Wat is e-facturering en hoe werkt het?
E-facturering zal verplicht worden voor alle B2B-transacties in België vanaf 1 januari 2026. Dit betekent een aanzienlijke verandering voor bedrijven die nog werken met PDF-facturen via e-mail of zelfs papieren facturen. In deze uitgebreide gids leggen we uit wat e-facturering inhoudt, hoe het werkt en hoe u uw bedrijf kunt voorbereiden op deze nieuwe verplichting.
Wat is e-facturering?
E-facturering, ook bekend als elektronische facturering, is het proces waarbij facturen worden aangemaakt, verzonden, ontvangen en verwerkt in een gestructureerd digitaal formaat. Dit gaat veel verder dan simpelweg een PDF-factuur via e-mail verzenden.
Een e-factuur is een factuur die:
In een gestandaardiseerd XML-formaat is opgemaakt
S gestructureerde code bevat die automatisch kan worden verwerkt
Via een beveiligd netwerk wordt uitgewisseld (zoals, maar niet beperkt tot, Peppol)
Volledig digitale stromen van verzender naar ontvanger heeft
Het belangrijkste verschil met traditionele facturering is dat e-facturen machine-leesbaar zijn. Dit betekent dat de ontvangende partij de factuurgegevens automatisch met hun programma kan lezen, zonder handmatige invoer. Cashfeed is zo'n tool die alles in gewone taal vertaalt.
Verschil tussen e-factuur en PDF-factuur
Hoewel beide digitaal zijn, is er een wereld van verschil tussen een traditionele PDF-factuur en een echte e-factuur:
PDF-factuur via e-mail:
Statisch document dat niet automatisch kan worden verwerkt
Vereist handmatige invoer door de ontvanger
Geen gestandaardiseerde structuur
Gevoelig voor fouten tijdens handmatige verwerking
Geen automatische validatie
E-factuur (XML-formaat):
Gestructureerde gegevens die automatisch kunnen worden verwerkt
Directe integratie met systemen zoals Cashfeed en boekhoudsystemen
Gestandaardiseerd formaat volgens internationale normen
Automatische validatie van gegevens
Snellere verwerking en minder fouten
Hoe werkt e-facturering?
Proces van creatie tot verwerking
Het e-factureringsproces verloopt in verschillende stappen:
1. Creatie De factuur wordt aangemaakt in een factureringsprogramma dat e-facturen ondersteunt. Cashfeed is zo'n programma dat bekend staat om zijn snelle creatie van e-facturen. Het systeem zet vervolgens de factuurgegevens om naar het juiste XML-formaat volgens de wettelijk vereiste normen.
2. Verzenden De e-factuur wordt verzonden naar de ontvanger via een beveiligd netwerk (in België is dit Peppol). De tool, ook wel toegangspuntprovider genoemd, zorgt voor de technische verbinding met het netwerk.
3. Ontvangst De ontvanger ontvangt de e-factuur via zijn eigen toegangspunt. Het systeem valideert automatisch of de factuur correct is opgemaakt en aan alle vereisten voldoet.
4. Verwerking De ontvangen e-factuur kan automatisch in het boekhoudsysteem van de ontvanger worden ingelezen, waar verdere verwerking en goedkeuring plaatsvindt.
Bestandsformaten en standaarden (UBL, Peppol-BIS)
E-facturen maken gebruik van gestandaardiseerde formaten om interoperabiliteit te waarborgen:
UBL (Universal Business Language): Een internationale standaard voor elektronische bedrijfsdocumenten. UBL definieert de XML-structuur voor verschillende documenten, waaronder facturen.
Peppol-BIS (Business Interoperability Specifications): Specifieke implementatierichtlijnen die bepalen hoe UBL binnen het Peppol-netwerk wordt gebruikt. Deze zorgen ervoor dat alle deelnemers dezelfde "taal" spreken.
Deze standaarden bevatten regels voor:
Verplichte en optionele velden
Gegevensformaten (datums, bedragen, codes)
Validatieregels
Code lijsten (btw-tarieven, valuta, enz.)
