welke volgorde en in welk formaat. Dit zorgt ervoor dat systemen wereldwijd facturen op dezelfde manier kunnen lezen en verwerken.

Een UBL-factuur bevat dezelfde informatie als een traditionele factuur - leverancier, klant, producten, bedragen, BTW - maar dan gestructureerd in XML-tags die machines kunnen begrijpen.

Van jouw factuur naar UBL

Als ondernemer hoef je niet te weten hoe UBL technisch in elkaar zit. Je maakt gewoon een factuur in je vertrouwde software. De software of een tussenoplossing zoals Cashfeed converteert deze automatisch naar het juiste UBL-formaat en verstuurt deze via Peppol.

Bij ontvangst gebeurt het omgekeerde: de UBL-factuur wordt automatisch omgezet naar een leesbaar formaat in jouw boekhouding. Het enige wat je ziet is een nette factuur, precies zoals je gewend bent.

Validatie en foutmeldingen

Voordat een factuur het Peppol-netwerk ingaat, wordt deze gevalideerd. Ontbreken verplichte velden zoals BTW-nummer of zijn bedragen incorrect berekend, dan krijg je een foutmelding. Dit voorkomt dat ongeldige facturen worden verzonden.

Deze strikte validatie is eigenlijk een voordeel: fouten worden direct gesignaleerd in plaats van pas ontdekt te worden wanneer de klant klaagt of de boekhouder de factuur verwerkt.

Archivering en bewaartermijnen

Elektronische facturen moeten net als papieren facturen 7 jaar worden bewaard. Het verschil is dat je zowel het originele UBL-bestand als een menselijk leesbare versie (bijvoorbeeld PDF) moet archiveren. Goede software zoals Cashfeed doet dit automatisch voor je.

De voordelen van gestructureerd B2B elektronisch factureren

Ondanks de verplichte karakter en de nodige aanpassingen, biedt elektronische facturatie aanzienlijke voordelen voor je bedrijfsvoering.

Snellere betalingen en betere cashflow

Onderzoek toont aan dat e-facturen gemiddeld 2-3 dagen sneller worden betaald. Dit komt doordat ze direct in het systeem van de ontvanger landen zonder tussenkomst van e-mail of post. De factuur wordt sneller gezien, sneller goedgekeurd en sneller betaald.

Voor een gemiddeld MKB-bedrijf betekent dit een verbetering van de cashflow met 5-10%. Dat is niet alleen prettiger voor je werkkapitaal, maar bespaart ook kosten van kortetermijnfinanciering.

Drastische reductie van administratieve fouten

Handmatige invoer van factuurgegevens leidt tot fouten in ongeveer 3-5% van de gevallen. Verkeerde bedragen, typfouten in rekeningnummers of ontbrekende gegevens kosten tijd om te corrigeren.

Bij gestructureerde e-facturatie verdwijnt dit probleem grotendeels. De data wordt automatisch overgenomen en gevalideerd. Fouten worden direct bij verzending gesignaleerd in plaats van achteraf ontdekt.

Lagere verwerkingskosten

Het handmatig verwerken van een factuur kost gemiddeld 10-15 minuten. Bij volledig geautomatiseerde e-facturatie daalt dit naar enkele seconden. Voor bedrijven die honderden facturen per maand verwerken, levert dit een aanzienlijke tijdsbesparing op.

Deze tijdswinst vertaalt zich direct naar lagere personeelskosten of vrijgemaakte tijd voor waardetoevoegende activiteiten in plaats van administratieve sleur.

Verbeterde compliance en controle

E-facturen laten een volledig digitaal spoor na. Het is exact te traceren wanneer een factuur is verzonden, ontvangen en verwerkt. Dit maakt controles door accountants of de belastingdienst eenvoudiger en vermindert het risico op geschillen.

Bovendien zorgt de gestandaardiseerde structuur ervoor dat alle verplichte velden aanwezig zijn. Je kunt geen factuur meer versturen die fiscaal niet in orde is.

Fiscaal voordeel: 120% aftrekbaarheid

De Belgische overheid stimuleert de overstap naar e-facturatie door software tijdelijk voor 120% aftrekbaar te maken voor kleine bedrijven en zelfstandigen. Dit betekent dat je niet alleen de kosten volledig kunt aftrekken, maar zelfs een extra 20% als investering.

De overstap maken: hoe Cashfeed uw bedrijf voorbereidt op B2B e-invoicing

De technische kant van e-facturatie kan complex lijken, maar met de juiste partner verloopt de overgang soepel en zonder verstoringen.

