De Europese Unie wil de "BTW-kloof" dichten, deels door de invoering van digitale facturering. De BTW-kloof is het verschil tussen de BTW-inkomsten die een overheid verwacht te ontvangen op basis van economische activiteit en het daadwerkelijk geïnde bedrag. België speelt hierin een leidende rol en streeft ernaar een van de eersten te zijn die deze richtlijn implementeert.

Vanaf 1 januari 2026 worden elektronische facturen (e-facturering) verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven. Deze grote verandering zal aanzienlijke gevolgen hebben voor hoe bedrijven hun facturen versturen, ontvangen en verwerken.

De nieuwe e-factureringwetgeving van de Belgische overheid

Wat houdt de verplichting precies in vanaf 1 januari 2026?

Vanaf Nieuwjaarsdag 2026 moeten alle facturen tussen Belgische bedrijven worden uitgewisseld in een gestructureerd XML-formaat via het Peppol-netwerk. Traditioneel het versturen van PDF-facturen via e-mail voldoet niet meer aan de wettelijke vereisten. Dit geldt bidirectioneel: bedrijven moeten in staat zijn elektronische facturen te versturen en te ontvangen.

Facturen moeten geformatteerd zijn volgens internationale normen en gestructureerde gegevens bevatten die automatisch verwerkt kunnen worden. Dit elimineert volledig tussenstappen zoals e-mail uit het proces.

Wie valt onder de wet? B2B, B2G, en de rol van de Belgische overheid

De wetgeving is van toepassing op alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven die onder de BTW vallen, ongeacht hun grootte. Facturen aan overheidsinstanties (B2G) moeten al enkele jaren via Peppol worden verzonden. Alle niveaus van de Belgische overheid passen dezelfde e-factureringsvereisten toe via het Peppol-netwerk.

De verplichting geldt (nog) niet voor transacties in het buitenland, hoewel Europa streeft naar harmonisatie tegen 2030.

Medische beroepen, onder Artikel 44, zijn momenteel vrijgesteld. Dus als arts of tandarts hoef je voorlopig niets te doen, maar je bent zeker welkom om dat te doen.

Uitzonderingen en belangrijke deadlines

Er is geen officiële overgangsperiode. De wetgeving treedt volledig in werking op 1 januari 2026, en er kunnen onmiddellijk boetes worden opgelegd. Uitzonderingen gelden voor B2C-transacties (ontvangsten en kwitanties blijven toegestaan), facturen van buitenlandse leveranciers, en mogelijk bepaalde kleine bedragen onder een nog vast te stellen drempel.

Impact van verplichte e-facturering op uw bedrijf

Gevolgen voor uw administratie en factuurprocessen

De overstap naar e-facturering vereist een grondige herziening van uw huidige factuurproces. In plaats van PDF's via e-mail, gaat u nu werken met XML-bestanden via Peppol. Dit betekent dat uw huidige factureringssoftware moet worden bijgewerkt of vervangen door software die e-facturering ondersteunt.

Bovendien moeten werknemers worden opgeleid in de nieuwe processen, en interne procedures zoals goedkeuringsprocedures en archiveringssystemen moeten worden aangepast aan de digitale benadering. Het is ook het beste om zelf met uw zakelijke contacten te communiceren over de overgang om ervoor te zorgen dat zij ook klaar zijn.

Risico's en sancties voor niet-naleving

De Belgische overheid heeft aanzienlijke boetes opgelegd: €1.500 voor de eerste overtreding, €3.000 voor de tweede overtreding, en €5.000 voor de derde en volgende overtredingen. Bovendien kunnen facturen die niet via Peppol zijn verzonden, juridisch worden betwist.

Financiële en operationele voordelen

Maar het is niet allemaal kommer en kwel. Voor de meeste bedrijven wegen de voordelen van e-facturering veel zwaarder dan de kosten en nadelen.

E-facturen worden gemiddeld 2-3 dagen sneller betaald omdat ze rechtstreeks in het systeem van de ontvanger worden ingevoerd. Dit bespaart porto, tijd en vermindert fouten. De verbeterde cashflow en geautomatiseerde boekhouding wegen deze kosten op.

Bovendien is e-factureringssoftware tijdelijk 120% aftrekbaar voor kleine bedrijven en zelfstandigen.

Technische vereisten: Peppol als standaard

Waarom gestructureerde e-facturen verplicht zijn

Peppol is opgericht om de BTW-kloof te verminderen door de standaardisatie, automatisering en verbetering van de beveiliging van elektronische facturering, wat fouten, fraude en administratieve omissies in btw-aangiften drastisch vermindert. De BTW-kloof is het verschil tussen de BTW-inkomsten die een overheid verwacht te ontvangen op basis van economische activiteit en het daadwerkelijk geïnde bedrag. Deze kloof ontstaat door factoren zoals fraude, faillissementen en administratieve fouten in btw-aangiften. Peppol streeft naar vermindering van deze foutmarge.