Validatie en interoperabiliteit
Een cruciaal aspect van e-facturering is automatische validatie. Elke e-factuur wordt gecontroleerd op:
Syntactische correctheid (correcte XML-structuur)
Semantische correctheid (logische consistentie van gegevens)
Bedrijfsregels (bijvoorbeeld btw-berekeningen)
Deze validatie vindt plaats bij zowel het verzenden als het ontvangen, waardoor de kwaliteit van de uitgewisselde gegevens hoog blijft.
Rol van Cashfeed
Cashfeed speelt een belangrijke rol als e-facturerings tool door:
Peppol Toegangspunt: Toegang tot het Peppol-netwerk faciliteren
Conversie: Facturen in alle formaten (Excel, PDF, enz.) omzetten naar XML
OCR-technologie: Automatische tekstherkenning voor binnenkomende PDF-facturen
Workflow-ondersteuning: Facturen doorsturen voor goedkeuring en controle
Integratie: Verbindingen met alle populaire boekhoudpakketten
Klant van Cashfeed rapporteert een tijdsbesparing van 5-10 keer over het gehele factureringsproces, met minder fouten en snellere betalingen.
Juridisch kader voor e-facturering in België
Vanaf 1 januari 2026 zal e-facturering verplicht zijn voor alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven die btw-plichtig zijn. De boetes voor niet-naleving zijn aanzienlijk:
€1.500 voor de eerste constatering
€3.000 voor de tweede constatering
€5.000 vanaf de derde constatering
Voor een uitgebreide uitleg van de juridische verplichtingen, uitzonderingen en overgangsmaatregelen, raden we aan onze gedetailleerde post over het juridische kader te lezen.
Peppol en e-facturering
Peppol, wat staat voor Pan-Europese Overheidsaanbestedingen Online, is het internationale netwerk waarover e-facturen kunnen worden uitgewisseld. Het fungeert als een soort "WhatsApp voor facturen" - een veilig netwerk waar bedrijven en overheden elektronische documenten kunnen uitwisselen.
Voor meer informatie over Peppol verwijzen we u naar onze uitgebreidere post "Wat is Peppol eigenlijk?".
Stappen om te beginnen met e-facturering
Inventaris van het huidige factureringsproces
Bepaal uw behoeften op basis van uw huidige werkwijze.
Welke factureringsprogramma('s) gebruikt u vandaag?
Hoeveel facturen stuurt en ontvangt u per maand?
Wie is er betrokken bij het factureringsproces? Met andere woorden, moet u in deze nieuwe omgeving ook met anderen samenwerken, en op welke manier?
Welke integraties zijn er met andere systemen?
Wat zijn de knelpunten in het huidige proces?
Soms kunt u gewoon niet zonder uw Excel-formules of speciale functies van uw huidige factureringsprogramma.
Kies software of e-factureringsprovider
Uw bestaande factureringsprogramma kan ook Peppol ondersteunen. Kijk hoe het dat kan doen.
Digitaal alle facturen ontvangen in een gestandaardiseerd formaat is een enorme kans. Op deze manier kan alles onmiddellijk worden gelezen en voorbereid voor goedkeuring of betaling, u krijgt realtime inzicht (tot ziens Excel-sheets), en AI kan u helpen bij het sneller verwerken van terugkerende facturen.
Kies dus wijs, want de juiste functionaliteiten kunnen u veel tijd besparen.
Let ook op factoren zoals gebruiksvriendelijkheid, integratiemogelijkheden, kosten (maar overweeg ook de 120% afschrijfbaarheid), aanvullende diensten (OCR, workflow, enz.), ondersteuning en schaalbaarheid.
Testen en validatie
Begin op tijd. Met de verplichte deadline van 1 januari 2026 is het beter om nu al tools te scouten. De meeste tools bieden u enkele weken gratis gebruik voordat ze betaald worden. Deze tijd moet u in staat stellen om gratis meerdere tools voor validatie te testen.
