Bij factuurfraude denken mensen aan een valse factuur van een bedrijf dat niet bestaat. Die bestaan. Maar in onze gegevens zijn ze zeldzaam, en daar gaat ook niet het meeste geld naartoe.

We bekeken drie maanden aankoopfacturen die Cashfeed voor honderden bedrijven verwerkte. Dit is wat er echt tussen die facturen en een foute betaling stond, en wat je zelf kunt controleren, met of zonder software.

1. Dezelfde factuur, twee keer

De meest voorkomende foute betaling is helemaal geen fraude. Het is een echte factuur twee keer betalen.

Facturen komen voortdurend meer dan één keer binnen: het origineel en een herinnering, een Peppol-factuur en de gemailde pdf, een kopie die een collega "voor de zekerheid" doorstuurt. Ongeveer één op de zes bestanden die bij Cashfeed binnenkwamen, was een kopie van een factuur die er al was: hetzelfde bestand, of hetzelfde factuurnummer van dezelfde leverancier. Die werden opzijgelegd zonder dat iemand ernaar moest kijken. Ongeveer één op de veertig facturen leek op een kopie zonder identiek te zijn. Bijna negen op de tien daarvan werden inderdaad als dubbel verwijderd.

Wat je controleert: leverancier, factuurnummer en bedrag samen. Niet de bestandsnaam, niet het kanaal. Een controle op dubbels die alleen binnen één mailbox werkt, mist de Peppol-factuur en haar pdf-kopie. Daarover schreven we in Tien maanden verplichte Peppol.

En elke controle op dubbels is maar zo goed als de gegevens die ze vergelijkt. Een verkeerd gelezen totaal op een scan maakt van een kopie een "nieuwe" factuur. Wees achterdochtig bij twee facturen met hetzelfde nummer en een licht ander bedrag.

2. De juiste leverancier, de verkeerde bankrekening

De fraude die bedrijven het meest kost, is meestal geen valse factuur. Het is een echte factuur met een ander rekeningnummer. Een gehackte mailbox bij de leverancier, een e-mail die meldt dat "onze bankgegevens gewijzigd zijn", een pdf die onderweg naar jou aangepast werd.

Op ongeveer één op de tweehonderd facturen in Cashfeed stond een nieuwe bankrekening voor een leverancier die al een andere rekening had. De meeste waren echt: leveranciers veranderen van bank, openen een tweede rekening of stappen over naar een betaalprovider. Eén factuur meldde in hoofdletters "NIEUWE BANKGEGEVENS!" op een grote voorafbetaling, met een rekening bij een buitenlandse fintech. Die was echt. Een andere kwam van een bedrijf, te betalen op een rekening op naam van een privépersoon. Je kunt het niet afleiden uit het document alleen, en daar gaat het net om.

Wat je controleert:

• Bevestig een nieuwe rekening nooit via de contactgegevens op de factuur, of in de e-mail die de wijziging aankondigde. Bel de leverancier op een nummer dat je al had.

• Controleer of de rekening op naam van de leverancier staat. Sinds oktober 2025 controleren banken in de eurozone of de naam die je ingeeft overeenkomt met de rekeninghouder, voor een overschrijving vertrekt. Klik een waarschuwing over een afwijkende naam niet zomaar weg. Cashfeed doet hetzelfde: wanneer je vanuit Cashfeed betaalt, controleert het voor elke factuur de naam tegen de rekeninghouder en toont het je het resultaat voor er iets vertrekt.

• Controleer of het land klopt. Een Belgische leverancier die betaald wordt op een buitenlandse rekening is niet noodzakelijk fraude, maar het is een telefoontje waard.

In Cashfeed wordt een nieuwe rekening voor een leverancier die er al een heeft, gemarkeerd als niet geverifieerd. Een factuur op die rekening kan pas vanuit Cashfeed betaald worden nadat een beheerder de rekening geverifieerd heeft.

3. De juiste leverancier, een andere afzender

Een variatie op hetzelfde thema: de factuur ziet er echt uit en komt van een leverancier die je kent, maar van een e-mailadres dat die leverancier nooit eerder gebruikte. Een domein dat erop lijkt, een gratis mailaccount, één letter verschil.

Bij bijna één op de vijf bedrijven werd minstens één zo'n factuur tegengehouden tot iemand ze bekeken had. Bijna een kwart van die facturen werd verwijderd.

Wat je controleert: vergelijk de afzender met het adres op vorige facturen van die leverancier. Lees het domein letter per letter.

In Cashfeed wordt een factuur van een bekende leverancier die van een onbekend adres komt, tegengehouden, met de reden op het scherm. Een beheerder kan het adres met één klik aan de lijst van de leverancier toevoegen.

