LEGALFLY is een van de snelst groeiende AI-scale-ups in België. Achter de schermen had hun financiële administratie moeite om die groei bij te benen: facturen kwamen overal vandaan, een Excel-sheet diende als centrale bron van waarheid en goedkeuringen waren verspreid over Slack-privéberichten. Vandaag de dag draait hun boekhouding op automatische piloot met Cashfeed.

De uitdaging

Vóór Cashfeed was de verwerking van facturen bij LegalFly volledig handmatig — en volledig afhankelijk van Hanne:

• Facturen kwamen overal vandaan: Slack, e-mail, zelfs per fysieke post

• Elke factuur werd handmatig bijgehouden in een Excel-sheet

• Goedkeuringen verliepen via Slack-privéberichten naar de verantwoordelijke persoon, één voor één opgevolgd

• Alles werd doorgestuurd naar een boekhoudmailbox, vervolgens weer naar de Exact Online-inbox en daarna handmatig verwerkt

• De externe accountant vroeg regelmatig per e-mail naar ontbrekende facturen en openstaande bonnen

Naarmate LegalFly groeide, begonnen de gebreken zichtbaar te worden. Facturen werden af en toe dubbel betaald, of in de verkeerde valuta. Toen Tim als Head of Finance aan de slag ging, afkomstig uit een meer gestructureerde omgeving, was zijn conclusie meteen duidelijk: deze manier van werken was niet bestand tegen de groei.

De boekhouding op automatische piloot zetten

LegalFly ging ongeveer een jaar geleden live met Cashfeed, te beginnen met de Belgische entiteit en kort daarna de uitrol naar de Britse entiteit. De koppeling met Exact Online was in minder dan een dag up-and-running, en dankzij een gedeeld Slack-kanaal met het Cashfeed-team werd elke vraag tijdens de opstart direct beantwoord.

Meetbare resultaten

• 200 facturen per maand, twee entiteiten, twee personen. Het financiële team van LegalFly vangt de snelle groei van het factuurvolume op zonder extra personeel of extra processen toe te voegen.

• Wekelijks uren bespaard. Het verzamelen, boeken, de goedkeuringsflow en de voorbereiding van betalingen zijn van begin tot eind geautomatiseerd, waardoor er tijd vrijkomt voor werk dat er echt toe doet.

• Fouten geëlimineerd. Dubbele betalingen en betalingen in de verkeerde valuta — incidenten uit het Excel-tijdperk — komen niet meer voor.

• Nauwkeurige boekingen, minder correctiewerk. De tijd die wordt besteed aan correcties, herboekingen en het controleren van invoer in Exact Online is drastisch gedaald. Meer dan 95% van de boekingen verloopt vlekkeloos, de overige 5% wordt gemarkeerd voor handmatige controle.

• Minder heen-en-weer gemail met de accountant. Omdat elke factuur automatisch wordt geregistreerd en geüpload naar Exact Online, behoren de herinneringsmails van de externe accountant voor ontbrekende documenten tot het verleden.

• Volledig inzicht in de uitgaven. Elke inkomende factuur is in real-time zichtbaar voor het hele financiële team.

Blik op de toekomst

LegalFly investeert bewust in tools die het dagelijkse werk efficiënter maken. Terwijl het bedrijf internationaal blijft groeien, groeit Cashfeed mee: hetzelfde team, hetzelfde proces, ongeacht het factuurvolume.

Over Cashfeed

Cashfeed is een door AI aangedreven platform voor factuurautomatisering dat Belgische kmo's bedient die Exact Online-boekhoudsoftware gebruiken. Met meer dan 1.000 Belgische financiële teams die jaarlijks ruim 3,5 miljoen facturen verwerken, helpt Cashfeed bedrijven bij het automatiseren van hun goedkeuringsflows en boekingsprocessen, in overeenstemming met de Belgische PEPPOL-verplichting voor e-facturatie vanaf 2026.