Wat is die Peppol nu eigenlijk?
Jul 16, 2025
"Cashfeed haalt 1.3 miljoen euro op voor slimmere e-facturatie via het Peppol-netwerk" kopte De Tijd vorige week.
De reacties?
"Proficiat!"
"Wat ga je ermee doen?"
Maar ook: "Wat is die Peppol nu eigenlijk?"
In deze blog gaan we in op dat laatste en zetten we het allemaal eens op een rijtje. Want dat is mogelijks ook belangrijk voor jou.
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine.
Klinkt misschien als een ver-van-je-bed show, maar vergis u niet. Het is de nieuwe standaard om elektronische facturen (e-facturen dus, in XML-formaat) snel, veilig en gestandaardiseerd te versturen tussen bedrijven en/of overheden. En binnenkort ook de enige standaard. Het wordt verplicht dus, vanaf 1 januari 2026.
Het Peppol-netwerk is dus zoals WhatsApp, maar dan voor facturen. Je tikt ze in, je klikt op verzenden, en boem, ze komen veilig terecht bij wie ze moeten. Geen PDF’s meer via mail. Geen “oei, die factuur is nooit toegekomen”-situaties meer.
Mogelijks zal de overheid zo ook sneller btw gaan innen, al werd dat nog niet uitgesproken.
Waarom is Peppol belangrijk?
Verplicht voor en door overheden: In België en veel andere Europese landen moeten leveranciers die werken met de overheid hun facturen al via Peppol indienen. Vanaf 1 januari wordt dit verplicht voor elke B2B factuur — door een bedrijf, aan een bedrijf dus.
Efficiëntie: E-facturen komen meteen aan in de betaalomgeving van de ontvanger, zonder tussenstappen.
Betere cashflow: Minder fouten en vertragingen betekent ook snellere betalingen.
Internationale standaard: Peppol wordt geleidelijk aan uitgerold binnen Europa, met België als één van de koplopers, en daarbuiten (Australië, Singapore etc.)
Hoe begin je daar aan?
Bepaal je noden
Als je vandaag nog factureert zoals in 2007 – PDF’ke, of mogelijks een Excel, manueel inscannen en doorsturen via mail of zelfs per post – dan ben je het jezelf moeilijk aan het maken. Maar soms kan je nu eenmaal niet zonder je Excel-formules of speciale features uit je facturatieprogramma.
Geen nood — met Cashfeed kan je facturen in alle formaten opladen en converteren wij die alsnog naar het door Peppol ondersteunde XML-formaat. Zo kan je toch vasthouden aan je bestaande manier van werken.
Kies wat past
Niet iedereen valt onder de Peppol-verplichting. Op restaurant zul je nog steeds btw-ticketjes krijgen, parkeerbonnetjes blijven van kracht en buitenlandse leveranciers zullen je nog steeds pdf-facturen mogen sturen. Daarom zal een goeie OCR (Optical Character Recognition, tekstherkenning dus) onmisbaar zijn om al je facturen op hetzelfde level te tillen. Zoniet moet je toch nog manueel zaken gaan overtypen.
Een goeie Peppol-tool automatiseert dus méér dan enkel het verzenden en ontvangen. Klanten van Cashfeed bijvoorbeeld praten over een tijdswinst van 5-10X, over het hele facturatie-proces bekeken. Met bovendien minder fouten, snellere betalingen en alles netjes gelogd en zoekbaar.
Andere KMO's waarderen dat ze, net als vroeger, facturen kunnen doorsturen naar elkaar om deze te laten bekijken en goedkeuren waar nodig. Ook dat kan voorlopig enkel vlot met Cashfeed, aangezien XML-bestanden niet met het blote oog leesbaar zijn.
Gezien België een koploper is in deze verplichting zijn de meeste tools vandaag Belgisch. Je koopt dus ook lokaal.
Wacht niet te lang
Er wordt aangeraden om al in het najaar over te stappen op een tool. Zo ben je volledig up and running tegen januari 2026, wanneer de eerste boetes zullen uitgeschreven worden voor het niet kunnen verzenden of ontvangen via het Peppol-netwerk. Die zijn niet mals:
€1.500 voor de eerste vaststelling (of na een eerste waarschuwing)
€3.000 voor de tweede vaststelling
€5.000 vanaf de derde vaststelling
Bovendien doe je je accountant een groot plezier door de overstap al te maken voor de sowieso al drukke eindejaarsperiode. Zo kan hij/zij voor je nagaan of de koppeling met hun boekhoudpakket goed werkt.
Zijn er ook gratis tools?
Ja en nee. Als je vandaag nog niet betaalde voor een facturatieprogramma is de kans groot dat je dat vanaf nu wel zal moeten doen — al dan niet via je boekhouder. Je softwareleverancier betaalt namelijk ook een variabel tarief voor de aansluiting met het Peppol-netwerk en zal je een bedrag rekenen per maand, meestal dus afhankelijk van je volume.
Tools zoals Doccle claimen gratis te zijn om je aan te sluiten op het Peppol-netwerk, maar zijn dat enkel voor het ontvangen van facturen. Als je dus zelf facturen wil gaan opmaken en betalen, dien je alsnog een betalend abonnement te nemen. Anderen vragen dan weer extra voor basisopties zoals OCR (tekstherkenning), extra gebruikers, het opvolgen van facturen of het aanmaken van offertes.
"Als je niet betaalt voor het product, dan ben je het product" geldt dus ook in deze context. Ga dus zeker na waarvoor je betaalt en waarvoor je niet betaalt, vooraleer je kiest. Of ga gerust eens te rade bij je boekhouder, sociaal secretariaat of je bank.
