Quand on pense à la fraude à la facture, on imagine une fausse facture envoyée par une entreprise qui n'existe pas. Cela existe. Mais dans nos données, c'est rare, et ce n'est pas là que part l'essentiel de l'argent.

Nous avons examiné trois mois de factures d'achat traitées par Cashfeed pour des centaines d'entreprises. Voici ce qui s'est réellement trouvé entre ces factures et un mauvais paiement, et ce que vous pouvez vérifier vous-même, avec ou sans logiciel.

1. La même facture, deux fois

Le mauvais paiement le plus fréquent n'est pas une fraude. C'est payer deux fois une vraie facture.

Les factures arrivent sans cesse plus d'une fois : l'original et un rappel, une facture Peppol et son PDF envoyé par e-mail, une copie qu'un collègue transfère « au cas où ». Environ un fichier sur six reçu par Cashfeed était la copie d'une facture déjà présente : le même fichier, ou le même numéro de facture du même fournisseur. Ces copies ont été écartées sans que personne n'ait à s'en occuper. Environ une facture sur quarante ressemblait à une copie sans être identique. Près de neuf sur dix ont effectivement été supprimées comme doublons.

À vérifier : le fournisseur, le numéro de facture et le montant, ensemble. Pas le nom du fichier, pas le canal. Un contrôle des doublons qui ne fonctionne qu'au sein d'une seule boîte mail rate la facture Peppol et sa copie PDF, comme nous l'expliquions dans Dix mois de Peppol obligatoire.

Et un contrôle des doublons ne vaut que ce que valent les données qu'il compare. Un total mal lu sur un scan transforme une copie en « nouvelle » facture. Méfiez-vous de deux factures portant le même numéro et un montant légèrement différent.

2. Le bon fournisseur, le mauvais compte bancaire

La fraude qui coûte le plus cher aux entreprises n'est généralement pas une fausse facture. C'est une vraie facture avec un autre numéro de compte. Une boîte mail piratée chez le fournisseur, un e-mail annonçant que « nos coordonnées bancaires ont changé », un PDF modifié en chemin.

Environ une facture sur deux cents dans Cashfeed portait un nouveau compte bancaire pour un fournisseur qui avait déjà un autre compte enregistré. La plupart étaient authentiques : les fournisseurs changent de banque, ouvrent un deuxième compte ou passent par un prestataire de paiement. L'une affichait en majuscules « NOUVELLES COORDONNÉES BANCAIRES ! » sur un acompte important, avec un compte auprès d'une fintech étrangère. Elle était authentique. Une autre venait d'une entreprise, à payer sur un compte au nom d'un particulier. Le document seul ne permet pas de trancher, et c'est précisément le problème.

À vérifier :

• Ne confirmez jamais un nouveau compte via les coordonnées figurant sur la facture, ou dans l'e-mail qui annonçait le changement. Appelez le fournisseur à un numéro que vous aviez déjà.

• Vérifiez que le compte est au nom du fournisseur. Depuis octobre 2025, les banques de la zone euro vérifient que le nom saisi correspond au titulaire du compte avant qu'un virement ne parte. Ne passez pas outre un avertissement de non-concordance. Cashfeed fait de même : quand vous payez depuis Cashfeed, il vérifie pour chaque facture le nom par rapport au titulaire du compte et vous montre le résultat avant que le paiement ne parte.

• Vérifiez que le pays est cohérent. Un fournisseur belge payé sur un compte à l'étranger n'est pas forcément une fraude, mais cela vaut un coup de fil.

Dans Cashfeed, un nouveau compte pour un fournisseur qui en a déjà un est marqué comme non vérifié. Une facture sur ce compte ne peut pas être payée depuis Cashfeed tant qu'un administrateur n'a pas vérifié le compte.

3. Le bon fournisseur, un autre expéditeur

Une variante du même thème : la facture a l'air vraie et vient d'un fournisseur que vous connaissez, mais d'une adresse e-mail que ce fournisseur n'a jamais utilisée. Un domaine qui lui ressemble, une messagerie gratuite, une lettre de différence.

Dans près d'une entreprise sur cinq, au moins une facture de ce type a été retenue jusqu'à ce que quelqu'un l'examine. Près d'un quart de ces factures ont été supprimées.

À vérifier : comparez l'expéditeur avec l'adresse des factures précédentes de ce fournisseur. Lisez le domaine lettre par lettre.

Dans Cashfeed, une facture d'un fournisseur connu qui arrive d'une adresse inconnue est retenue, avec la raison affichée à l'écran. Un administrateur peut ajouter l'adresse à la liste du fournisseur en un clic.