De rol van het Peppol-netwerk voor de Europese Unie

Er zijn verschillende standaarden, maar Peppol (Pan-Europese Publieke Aanbestedingen Online) is de dominante standaard in de EU. Het maakt gebruik van geavanceerde encryptie en authenticatie, verbindt alle EU-lidstaten, en breidt zich uit naar andere landen. Alle deelnemers krijgen een unieke Peppol-ID, zodat facturen altijd de juiste ontvanger bereiken.

Het netwerk is 24/7 operationeel en kan miljoenen facturen per dag verwerken zonder prestatieverlies.

Het juiste software kiezen en integreren

Bij het kiezen van e-factureringssoftware zijn Peppol-certificering, integratie met uw huidige boekhoudsoftware en OCR-functionaliteit voor inkomende PDF-facturen essentieel.

Cashfeed onderscheidt zich door alle factuurformaten van XML te converteren, geavanceerde OCR voor analoge facturen uit te voeren en uw workflow volledig te automatiseren. Dit resulteert in tijdswinst van 5-10x, afhankelijk van het verwerkte volume.

Hoe bereidt u zich voor op e-facturering vanaf 2026?

Stap-voor-stap plan voor een soepele overgang

Begin nu met het analyseren van uw huidige factuurvolumes en processen. Identificeer de software die u gebruikt en wie betrokken is bij facturering. Vergelijk vervolgens verschillende e-factureringsoplossingen en test hun integratie met uw huidige systemen.

Plan de implementatie voor de tweede helft van 2025, zodat er voldoende tijd is voor testen en validatie. Registreer u bij Peppol via een erkende Access Point Provider en test de volledige workflow met enkele klanten en leveranciers voordat u volledig overstapt in januari 2026.

Analyse van uw huidige processen

Breng in kaart hoeveel facturen u per maand verstuurt en ontvangt, wat de gemiddelde verwerkingstijd is en waar fouten of vertragingen optreden. Maak ook een inventarisatie van de facturerings- en boekhoudsoftware die u gebruikt en of er integraties met andere systemen zijn.

Deze analyse zal u helpen de juiste e-factureringsoplossing te kiezen en uw organisatie voor te bereiden op de overgang.

Voorbereiding van uw boekhouding en ERP-systeem

Controleer of uw huidige ERP-systeem e-facturering ondersteunt en plan eventuele upgrades. Stel gegevensmapping tussen systemen in en test de integratie in een testomgeving. Zorg ervoor dat u uw accountant bij deze nieuwe benadering betrekt.

Maak ook een inventaris van welke_masterdata moet worden overgedragen en controleer de kwaliteit van klant- en leveranciersgegevens.

Veelgestelde Vragen (FAQ)

Wie is verplicht om e-facturering te gebruiken vanaf 2026?

E-facturering wordt verplicht voor alle Belgische bedrijven die onder de BTW vallen, inclusief eenmanszaken en freelancers die facturen naar andere bedrijven sturen. Verenigingen en vestigingen van buitenlandse ondernemingen die in België zijn geregistreerd, vallen ook onder de verplichting. Alleen medische beroepen zijn momenteel vrijgesteld.

E-facturering is niet verplicht voor facturen aan particuliere personen, facturen van buitenlandse leveranciers en bepaalde kleine transacties onder een nog vast te stellen drempel.

Is een PDF-factuur nog geldig na de invoering van de wet?

Vanaf 1 januari 2026 zijn PDF-facturen niet meer toegestaan voor B2B-transacties tussen Belgische bedrijven. Uitzonderingen gelden voor facturen aan particuliere personen en facturen van buitenlandse leveranciers.

Als u nog steeds veel PDF's ontvangt naast uw Peppol-facturen, kan de conversieservice van Cashfeed iets voor u zijn. PDF-facturen worden automatisch omgezet naar het vereiste XML-formaat.

Wat zijn de technische vereisten om te beginnen met e-facturering?

Een internetverbinding en een tool die u verbindt met het Peppol-netwerk. Integratie met uw huidige boekhoudsysteem is optioneel maar aanbevolen.

Bovendien zijn OCR-functionaliteit en workflowbeheer nuttig voor een volledig geautomatiseerd proces. Cashfeed kan u met beide helpen.

Wat is de situatie in Nederland?

Nederland heeft nog geen specifieke deadline voor de verplichte uitwisseling van gegevens via Peppol. E-facturering naar de Nederlandse overheid is al verplicht, en veel bedrijven maken al vrijwillig gebruik van e-facturering via het Peppol-netwerk.