"Cashfeed haalt 1,3 miljoen euro op voor slimmere e-facturering via het Peppol-netwerk" kopte De Tijd.

De reacties?

• "Gefeliciteerd!"

• "Wat ga je ermee doen?"

• Maar ook: "Wat is dat Peppol eigenlijk?"

In deze blog zullen we het laatste adresseren en alles samenvatten. Want dat kan ook belangrijk voor jou zijn.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-Europese Publieke Inkoop Online.

Het klinkt misschien als een verre show, maar laat je niet misleiden. Het is de nieuwe standaard voor snel, veilig en gestandaardiseerd verzenden van elektronische facturen (e-facturen in XML-formaat) tussen bedrijven en/of overheden. En binnenkort zal het de enige standaard zijn. Het wordt verplicht vanaf 1 januari 2026.

Het Peppol-netwerk is als WhatsApp, maar voor facturen. Je typt ze in, drukt op verzenden, en boem, ze bereiken veilig hun beoogde ontvanger. Geen PDF's meer die via e-mail worden verzonden. Geen "oeps, die factuur is nooit aangekomen" situaties meer.

Mogelijk zal de overheid ook sneller btw innen op deze manier, hoewel dat niet is vermeld.

Waarom is Peppol belangrijk?

• Verplicht voor en door overheden: In België en veel andere Europese landen moeten leveranciers die met de overheid werken al hun facturen via Peppol indienen. Vanaf 1 januari zal dit verplicht zijn voor elke B2B-factuur — van het ene bedrijf naar het andere.

• Efficiëntie: E-facturen komen direct aan in de betalingsomgeving van de ontvanger, zonder tussenstappen.

• Betere cashflow: Minder fouten en vertragingen betekent ook snellere betalingen.

• Internationale standaard: Peppol wordt geleidelijk uitgerold in heel Europa, met België als een van de voortrekkers, en verder (Australië, Singapore, enz.)

Hoe begin je?

1. Bepaal je behoeften

Als je vandaag de dag nog factureert zoals in 2007 – kleine PDF, of mogelijk een Excel, handmatig scannen en doorsturen via e-mail of zelfs per post – dan maak je het jezelf moeilijk. Maar soms kun je gewoon niet zonder je Excel-formules of speciale functies van je factureringsprogramma.

Geen zorgen — met Cashfeed kun je facturen in alle formaten uploaden en ze converteren naar het Peppol-ondersteunde XML-formaat. Op deze manier kun je nog steeds vasthouden aan je bestaande werkwijze.

2. Kies wat past

Niet iedereen valt onder de Peppol-verplichting. In restaurants ontvang je nog steeds btw-receipts, parkeerbonnen blijven geldig, en buitenlandse leveranciers mogen je nog steeds PDF-facturen sturen. Daarom zal een goede OCR (Optical Character Recognition) essentieel zijn om al je facturen naar hetzelfde niveau te tillen. Anders moet je dingen handmatig overtypen.

Een goede Peppol-tool automatiseert meer dan alleen verzenden en ontvangen. Klanten van Cashfeed praten bijvoorbeeld over een tijdwinst van 5-10X, als je naar het gehele factureringsproces kijkt. Bovendien, met minder fouten, snellere betalingen, en alles netjes gelogd en doorzoekbaar.

Andere KMO's waarderen dat ze, net als voorheen, facturen naar elkaar kunnen doorsturen voor beoordeling en goedkeuring waar nodig. Dat kan momenteel alleen soepel gedaan worden met Cashfeed, aangezien XML-bestanden met het blote oog niet leesbaar zijn.

Aangezien België een leider is in deze vereiste, zijn de meeste tools vandaag de dag Belgisch. Dus, je koopt ook lokaal.

3. Wacht niet te lang

Het wordt aanbevolen om zo vroeg mogelijk in het najaar over te stappen op een tool. Op deze manier ben je volledig operationeel tegen januari 2026, wanneer de eerste boetes worden opgelegd voor het niet kunnen verzenden of ontvangen via het Peppol-netwerk. Want die zijn geen grap:

• €1.500 voor de eerste constatering (of na een eerste waarschuwing)

• €3.000 voor de tweede constatering

• €5.000 vanaf de derde constatering

Bovendien doe je je accountant een groot plezier door de overstap voorbij de al drukke jaarafsluitperiode te maken. Op deze manier kan hij/zij controleren of de integratie met hun boekhoudpakket goed werkt.

Zijn er ook gratis tools?

Ja en nee. Als je vandaag de dag niet betaald hebt voor een factureringsprogramma, is de kans groot dat je dat vanaf nu zult moeten doen — of het nu via je accountant is of niet. Je softwareleverancier betaalt ook een variabele vergoeding voor de aansluiting op het Peppol-netwerk en zal jou een maandvergoeding aanrekenen, meestal afhankelijk van je volume.

Tools zoals Doccle beweren gratis te zijn om je te verbinden met het Peppol-netwerk, maar dat geldt alleen voor ontvangen facturen. Als je zelf facturen wilt aanmaken en betalen, moet je nog steeds een betaalde abonnementsvorm nemen. Anderen rekenen vervolgens extra voor basisopties zoals OCR (tekstherkenning), extra gebruikers, facturen volgen of offertes maken.

"Als je niet betaalt voor het product, dan ben jij het product" geldt ook in deze context. Bovendien, vergeet niet dat de kosten van jouw Peppol-tool tijdelijk aftrekbaar zijn tot 120% voor eenmanszaken, vrije beroepen en kleine bedrijven. Zorg ervoor dat je controleert waar je voor betaalt en waar je niet voor betaalt voordat je een keuze maakt. Of voel je vrij om je accountant, sociaal secretariaat of bankier te raadplegen.