4. De factuur die niemand besteld heeft

Dan de valse facturen in de strikte zin. Ze komen in een paar herkenbare vormen:

• Een brief die er officieel uitziet. Een "ondernemingsregister", een merkenbureau, een dienst voor btw-registratie. De echte instanties factureren niet op die manier, en zeker niet naar een rekening in een land dat niets met hen te maken heeft.

• "Dit is geen factuur" in de kleine letters van een document dat er precies zo uitziet. Het is een aanbod, verkleed als rekening.

• Een abonnement dat je nooit ondertekend hebt, met stilzwijgende verlenging.

• Een echt bedrijf, dat een echte dienst verkoopt, die niemand besteld heeft. Dit najaar stuurde een buitenlands bedrijf binnen twee weken facturen van €400 tot €750 voor "monitoring van bedrijfsgegevens" naar verschillende Belgische bedrijven, gevolgd door herinneringen. Waarschuwingslijsten in drie landen vermelden het. De facturen zelf zagen er volkomen gewoon uit.

Bij dat laatste type verraadt het document alleen niets. Daarom toetst Cashfeed elke leverancier waarvan een bedrijf voor het eerst een factuur krijgt aan publieke waarschuwingslijsten en fraudemeldingen op het web, voor de factuur verder kan. Een leverancier die in zo'n waarschuwing opduikt, wordt tegengehouden, met links naar de bronnen. En omdat het resultaat over heel Cashfeed gedeeld wordt, wordt een leverancier die bij één bedrijf gemarkeerd werd, bij het volgende meteen herkend.

En er is een grijze zone: lidmaatschappen, sponsoringaanvragen en vermeldingen in bedrijvengidsen die volledig legitiem zijn, maar waar niemand om gevraagd heeft, verstuurd met een vooraf ingevulde overschrijving.

Wat je controleert: heeft iemand hier dit besteld? Die ene vraag is beter dan elke documentcontrole. Een factuur die er volkomen normaal uitziet, komt door elke geautomatiseerde controle die bestaat. Ze komt niet voorbij de collega die weet dat niemand ze besteld heeft. Daarom is een goedkeuringsstap bij wie de bestelling plaatste meer waard dan eender welk alarmsignaal.

Cashfeed leest pdf-facturen op de signalen hierboven: een officiële instantie die nagebootst wordt, een disclaimer in de kleine letters, een rekening die niet past bij de opgegeven identiteit, druk om snel te betalen. Een verdacht document wordt tegengehouden met uitleg, en ongevraagde aanbiedingen krijgen een eigen label. De controle is bewust voorzichtig. Minder dan 1 op 1.000 pdf-facturen wordt gemarkeerd, en veel daarvan blijken echte maar ongewone documenten, zoals een aanslagbiljet of een provisieaanvraag van een notaris. Een minuut om er een weg te klikken is goedkoper dan een betaling die je niet kunt terugdraaien.

Een checklist voor je betaalt

Cashfeed stelt al deze vragen voor je, bij elke factuur. Betaal je buiten Cashfeed? Stel ze dan zelf.

• Hebben we dit besteld, en hebben we het ontvangen? Cashfeed stuurt elke factuur door je goedkeuringsflow en vergelijkt ze, waar je die hebt, met de bestelbon en de ontvangstbon.

• Is dit factuurnummer nieuw voor deze leverancier? Cashfeed vergelijkt elke factuur met de facturen die er al zijn.

• Hebben we deze leverancier al eerder betaald, op exact deze rekening? Een nieuwe rekening wordt als niet geverifieerd gemarkeerd en kan pas vanuit Cashfeed betaald worden nadat een beheerder ze geverifieerd heeft.

• Komt de factuur van het adres dat deze leverancier altijd gebruikt? Een factuur van een adres dat de leverancier nooit eerder gebruikte, wordt tegengehouden.

• Staat de rekening op naam van de leverancier, in een land dat klopt? Cashfeed markeert een rekening die niet bij de leverancier past, en controleert bij het betalen de naam tegen de rekeninghouder.

• Komt de "officiële" brief echt van die instantie? Cashfeed herkent documenten die een officiële instantie nabootsen, en disclaimers in de kleine letters.

• Is het bedrijf nieuw voor je? Cashfeed toetst het aan publieke waarschuwingslijsten en fraudemeldingen.

• Zet iemand je onder druk om vandaag te betalen? Druk om snel te betalen is een van de signalen die Cashfeed in elke pdf-factuur leest.

Waar Cashfeed past

Al deze controles lopen voor een factuur in de betaalwachtrij terechtkomt, niet nadat het geld weg is. Dat geldt ook voor de controle van elke nieuwe leverancier op waarschuwingslijsten. Een tegengehouden factuur toont waarom ze tegengehouden werd. En wanneer je vanuit Cashfeed betaalt, kan ze pas betaald worden nadat iemand ze bekeken heeft.