Vanaf vandaag ondersteunt Cashfeed GLN-nummers in e-facturatie. Je kunt nu GLN's opslaan per klant, per locatie en per afdeling, en ze automatisch laten plaatsen in de juiste velden van je Peppol-facturen.

Deze functie is ontwikkeld als rechtstreeks antwoord op vragen van enkele van onze klanten die werken met grotere opdrachtgevers die GLN-identifiers vereisen als onderdeel van hun geautomatiseerde factuurverwerking. Als je al GLN-gerelateerde weigeringen hebt meegemaakt, of ze verwacht, dan is deze update voor jou.

Wat is een GLN, en waarom is dat belangrijk?

Een GLN — Global Location Number — is een 13-cijferige identificatiecode die wordt beheerd door GS1. Het identificeert een specifieke locatie of afdeling binnen een organisatie: een magazijn, een inkoopteam, een factuuradres. Waar een btw-nummer een bedrijf identificeert als juridische entiteit, identificeert een GLN waar binnen dat bedrijf een document naartoe moet.

In gestructureerde e-facturatieformaten zoals Peppol UBL wordt de GLN gebruikt om facturen automatisch naar de juiste bestemming te sturen. Als die ontbreekt of in het verkeerde XML-veld staat, wordt de factuur zonder uitleg geweigerd. Je komt daar pas weken later achter wanneer de betaling uitblijft.

Grotere organisaties hebben doorgaans meerdere GLN's, één per vestiging of afdeling. Tot nu toe konden de meeste facturatiesoftware — inclusief eerdere versies van Cashfeed — hier niet correct mee omgaan.

Wat is er nieuw in Cashfeed

De update omvat de volledige GLN-workflow:

• Meerdere GLN-nummers per klant opslaan, gekoppeld aan specifieke locaties of afdelingen

• De juiste GLN selecteren wanneer je een factuur voor die klant aanmaakt

• De GLN wordt automatisch in de juiste XML-velden van je Peppol-bestand geschreven

• Validatie vóór verzending: als een GLN ontbreekt of verkeerd geconfigureerd is, meldt Cashfeed het nog voordat het bestand wordt verzonden

• Volledige compatibiliteit met Peppol UBL 2.1 en EN 16931

Hoe je het instelt

GLN instellen in Cashfeed is eenvoudig. In het profiel van je klant kun je nu een of meer GLN-nummers toevoegen en ze labelen per locatie of afdeling.

Wanneer je een Peppol-factuur voor die klant aanmaakt, selecteer je de relevante GLN en handelt Cashfeed de rest af.

Als je niet zeker weet welke GLN je voor een specifieke klant moet gebruiken, is de eenvoudigste aanpak om het rechtstreeks aan hun accounts payable-team te vragen. Zij weten welke GLN overeenkomt met de juiste facturatie-entiteit in hun systeem.

Waarom dit in de praktijk belangrijk is

GLN-vereisten komen steeds vaker voor bij grotere organisaties die hun accounts payable hebben geautomatiseerd. Voor leveranciers zijn de gevolgen van een fout hierin concreet: afgewezen facturen, vertraagde betalingen en geen automatische melding dat er iets misging.

Met GLN-ondersteuning op zijn plaats komen facturen die via Cashfeed worden verzonden voortaan in de eerste keer correct gestructureerd aan op de juiste bestemming. Dat betekent minder weigeringen, voorspelbare betalingstermijnen en een reden minder voor een klant om je te bestempelen als een leverancier met terugkerende technische problemen.

Probeer het in je account

GLN-ondersteuning is vanaf heden beschikbaar voor alle Cashfeed-gebruikers. Je kunt GLN-nummers rechtstreeks vanaf hun profielpagina aan je bestaande klanten toevoegen.