LEGALFLY est l'une des scale-ups d'IA à la croissance la plus rapide en Belgique. En coulisses, leur administration financière avait du mal à suivre le rythme de cette croissance : des factures arrivant de partout, un fichier Excel comme unique source de vérité et des approbations dispersées dans les messages privés Slack. Aujourd'hui, leur comptabilité tourne sur pilote automatique grâce à Cashfeed.

Le défi

Avant Cashfeed, le traitement des factures chez LegalFly était entièrement manuel — et reposait exclusivement sur Hanne :

• Les factures arrivaient de partout : Slack, e-mail, et même par courrier postal

• Chaque facture était suivie à la main dans un fichier Excel

• Les approbations se faisaient via des messages privés Slack avec la personne responsable, suivies une par une

• Tout était transféré vers une boîte mail comptable, puis à nouveau vers la boîte de réception Exact Online, avant d'être traité manuellement

• Le comptable externe réclamait régulièrement les factures manquantes et les reçus ouverts par e-mail

À mesure que LegalFly grandissait, les failles commençaient à apparaître. Il arrivait parfois que des factures soient payées deux fois, ou dans la mauvaise devise. Lorsque Tim a rejoint l'équipe en tant que Head of Finance, fort d'une expérience dans un environnement plus structuré, sa conclusion a été immédiate : cette méthode de travail n'était pas viable à grande échelle.

Mettre la comptabilité sur pilote automatique

LegalFly a adopté Cashfeed il y a environ un an, en commençant par l'entité belge avant de l'étendre à l'entité britannique peu de temps après. La connexion avec Exact Online a été établie et opérationnelle en moins d'une journée, et un canal Slack partagé avec l'équipe de Cashfeed a permis de répondre instantanément à chaque question d'intégration.

Des résultats mesurables

• 200 factures par mois, deux entités, deux personnes. L'équipe financière de LegalFly absorbe la croissance rapide du volume de factures sans augmenter les effectifs ni complexifier les processus.

• Des heures gagnées chaque semaine. La collecte, l'encodage, le circuit d'approbation et la préparation des paiements sont automatisés de bout en bout, libérant du temps pour les tâches qui comptent vraiment.

• Élimination des erreurs. Les doubles paiements et les paiements dans la mauvaise devise — des incidents courants à l'époque d'Excel — n'existent plus.

• Des encodages précis, moins de corrections. Le temps consacré aux corrections, aux ré-imputations et à la vérification des écritures dans Exact Online a considérablement diminué. Plus de 95 % des encodages passent automatiquement, les 5 % restants étant signalés pour examen manuel.

• Moins d'allers-retours avec le comptable. Étant donné que chaque facture est capturée et téléchargée automatiquement dans Exact Online, les e-mails de relance du comptable externe pour des documents manquants appartiennent au passé.

• Une visibilité totale sur les dépenses. Chaque facture entrante est visible par toute l'équipe financière, en temps réel.

Regard vers l'avenir

LegalFly investit délibérément dans des outils qui rendent le travail quotidien plus efficace. À mesure que l'entreprise continue de se développer à l'international, Cashfeed grandit avec elle : la même équipe, le même processus, quel que soit le volume de factures.

À propos de Cashfeed

Cashfeed est une plateforme d'automatisation des factures propulsée par l'IA, conçue pour les PME belges utilisant le logiciel de comptabilité Exact Online. Avec plus de 1 000 équipes financières belges traitant plus de 3,5 millions de factures par an, Cashfeed aide les entreprises à automatiser leurs flux d'approbation et leurs processus d'encodage, tout en se conformant à l'obligation de facturation électronique PEPPOL en Belgique pour 2026.