4. La facture que personne n'a commandée

Viennent ensuite les fausses factures au sens strict. Elles prennent quelques formes reconnaissables :

• Un courrier qui a l'air officiel. Un « registre des entreprises », un office des marques, un service d'enregistrement TVA. Les vrais organismes ne facturent pas de cette façon, et certainement pas sur un compte dans un pays qui n'a rien à voir avec eux.

• « Ceci n'est pas une facture » en petits caractères sur un document qui y ressemble en tout point. C'est une offre déguisée en facture.

• Un abonnement que vous n'avez jamais signé, avec reconduction tacite.

• Une vraie entreprise, qui vend un vrai service, que personne n'a commandé. Cet automne, une société étrangère a envoyé en deux semaines des factures de 400 à 750 € pour une « surveillance des données d'entreprise » à plusieurs entreprises belges, suivies de rappels. Des listes d'avertissement dans trois pays la mentionnent. Les factures elles-mêmes avaient l'air parfaitement ordinaires.

Pour ce dernier type, le document seul ne trahit rien. C'est pourquoi Cashfeed vérifie chaque fournisseur dont une entreprise reçoit une facture pour la première fois dans les listes d'avertissement publiques et les signalements d'arnaque sur le web, avant que la facture n'aille plus loin. Un fournisseur cité dans un avertissement est retenu, avec des liens vers les sources. Et comme ce résultat est partagé dans tout Cashfeed, un fournisseur signalé chez une entreprise est reconnu chez la suivante.

Et il existe une zone grise : adhésions, demandes de sponsoring et inscriptions dans des annuaires, tout à fait légitimes, mais que personne n'a demandées, envoyées avec un virement prérempli.

À vérifier : quelqu'un ici a-t-il commandé cela ? Cette seule question vaut mieux que n'importe quel contrôle du document. Une facture qui a l'air parfaitement normale passe tous les contrôles automatisés qui existent. Elle ne passe pas le collègue qui sait que personne ne l'a commandée. C'est pourquoi une étape d'approbation par la personne qui a passé la commande vaut plus que n'importe quel signal d'alerte.

Cashfeed analyse les factures PDF à la recherche des signes ci-dessus : un organisme officiel imité, une clause de non-responsabilité en petits caractères, un compte qui ne correspond pas à l'identité affichée, une pression pour payer vite. Un document suspect est retenu avec une explication, et les offres non sollicitées reçoivent leur propre étiquette. Le contrôle est volontairement prudent. Moins d'une facture PDF sur 1 000 est signalée, et beaucoup s'avèrent être des documents authentiques mais inhabituels, comme un avertissement-extrait de rôle ou une demande de provision d'un notaire. Une minute pour en écarter un coûte moins cher qu'un paiement irréversible.

Une checklist avant de payer

Cashfeed se pose toutes ces questions pour vous, pour chaque facture. Vous payez en dehors de Cashfeed ? Posez-les vous-même.

• Avons-nous commandé cela, et l'avons-nous reçu ? Cashfeed fait passer chaque facture par votre circuit d'approbation et, quand vous en avez, la rapproche du bon de commande et du bon de réception.

• Ce numéro de facture est-il nouveau pour ce fournisseur ? Cashfeed compare chaque facture avec celles qu'il a déjà.

• Avons-nous déjà payé ce fournisseur, sur ce compte précis ? Un nouveau compte est marqué comme non vérifié et ne peut pas être payé depuis Cashfeed tant qu'un administrateur ne l'a pas vérifié.

• La facture vient-elle de l'adresse que ce fournisseur utilise toujours ? Une facture envoyée depuis une adresse que le fournisseur n'a jamais utilisée est retenue.

• Le compte est-il au nom du fournisseur, dans un pays cohérent ? Cashfeed signale un compte qui ne correspond pas au fournisseur et, au moment du paiement, vérifie le nom par rapport au titulaire du compte.

• Le courrier « officiel » vient-il vraiment de cette autorité ? Cashfeed reconnaît les documents qui imitent un organisme officiel, et les clauses en petits caractères.

• L'entreprise est-elle nouvelle pour vous ? Cashfeed la vérifie dans les listes d'avertissement publiques et les signalements d'arnaque.

• Quelqu'un vous pousse-t-il à payer aujourd'hui ? La pression pour payer vite fait partie des signaux que Cashfeed lit dans chaque facture PDF.

Où Cashfeed intervient

Tous ces contrôles s'exécutent avant qu'une facture n'arrive dans la file de paiement, pas une fois l'argent parti. Cela vaut aussi pour la vérification de chaque nouveau fournisseur dans les listes d'avertissement. Une facture retenue indique pourquoi elle l'a été. Et quand vous payez depuis Cashfeed, elle ne peut pas être payée tant que quelqu'un ne l'a pas examinée.