Wat is e-invoicing en hoe werkt het?

E-invoicing is verplicht voor alle B2B-transacties in België vanaf 1 januari 2026. Dit betekende een aanzienlijke verandering voor bedrijven die nog steeds met pdf-facturen via e-mail of zelfs papieren facturen werken. In deze uitgebreide gids leggen we uit wat e-invoicing inhoudt, hoe het werkt en hoe u uw bedrijf kunt voorbereiden op deze nieuwe verplichting.

Wat is e-invoicing?

E-invoicing, ook wel elektronische facturatie genoemd, is het proces waarbij facturen worden gemaakt, verzonden, ontvangen en verwerkt in een gestructureerd digitaal formaat. Dit gaat veel verder dan het simpelweg verzenden van een pdf-factuur via e-mail.

Een e-factuur is een factuur die:

• Is opgemaakt in een gestandaardiseerd XML-formaat

• Gestructureerde code bevat die automatisch kan worden verwerkt

• Wordt uitgewisseld via een beveiligd netwerk (zoals, maar niet beperkt tot, Peppol)

• Volledig digitaal stroomt van zender naar ontvanger

Het grote verschil met traditionele facturatie is dat e-facturen machineleesbaar zijn. Dit betekent dat de ontvangende partij de factuurgegevens automatisch kan inlezen met hun programma, zonder handmatige invoer. Cashfeed is zo'n tool die alles vertaalt in duidelijke taal.

Verschil tussen e-factuur en pdf-factuur

Hoewel beide digitaal zijn, is er een wereld van verschil tussen een traditionele pdf-factuur en een echte e-factuur:

Pdf-factuur via e-mail:

• Statisch document dat niet automatisch kan worden verwerkt

• Vereist handmatige invoer door de ontvanger

• Geen gestandaardiseerde structuur

• Gevoelig voor fouten tijdens handmatige verwerking

• Geen automatische validatie

  
  

E-factuur (XML-formaat):

• Gestructureerde data die automatisch kan worden verwerkt

• Directe integratie met systemen zoals Cashfeed en boekhoudsystemen

• Gestandaardiseerd formaat volgens internationale normen

• Automatische validatie van gegevens

• Snellere verwerking en minder fouten

Hoe werkt e-invoicing?

Proces van creatie tot verwerking

Het e-invoicingproces verloopt in verschillende stappen:

1. Creatie De factuur wordt gemaakt in een facturatieprogramma dat e-facturen ondersteunt. Cashfeed is zo'n programma dat erom bekend staat e-facturen in een mum van tijd te maken. Het systeem zet de factuurgegevens vervolgens om naar het juiste XML-formaat volgens de wettelijk vereiste normen.

2. Verzending De e-factuur wordt naar de ontvanger verzonden via een beveiligd netwerk (in België is dit Peppol). De tool, ook wel Access Point Provider genoemd, zorgt voor de technische verbinding met het netwerk.

3. Ontvangst De ontvanger ontvangt de e-factuur via zijn eigen Access Point. Het systeem valideert automatisch of de factuur correct is opgemaakt en aan alle eisen voldoet.

4. Verwerking De ontvangen e-factuur kan automatisch worden ingelezen in het boekhoudsysteem van de ontvanger, waar verdere verwerking en goedkeuring plaatsvindt.

Bestandsformaten en standaarden (UBL, Peppol-BIS)

E-facturen maken gebruik van gestandaardiseerde formaten om interoperabiliteit te garanderen:

UBL (Universal Business Language): Een internationale standaard voor elektronische zakelijke documenten. UBL definieert de XML-structuur voor verschillende documenten, waaronder facturen.

Peppol-BIS (Business Interoperability Specifications): Specifieke implementatierichtlijnen die bepalen hoe UBL binnen het Peppol-netwerk wordt gebruikt. Deze zorgen ervoor dat alle deelnemers dezelfde "taal" spreken.