Analyse van je huidige situatie

Cashfeed begint met een grondige analyse van je huidige factuurprocessen. Hoeveel facturen verstuur en ontvang je? Welke software gebruik je nu? Wie is betrokken bij het goedkeuren en verwerken van facturen? Deze analyse vormt de basis voor een op maat gemaakt implementatieplan.

Naadloze integratie met je bestaande systemen

Of je nu Exact, Octopus, Yuki of een ander boekhoudpakket gebruikt, Cashfeed integreert naadloos. Je huidige workflow blijft grotendeels intact, maar wordt verrijkt met krachtige automatisering. Medewerkers hoeven geen volledig nieuwe systemen te leren.

Automatische conversie van alle factuurformaten

De realiteit is dat niet alle leveranciers op 1 januari 2026 klaar zullen zijn. Cashfeed lost dit op met intelligente OCR-technologie die PDF-facturen automatisch converteert naar gestructureerde data. Zo heb je één uniform proces, ongeacht hoe facturen binnenkomen.

Begeleide registratie op het Peppol-netwerk

Het Cashfeed-team begeleidt je door het hele registratieproces. Van het aanvragen van je Peppol-ID tot de eerste testfactuur duurt het gemiddeld 3-5 werkdagen. Je hoeft zelf geen technische kennis te hebben - alles wordt voor je geregeld.

Training en ondersteuning voor je team

Verandering vraagt om begeleiding. Cashfeed biedt praktische training aan je medewerkers, zodat iedereen weet hoe het nieuwe proces werkt. Ook na de implementatie blijft het supportteam beschikbaar voor vragen of problemen.

Doorlopende compliance en updates

Wetgeving verandert en technische standaarden evolueren. Cashfeed zorgt ervoor dat je systeem altijd up-to-date blijft zonder dat jij daar naar om hoeft te kijken. Automatische updates garanderen permanente compliance.

Veelgestelde vragen

Geldt de verplichting voor elk bedrijf in België?

Ja, de verplichting geldt voor alle Belgische bedrijven die BTW-plichtig zijn en facturen versturen aan andere bedrijven. Dit omvat grote ondernemingen, KMO's, eenmanszaken, freelancers en zelfs vzw's met commerciële activiteiten. De enige uitzondering zijn medische beroepen onder artikel 44 zoals dokters en tandartsen - zij zijn voorlopig vrijgesteld maar mogen wel vrijwillig overstappen.

Moet ik nu al e-facturen sturen naar de overheid (B2G)?

Ja, facturen aan Belgische overheden moeten al sinds 2019 elektronisch via Peppol worden verstuurd. Dit geldt voor alle overheidsniveaus: federaal, regionaal, provinciaal en gemeentelijk. Als je nog niet via Peppol factureert aan overheden, ben je nu al niet-compliant en loop je het risico dat je facturen niet worden aanvaard of betaald.

Wat is het Peppol-netwerk en heb ik dit verplicht nodig?

Ja, het Peppol-netwerk is verplicht voor B2B e-facturatie in België vanaf 2026. Peppol is een internationaal netwerk dat elektronische documenten op een veilige, gestandaardiseerde manier uitwisselt tussen bedrijven. Je hebt een Peppol Access Point nodig om facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Cashfeed fungeert als je Access Point en regelt alle technische aspecten.

Hoe kan ik een correcte e-factuur versturen via Cashfeed?

Via Cashfeed verstuur je e-facturen net zo eenvoudig als voorheen. Je maakt een factuur in je vertrouwde boekhoudsoftware of direct in Cashfeed. Het systeem controleert automatisch of alle verplichte velden aanwezig zijn, converteert de factuur naar het juiste UBL-formaat en verstuurt deze via Peppol. Je ontvangt een bevestiging zodra de factuur succesvol is afgeleverd bij de ontvanger.

Wat als mijn klant nog geen e-facturen kan ontvangen?

Dit is een reëel risico begin 2026. Je bent wettelijk verplicht om e-facturen te versturen, maar je klant is eveneens verplicht om ze te kunnen ontvangen. In de praktijk kun je tijdelijk een PDF als courtesy copy meesturen per e-mail, maar de officiële factuur moet via Peppol. Communiceer proactief met je klanten over hun Peppol-status en moedig hen aan om zich tijdig te registreren. Met Cashfeed kun je eenvoudig controleren of een klant al op het Peppol-netwerk is aangesloten voordat je een factuur verstuurt.