De Europese Unie wil de "BTW-kloof" dichten, deels door de introductie van digitale facturering. De BTW-kloof is het verschil tussen de BTW-inkomsten die een regering verwacht te ontvangen op basis van economische activiteit en het werkelijk geïnde bedrag. België neemt hierin een leidende rol en streeft ernaar een van de eersten te zijn die deze richtlijn implementeert.

Vanaf 1 januari 2026 moeten elektronische facturen (e-facturering) verplicht zijn voor alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven. Deze grote verandering heeft aanzienlijke gevolgen voor de manier waarop bedrijven hun facturen verzenden, ontvangen en verwerken.

De nieuwe e-facturering wetgeving van de Belgische overheid

Wat hield de verplichting precies in vanaf 1 januari 2026?

Vanaf Nieuwjaarsdag 2026 worden alle facturen tussen Belgische bedrijven uitgewisseld in een gestructureerd XML-formaat via het Peppol-netwerk. Traditioneel verzenden van PDF-facturen via e-mail voldoet niet langer aan de wettelijke vereisten. Dit geldt bidirectioneel: bedrijven moeten in staat zijn om zowel elektronische facturen te verzenden als te ontvangen.

Facturen worden opgemaakt volgens internationale normen en bevatten gestructureerde gegevens die automatisch verwerkt kunnen worden. Dit elimineert volledig tussenstappen zoals e-mail uit het proces.

Wie valt onder de wet? B2B, B2G, en de rol van de Belgische overheid

De wetgeving is van toepassing op alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven die onderworpen zijn aan BTW, ongeacht hun grootte. Facturen aan overheidsinstanties (B2G) moeten al enkele jaren via Peppol worden verzonden. Alle Belgische overheidsniveaus hanteren dezelfde e-factureringseisen via het Peppol-netwerk.

De verplichting geldt (nog) niet voor transacties in het buitenland, hoewel Europa streeft naar harmonisatie tegen 2030.

Geneeskundige beroepen, onder Artikel 44, zijn momenteel vrijgesteld. Dus als arts of tandarts hoef je voorlopig niets te doen, maar je bent zeker welkom om dat wel te doen.

Impact van verplichte e-facturering op uw bedrijf

Gevolgen voor uw administratie en factuurprocessen

De overgang naar e-facturering vereist een grondige herziening van uw huidige factuurproces. In plaats van PDF's via e-mail, gaat u nu werken met XML-bestanden via Peppol. Dit betekent dat uw huidige factureringssoftware moet worden geüpgraded of vervangen door software die e-facturering ondersteunt.

Bovendien moeten werknemers worden opgeleid in de nieuwe processen, en moeten interne procedures zoals goedkeuringsprocedures en archiveringssystemen worden aangepast aan de digitale aanpak. Het is ook het beste om zelf met uw zakelijke contacten over de overgang te communiceren om ervoor te zorgen dat zij ook voorbereid zijn.

Risico's en sancties voor niet-naleving

De Belgische overheid heeft aanzienlijke boetes opgelegd: €1.500 voor de eerste overtreding, €3.000 voor de tweede overtreding, en €5.000 voor de derde en volgende overtredingen. Bovendien kunnen facturen die niet via Peppol zijn verzonden, wettelijk worden betwist.

Technische vereisten: Peppol als de standaard

Waarom gestructureerde e-facturen verplicht zijn

Peppol is opgericht om de BTW-kloof te verminderen door de standaardisatie, automatisering en verbetering van de beveiliging van elektronische facturering, waardoor fouten, fraude en administratieve omissies in BTW-aangiften drastisch worden verminderd. De BTW-kloof is het verschil tussen de BTW-inkomsten die een regering verwacht te ontvangen op basis van economische activiteit en het werkelijk geïnde bedrag. Deze kloof ontstaat door factoren zoals fraude, faillissementen en administratieve fouten in BTW-aangiften. Peppol heeft als doel deze foutmarge te verkleinen.