Deze standaarden bevatten regels voor:

• Verplichte en optionele velden

• Gegevensformaten (datums, bedragen, codes)

• Validatieregels

• Codelijsten (btw-tarieven, valuta's, enz.)

Validatie en interoperabiliteit

Een cruciaal aspect van e-invoicing is automatische validatie. Elke e-factuur wordt gecontroleerd op:

• Syntactische juistheid (correcte XML-structuur)

• Semantische juistheid (logische consistentie van gegevens)

• Bedrijfsregels (bijvoorbeeld btw-berekeningen)

Deze validatie vindt plaats bij zowel verzending als ontvangst, wat zorgt voor een hoge kwaliteit van de uitgewisselde gegevens.

Rol van Cashfeed

Cashfeed speelt een belangrijke rol als e-invoicingtool door:

• Peppol Access Point: Toegang tot het Peppol-netwerk vergemakkelijken

• Conversie: Facturen in alle formaten (Excel, pdf, enz.) omzetten naar XML

• OCR-technologie: Automatische tekstherkenning voor inkomende pdf-facturen

• Workflow-ondersteuning: Facturen doorsturen voor goedkeuring en controle

• Integratie: Koppelingen met alle populaire boekhoudpakketten

Klanten van Cashfeed rapporteren een tijdsbesparing van 5 tot 10 keer over het gehele facturatieproces, met minder fouten en snellere betalingen.

Wettelijk kader voor e-invoicing in België

Vanaf 1 januari 2026 is e-invoicing verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven die btw-plichtig zijn. De boetes voor niet-naleving waren vanaf het begin aanzienlijk:

• € 1.500 voor de eerste vaststelling

• € 3.000 voor de tweede vaststelling

• € 5.000 vanaf de derde vaststelling

Peppol and e-invoicing

Peppol, kort voor Pan-European Public Procurement OnLine, is het internationale netwerk waarover e-facturen kunnen worden uitgewisseld. Het fungeert als een soort "WhatsApp voor facturen" - een beveiligd netwerk waar bedrijven en overheden elektronische documenten kunnen uitwisselen.

Voor meer informatie over Peppol verwijzen we u graag naar ons uitgebreidere artikel "Wat is Peppol eigenlijk?".

Stappen om te starten met e-invoicing

1. Inventarisatie van het huidige facturatieproces

Bepaal uw behoeften op basis van uw huidige werkwijze.

• Welk(e) facturatieprogramma('s) gebruikt u vandaag?

• Hoeveel facturen verzendt en ontvangt u per maand?

• Wie is er betrokken bij het facturatieproces? Met andere woorden, zult u in deze nieuwe omgeving ook met anderen moeten samenwerken, en op welke manier?

• Welke integraties bestaan er met andere systemen?

• Wat zijn de knelpunten in het huidige proces?

Soms kunt u simpelweg niet zonder uw Excel-formules of speciale functies van uw huidige facturatieprogramma.

2. Keuze van software of e-invoicing provider

Uw bestaande facturatieprogramma ondersteunt Peppol mogelijk ook. Zoek uit hoe het dat zal doen.

Al uw facturen digitaal ontvangen in een gestandaardiseerd formaat is een enorme kans. Zo kan alles direct worden ingelezen en klaargezet voor goedkeuring of betaling, krijgt u realtime inzichten (vaarwel Excel-sheets) en kan AI u helpen herhalende facturen sneller te verwerken.

Kies dus verstandig, want de juiste functionaliteiten kunnen u veel tijd besparen.

Let op factoren zoals gebruiksgemak, integratiemogelijkheden, kosten (maar denk ook aan de 120% aftrekbaarheid), extra diensten (OCR, workflow, enz.), ondersteuning en schaalbaarheid.

3. Testen en validatie

De meeste tools bieden u een paar weken gratis gebruik aan voordat ze betalend worden. Deze tijd moet u in staat stellen om meerdere tools gratis te testen voor validatie, voordat u zich aan één tool verbindt.

