"Cashfeed haalt 1,3 miljoen euro op voor slim e-factureren via het Peppol-netwerk" kopte De Tijd in juli 2025.

De reacties?

• "Gefeliciteerd!"

• "Wat ga je ermee doen?"

• Maar ook: "Wat is dat Peppol precies?"

In deze blog zullen we het laatste adresseren en alles samenvatten. Omdat dat ook belangrijk voor jou kan zijn.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-Europese Publieke Inkoop OnLine.

Het klinkt misschien als een verre show, maar laat je niet misleiden. Het is de nieuwe standaard voor het snel, veilig en gestandaardiseerd verzenden van elektronische facturen (e-facturen in XML-formaat) tussen bedrijven en/of overheden. Het is de standaard factureringsnetwerk in België geworden, naast andere landen buiten Europa. En binnenkort zal het ook voor heel Europa zijn.

Het Peppol-netwerk is als WhatsApp, maar dan voor facturen. Je typt ze in, klikt op verzenden en boem, ze komen veilig bij de bedoelde ontvanger aan. Geen PDF's meer die via e-mail worden verzonden. Geen situaties meer van “oeps, die factuur is nooit aangekomen”.

Misschien zal de overheid op deze manier ook sneller BTW innen, hoewel dat niet is verklaard.

Waarom is Peppol belangrijk?

• Verplicht voor en door overheden: In België en veel andere Europese landen moeten leveranciers die met de overheid werken hun facturen al via Peppol indienen. Vanaf 1 januari zal dit verplicht zijn voor elke B2B-factuur — van het ene bedrijf naar het andere.

• Efficiëntie: E-facturen komen rechtstreeks in de betalingsomgeving van de ontvanger aan, zonder tussenstappen.

• Betere cashflow: Minder fouten en vertragingen betekent ook snellere betalingen.

• Internationale standaard: Peppol wordt geleidelijk uitgerold in heel Europa, met België als een van de koplopers, en daarbuiten (Australië, Singapore, enz.)

Hoe begin je?

1. Bepaal je behoeften

Als je vandaag de dag nog factureert zoals in 2007 – kleine PDF's, of mogelijk een Excel, handmatig scannen en doorsturen via e-mail of zelfs per post – dan maak je het jezelf moeilijk. Maar soms kun je gewoon niet zonder je Excel-formules of speciale functies van je factureringsprogramma.

Geen zorgen — met Cashfeed kun je facturen in alle formaten uploaden en ze omzetten naar het Peppol-ondersteunde XML-formaat. Op deze manier kun je je bestaande werkmethode behouden.

2. Kies wat past

Niet iedereen valt onder de Peppol-vereiste. In restaurants krijg je nog steeds BTW-bonnen, parkeerbonnen blijven geldig en buitenlandse leveranciers mogen je nog steeds PDF-facturen sturen. Daarom zal een goede OCR (Optische Tekenherkenning) essentieel zijn om al je facturen naar hetzelfde niveau te tillen. Anders moet je alles handmatig overtypen.

Een goede Peppol-tool automatiseert meer dan alleen versturen en ontvangen. Klanten van Cashfeed, bijvoorbeeld, spreken over een tijdsbesparing van 5-10X, kijkend naar het hele factureringsproces. Bovendien, met minder fouten, snellere betalingen en alles keurig gecodeerd en doorzoekbaar.

Andere KMO's waarderen dat ze, net als voorheen, facturen naar elkaar kunnen doorsturen voor beoordeling en goedkeuring waar nodig. Dat kan momenteel alleen soepel met Cashfeed, aangezien XML-bestanden niet met het blote oog leesbaar zijn.

Zijn er ook gratis tools?

Ja en nee. Als je vandaag de dag niet voor een factureringsprogramma hebt betaald, is het waarschijnlijk dat je dat vanaf nu moet doen — al dan niet via je accountant. Je softwareleverancier betaalt ook een variabele vergoeding voor de verbinding met het Peppol-netwerk en zal je een maandelijkse vergoeding in rekening brengen, meestal afhankelijk van je volume.

Tools zoals Doccle beweren gratis te zijn om je met het Peppol-netwerk te verbinden, maar dat geldt alleen voor ontvangen facturen. Als je zelf facturen wilt maken en betalen, heb je nog steeds een betaalde abonnement nodig. Anderen brengen extra kosten in rekening voor basisopties zoals OCR (tekstherkenning), extra gebruikers, het volgen van facturen of het maken van offertes.

"Als je niet betaalt voor het product, dan ben jij het product" geldt in deze context ook. Zorg ervoor dat je controleert waarvoor je betaalt en waarvoor je niet betaalt voordat je een keuze maakt. Of voel je vrij om je accountant, sociaal secretariaat of bankier te raadplegen.