Zoals Cashfeed administratieve processen optimaliseert, stroomlijnt orderBilly de bestel- en betaalflows binnen de hospitality-industrie. In dit artikel namen we een kijkje in hun interne keuken.

Over OrderBilly

OrderBilly heeft de horeca-ervaring getransformeerd met een bestel- en betaalplatform waarmee klanten eenvoudig via hun eigen smartphone, QR-codes of bestelzuilen kunnen bestellen en betalen in horecazaken. Op hun platform bekijken klanten het menu en plaatsen ze direct hun bestelling – geen wachttijden, geen gedoe. Deze innovatieve aanpak heeft OrderBilly snel doen groeien, maar met groei komen ook nieuwe uitdagingen.

De uitdaging: facturen overal en nergens

Zoals veel groeiende bedrijven had OrderBilly te kampen met een gefragmenteerd facturatieproces. Lore D'Hooghe, COO en daarmee verantwoordelijk voor structuur en administratie bij OrderBilly, schetst de situatie: "Facturen kwamen binnen via verschillende kanalen – verschillende e-mailadressen, kredietkaartafschriften, leveranciersportalen. Het was een puzzel om alles bij elkaar te krijgen."

Het resultaat? Elke week ging er minstens een uur verloren aan het verzamelen, sorteren en verwerken van facturen. Bij grotere volumes — eerder was ze ook al COO bij Foodbag, de Belgische maaltijdbox — liep dit gemakkelijk op tot een halve dag werk. Per week.

Voor een snelgroeiende startup als OrderBilly was dit kostbare tijd die beter besteed kon worden.

De pijnpunten

Lore ging dus op zoek naar een manier om slimmer om te gaan met de groeiende volumes aan facturen en alles wat dat met zich meebracht:

• Verspreide facturen over meerdere e-mailadressen en kanalen

• Tijdverlies van minimaal een uur per week aan administratie

• Foutgevoeligheid door handmatige invoer en verwerking

• Geen overzicht van uitgaven en leveranciers

• Beperkte schaalbaarheid van het proces

De oplossing: centralisatie en automatisering

OrderBilly besloot hun facturatieproces te centraliseren en te automatiseren.

De eerste stap was het creëren van een centrale mailbox. "We hebben alle leveranciers gevraagd hun facturen naar één centraal e-mailadres te sturen," legt Lore uit. "Vervolgens werd die gekoppeld aan Cashfeed om alle facturen automatisch te laten verwerken."

Cashfeed kan tegenwoordig ook met meerdere mailboxen koppelen.

De resultaten: van een uur naar minuten

De impact was direct merkbaar. Wat voorheen makkelijk een uur per week kostte, werd teruggebracht tot slechts 15-20 minuten. Een tijdswinst van wel 75%. Maar ook:

• Centraal overzicht: alle facturen op één plek, zichtbaar voor het hele management. Oók de Peppol-facturen die binnenkort niet meer in de mailbox zullen belanden. En de vervelende bonnetjes.

• Automatische verwerking: Cashfeed handelt het repetitieve werk af

• Foutreductie: minder handmatige invoer betekent minder fouten

• Schaalbaarheid: het proces groeit mee met het bedrijf

  
  

"Met ongeveer 15 facturen per week blijft het verwerkingsproces nu efficiënt en overzichtelijk," aldus Lore. "Maar het mooie is dat het systeem ook meegroeit als we meer facturen krijgen. En als we de volledige overstap naar het Peppol-netwerk dienen te maken."

Integratie met bestaande systemen

Een belangrijk aspect van de implementatie was de naadloze integratie met OrderBilly's bestaande tools. Het bedrijf gebruikt Exact Online als boekhoudpakket en KBC voor bankieren.

"We exporteren wekelijks een bestand uit Cashfeed dat we importeren in onze KBC-bankingsoftware," legt Lore uit. "Hoewel directe betalingen vanuit Cashfeed nog niet mogelijk zijn, staat dit wel op de roadmap en zou dat de workflow nog verder vereenvoudigen."

Cashfeed ondersteunt wél betalingen per QR, gewoon met je banking app, voor bedrijven met kleinere volumes die niet met betaalruns werken.

Persoonlijke touch in een digitale wereld

Wat OrderBilly bijzonder waardeert aan Cashfeed is de persoonlijke benadering. "Als startup begrijpen we elkaar," zegt Lore. "De support is snel en persoonlijk. Als er een bug is of we hebben een vraag, krijgen we direct antwoord. In het begin was dit via WhatsApp, tegenwoordig is er een livechat in de tool. Dat is heel waardevol."

Deze persoonlijke benadering blijkt cruciaal voor succesvolle implementatie, vooral voor groeiende bedrijven die snel support nodig hebben bij vragen of problemen.

En verder?

"Cashfeed evolueert héél snel. Enkele weken geleden vroegen we naar een oplossing om bonnetjes vanuit het hele team gemakkelijker in Cashfeed te krijgen. Er was toen namelijk geen mobiele applicatie. Tegenwoordig verloopt dit allemaal via WhatsApp — je neemt gewoon een foto — en Cashfeed doet de rest. Een stuk gemakkelijker, want zeg nu zelf, welke werknemer wil ter plaatse gegevens gaan aanvullen in een app?"

De traditionele manier van mails, facturen of zelfs screenshots van facturen rondsturen — op zoek naar approval van de persoon die dit mogelijks besteld heeft — is binnenkort niet meer mogelijk. Dat beseft ook Lore. "Approval verloopt nu in Cashfeed, maar personen worden verzocht via mail. Ze werken bovendien aan een integratie met Slack. Zo kunnen wij, nog sneller, facturen gaan goedkeuren, boeken en klaarzetten voor betaling."

"We groeien snel en willen onze processen toekomstbestendig maken," zegt Lore. "De roadmap van Cashfeed sluit goed aan bij onze behoeften."

Conclusie

Voor OrderBilly was de stap naar geautomatiseerde facturatie meer dan alleen tijdsbesparing. Het ging om het creëren van schaalbaarheid en controle in een snel groeiend bedrijf. Met Cashfeed hebben ze niet alleen hun huidige proces geoptimaliseerd, maar ook de basis gelegd voor toekomstige groei.

"We zijn nu klaar voor de volgende fase van onze groei," concludeert Lore. "Ons facturatieproces schaalt mee, en wij kunnen ons focussen op wat we het beste doen: restaurants helpen hun klanten beter te bedienen."

Heb je een gelijkaardig bedrijf met 10 à 50 facturen per week? Neem dan volgende tips in acht:

1. Start met centralisatie voor meer overzicht: breng alle facturen naar één punt — in het geval van Cashfeed komen én je facturen én je Peppol-facturen én je bonnetjes op één plaats te staan…

2. … en elimineer zo de nood aan Excel: één overzicht is ook handig om real-time analyses te trekken

3. Automatiseer het repetitieve werk: laat software de routinetaken doen

4. Denk aan schaalbaarheid: kies voor systemen die meegroeien, zeker als je er een abonnement op neemt

5. Waardeer persoonlijke support: vooral voor groeiende bedrijven essentieel
   
   

Wil je ook je facturatieproces optimaliseren? Ontdek hoe Cashfeed jouw bedrijf kan helpen tijd te besparen en fouten te vermijden.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of probeer het gewoon zelf — eerste maand gratis.