Één? Ja, dat klopt. U kunt maar één Peppol Access Point hebben voor het ontvangen van uw Peppol-facturen. Uw "brievenbus" kan maar op één plek staan. U kunt wel facturen verzenden vanuit meerdere systemen, hoewel het dan wat complexer wordt om een consistente factuurnummering toe te passen.

4. Interne workflow herzien

E-invoicing kan aanpassingen vereisen in uw interne processen:

• Goedkeuringsprocedures voor inkomende e-facturen

• Nieuwe controle- en validatiestappen

• Back-upprocedures voor technische problemen

• Het bewaren van elektronische documenten

5. Personeel opleiden en communiceren

Zorg voor voldoende training voor uw team. Cashfeed is bijvoorbeeld uiterst intuïtief, maar biedt een scala aan hulppagina's en een live chat.

De voordelen van e-invoicing

• Snellere betalingen & ontvangsten

E-facturen komen rechtstreeks in het systeem van de ontvanger terecht, zonder tussenpersonen. Dit elimineert vertragingen veroorzaakt door postbezorging, e-mailproblemen of handmatige verwerking.

Gemiddeld worden e-facturen enkele dagen sneller betaald dan traditionele facturen.

• Minder kans op fouten

Automatisering vermindert menselijke fouten aanzienlijk. Cashfeed koppelt met Bizzy om altijd de meest actuele bedrijfsgegevens op facturen te gebruiken.

De kans op typefouten bij handmatige invoer van inkomende facturen daalt ook aanzienlijk. Zowel in Cashfeed als in uw bank-app.

Bovendien is er ook een veel lager risico op foutieve boekingen en kunt u rekenen op een consistente toepassing van de btw-regels.

Vereenvoudiging van de boekhouding

E-invoicing stroomlijnt het gehele boekhoudproces: automatische import in boekhoudpakketten, snellere matching van betalingen, gestructureerde archivering en betere en meer realtime rapportage en analyse.

Integratie met bestaande systemen

Boekhoudpakket en ERP-koppelingen

Cashfeed zal uw facturen automatisch doorsturen naar uw boekhoudpakket, in pdf- of xml-formaat.

API's en data mapping

Voor maatwerkintegraties worden API's gebruikt:

• RESTful API's voor realtime uitwisseling

• Webhook-notificaties voor statusupdates

• Data mapping voor veldconversies

• Fouthandeling en retry-mechanismen

Automatisering van matching en reconciliatie

Geavanceerde e-invoicingsoplossingen bieden:

• Automatische matching of facturen met bestellingen

• Reconciliatie van betalingen

• Afwijkingenbeheer

• Goedkeuringsworkflows

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat is het verschil tussen e-factuur en pdf via e-mail?

Het grootste verschil zit in de verwerkbaarheid. Een pdf is een statisch document dat handmatig verwerkt moet worden, terwijl een e-factuur gestructureerde data bevat die automatisch door computersystemen gelezen kan worden. E-facturen maken gebruik van XML-formaten die machineleesbaar zijn, wat zorgt voor een automatische en foutloze verwerking, validatie en integratie.

Is een pdf via e-mail een e-factuur?

Nee, een pdf-factuur die via e-mail wordt verzonden, is geen e-factuur in de zin van de wetgeving. Voor de verplichte e-invoicing vanaf 2026 moet de factuur in XML-formaat worden uitgewisseld via een gestructureerd netwerk zoals Peppol. Pdf's zijn niet gestructureerd genoeg voor automatische verwerking.

Welke kosten zijn verbonden aan e-invoicing?

De kosten variëren afhankelijk van uw keuze, ergens tussen gratis en € 15 per maand voor basisgebruik. Vaak is een deel van die abonnementsprijs variabel afhankelijk van het aantal facturen dat u verwerkt. Setup en ondersteuning zijn meestal gratis of al inbegrepen in deze prijs.