Weet ook dat u slechts één Peppol-toegangspunt voor het ontvangen van uw Peppol-facturen kunt hebben. Uw "postvak" kan slechts op één plaats zijn. U kunt facturen vanuit meerdere systemen verzenden, hoewel het een beetje complexer wordt om een consistente factuurnummering toe te passen.
Herzie interne workflow
E-facturering kan aanpassingen in uw interne processen vereisen:
Goedkeuringsprocedures voor binnenkomende e-facturen
Nieuwe controle- en validatiestappen
Back-upprocedures voor technische problemen
Het behouden van elektronische documenten
Training personeel en communicatie
Zorg voor adequate training voor uw team. Cashfeed is bijvoorbeeld extreem intuïtief maar biedt een reeks help-pagina's en een live chat.
De voordelen van e-facturering
Snellere betalingen & ontvangsten
E-facturen komen rechtstreeks in het systeem van de ontvanger, zonder tussenpersonen. Dit elimineert vertragingen veroorzaakt door postbezorging, problemen met e-mail of handmatige verwerking.
Gemiddeld worden e-facturen enkele dagen sneller betaald dan traditionele facturen.
Minder kans op fouten
Automatisering vermindert menselijke fouten aanzienlijk. Cashfeed verbindt met Bizzy om altijd de meest actuele bedrijfsgegevens op facturen te gebruiken.
De kans op typefouten tijdens handmatige invoer voor binnenkomende facturen daalt ook aanzienlijk. Zowel in Cashfeed als in uw bankapp.
Bovendien is er ook een veel lagere kans op verkeerde boekingen, en u kunt rekenen op een consistente toepassing van btw-regels.
Vereenvoudiging van boekhouding
E-facturering stroomlijnt het gehele boekhoudproces: automatische import in boekhoudpakketten, snellere matching van betalingen, gestructureerde archivering en betere en meer realtime rapportage en analyse.
Integratie met bestaande systemen
Boekhoudpakket en ERP-verbindingen
Cashfeed zal automatisch uw facturen doorsturen naar uw boekhoudpakket, in pdf- of xml-formaat.
API's en gegevensmapping
Voor aangepaste integraties worden API's gebruikt:
RESTful API's voor realtime-uitwisseling
Webhook-meldingen voor statusupdates
Gegevensmapping voor veldconversies
Foutafhandeling en opnieuw proberen mechanismen
Automatisering van matching en reconciliatie
Geavanceerde e-factureringsoplossingen bieden:
Automatische matching van facturen met bestellingen
Reconciliatie van betalingen
Afwijkingsbeheer
Goedkeuringsworkflows
Veelgestelde Vragen (FAQ)
Wat is het verschil tussen e-factuur en PDF via e-mail?
Het grootste verschil ligt in de verwerkbaarheid. Een PDF is een statisch document dat handmatig moet worden verwerkt, terwijl een e-factuur gestructureerde gegevens bevat die automatisch door computersystemen kunnen worden gelezen. E-facturen gebruiken XML-formaten die machine-leesbaar zijn, waardoor automatische en foutloze verwerking, validatie en integratie mogelijk zijn.
Is een PDF via e-mail een e-factuur?
Nee, een PDF-factuur die via e-mail is verzonden, is geen e-factuur in de zin van de wetgeving. Voor verplichte e-facturering vanaf 2026 moet de factuur in XML-formaat worden uitgewisseld via een gestructureerd netwerk zoals Peppol. PDF's zijn niet gestructureerd genoeg voor automatische verwerking.
Welke kosten zijn verbonden aan e-facturering?
Kosten variëren afhankelijk van uw keuze, ergens tussen gratis en €15 per maand voor basisgebruik. Vaak is een deel van die abonnementsprijs variabel, afhankelijk van het aantal facturen dat u verwerkt. Setup en ondersteuning zijn meestal gratis of al in deze prijs inbegrepen.
Goed nieuws: E-factureringssoftware is momenteel voor 120% aftrekbaar voor eenmanszaken, vrije beroepen en kleine bedrijven.
Automatiseer uw facturen en bespaar tijd.
Gebruik Cashfeed voor e-facturering, verminder handmatige taken en versnel betalingen.