De rol van het Peppol-netwerk voor de Europese Unie

Er zijn verschillende normen, maar Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is de overheersende norm in de EU. Het maakt gebruik van geavanceerde encryptie en authenticatie, verbindt alle EU-lidstaten en breidt zich uit naar andere landen. Alle deelnemers ontvangen een unieke Peppol ID, waardoor facturen altijd de juiste ontvanger bereiken.

Het netwerk is 24/7 operationeel en kan miljoenen facturen per dag verwerken zonder prestatieverlies.

Het kiezen en integreren van de juiste software

Bij het kiezen van e-factureringssoftware zijn Peppol-certificering, integratie met uw huidige boekhoudsoftware en OCR-functionaliteit voor inkomende PDF-facturen essentieel.

Cashfeed onderscheidt zich door alle factuurformaten van XML om te zetten, geavanceerde OCR voor analoge facturen uit te voeren en uw workflow volledig te automatiseren. Dit resulteert in tijdsbesparingen van 5-10x, afhankelijk van het verwerkte volume.

Hoe te beginnen?

Stapsgewijs plan voor een soepele overgang

Begin nu met het analyseren van uw huidige factuurvolumes en -processen. Identificeer de software die u gebruikt en wie betrokken is bij de facturering. Vergelijk vervolgens verschillende e-factureringsoplossingen en test hun integratie met uw huidige systemen.

Neem voldoende tijd voor testen en validatie. Registreer bij Peppol via een erkende Access Point Provider en test de volledige workflow met een aantal klanten en leveranciers voordat u overschakelt en zich aan een tool verbindt.

Analyse van uw huidige processen

Breng in kaart hoeveel facturen u per maand verzendt en ontvangt, wat de gemiddelde verwerkingstijd is en waar fouten of vertragingen zich voordoen. Neem ook de facturerings- en boekhoudsoftware die u gebruikt in aanmerking en controleer of er integraties met andere systemen zijn.

Deze analyse helpt u de juiste e-factureringsoplossing te kiezen en uw organisatie voor te bereiden op de overgang.

Voorbereiden van uw boekhoud- en ERP-systeem

Controleer of uw huidige ERP-systeem e-facturering ondersteunt en plan eventuele upgrades. Stel datamapping tussen systemen op en test de integratie in een testomgeving. Zorg ervoor dat u uw accountant bij deze nieuwe aanpak betrekt.

Inventariseer ook welke stamgegevens moeten worden overgedragen en controleer de kwaliteit van klant- en leveranciergegevens.

Veelgestelde Vragen (FAQ)

Wie moet vanaf 2026 e-facturering gebruiken?

E-facturering is verplicht voor alle Belgische bedrijven die onderworpen zijn aan BTW, inclusief eenmanszaken en freelancers die facturen naar andere bedrijven sturen. Verenigingen en vestigingen van buitenlandse bedrijven die in België zijn geregistreerd, vallen ook onder de vereiste. Alleen geneeskundige beroepen zijn momenteel vrijgesteld.

E-facturering is (nog niet, tot op heden) verplicht voor facturen aan particulieren, facturen van buitenlandse leveranciers en bepaalde kleine transacties onder een nog te bepalen drempel.

Is een PDF-factuur nog geldig na de invoering van de wet?

Vanaf 1 januari 2026 zijn PDF-facturen niet meer toegestaan voor B2B-transacties tussen Belgische bedrijven. Uitzonderingen zijn van toepassing op facturen aan particulier en facturen van buitenlandse leveranciers.

Welke technische vereisten heb ik nodig om te beginnen met e-facturering?

Een internetverbinding en een hulpmiddel dat u verbindt met het Peppol-netwerk. Integratie met uw huidige boekhoudsysteem is optioneel, maar aanbevolen.

Bovendien zijn OCR-functionaliteit en workflowmanagement nuttig voor een volledig geautomatiseerd proces. Cashfeed kan u hierbij helpen.

Hoe zit het met de situatie in Nederland?

In Nederland is er nog geen specifieke deadline voor de verplichte uitwisseling van gegevens via Peppol. E-facturering naar de Nederlandse overheid is al verplicht, en veel bedrijven gebruiken al vrijwillig e-facturering via het Peppol-netwerk.