E-facturatie: verplicht in België vanaf 2026! 🇧🇪

De Europese Unie wil het "btw-gat" dichten, onder meer door de invoering van digitale facturatie. Het btw-gat is het verschil tussen de btw-inkomsten die een overheid verwacht te ontvangen op basis van economische activiteit, en het bedrag dat daadwerkelijk binnenkomt. België neemt hierin een voortrekkersrol en wil als één van de eersten deze richtlijn gaan implementeren.

Vanaf 1 januari 2026 worden elektronische facturen (e-invoicing) verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven. Deze ingrijpende verandering heeft grote gevolgen voor hoe bedrijven hun facturen verzenden, ontvangen en verwerken.

De nieuwe e-invoicing wetgeving van de Belgische overheid

Wat houdt de verplichting vanaf 1 januari 2026 precies in?

Vanaf nieuwjaarsdag 2026 moeten alle facturen tussen Belgische bedrijven in een gestructureerd XML-formaat worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk. Het traditionele versturen van PDF-facturen per e-mail voldoet dan niet meer aan de wettelijke eisen. Dit geldt bi-directioneel: bedrijven moeten zowel elektronische facturen kunnen verzenden als ontvangen.

De facturen moeten worden opgemaakt volgens de internationale standaard en bevatten gestructureerde data die automatisch verwerkt kan worden. Hierdoor verdwijnen tussenstappen zoals e-mail volledig uit het proces.

Voor wie geldt de wet? B2B, B2G en de rol van de Belgische Overheid

De wetgeving geldt voor alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven die BTW-plichtig zijn, ongeacht de grootte van het bedrijf. Facturen aan overheden (B2G) moeten al sinds enkele jaren via Peppol worden verzonden. Alle Belgische overheidsniveaus hanteren dezelfde e-facturatie-eisen via het Peppol-netwerk.

Voor transacties naar het buitenland geldt de verplichting (nog) niet, hoewel Europa streeft naar harmonisatie tegen 2030.

Medische beroepen, onder artikel 44, zijn voorlopig vrijgesteld. Als dokter of tandarts moet je dus vooralsnog niets doen, maar het mag uiteraard wel.

Uitzonderingen en belangrijke deadlines

Er is geen officiële overgangsperiode voorzien. De wetgeving gaat per 1 januari 2026 volledig in werking, en boetes kunnen onmiddellijk worden opgelegd. Uitzonderingen gelden voor B2C-transacties (kassatickets en bonnetjes blijven toegestaan), facturen van buitenlandse leveranciers en mogelijk bepaalde kleine bedragen onder een nog te bepalen drempel.

Impact van de verplichte e-facturatie op uw bedrijf

Gevolgen voor uw administratie en factuurprocessen

De overgang naar e-facturatie vereist een grondige herziening van uw huidige factuurproces. In plaats van PDF's via e-mail werkt u voortaan met XML-bestanden via Peppol. Dit betekent dat uw huidige facturatieprogramma moet worden geüpgraded of vervangen door software die e-invoicing ondersteunt.

Daarnaast moeten medewerkers worden opgeleid in de nieuwe processen, en interne procedures zoals goedkeuringsprocedures en archiveringssystemen aangepast worden aan de digitale werkwijze. Ook communiceer je best zelf al met je zakelijke contacten over de overgang om ervoor te zorgen dat ook zij klaar zijn.

Risico's en sancties bij niet-naleving

De Belgische overheid heeft substantiële boetes vastgesteld: €1.500 voor de eerste vaststelling, €3.000 voor de tweede vaststelling en €5.000 voor derde en volgende vaststellingen. Daarnaast kunnen facturen die niet via Peppol worden verzonden juridisch worden betwist.

Financiële en operationele voordelen

Maar niet alles is kommer en kwel. Voor de meeste ondernemingen wegen de voordelen van e-facturatie ruim op tegen de kosten en nadelen.

E-facturen worden gemiddeld 2-3 dagen sneller betaald omdat ze direct in het systeem van de ontvanger komen. Dit bespaart postkosten, tijd en vermindert fouten. De verbeterde cashflow en geautomatiseerde boekhouding wegen op tegen die kost.

Bovendien is e-facturatie-software tijdelijk voor 120% aftrekbaar voor kleine bedrijven en zelfstandigen.

Technische vereisten: Peppol als de standaard

Waarom gestructureerde e-facturen verplicht zijn

Peppol is opgezet om het btw-gat te verkleinen doordat het elektronische facturatie standaardiseert, automatiseert en veiliger maakt, wat fouten, fraude en administratieve omissies bij btw-aangiftes drastisch vermindert. Het btw-gat is het verschil tussen de btw-inkomsten die een overheid verwacht te ontvangen op basis van economische activiteit, en het bedrag dat daadwerkelijk binnenkomt. Dit gat ontstaat door onder andere fraude, faillissementen en administratieve fouten bij btw-aangiftes. Peppol is er dus om die foutenmarge naar beneden te krijgen.

De rol van het Peppol-netwerk voor de Europese Unie

Er zijn verschillende standaarden, maar Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is de heersende standaard in de EU. Het gebruikt geavanceerde encryptie en authenticatie, verbindt alle EU-lidstaten en breidt uit naar andere landen. Alle deelnemers krijgen een unieke Peppol-ID waardoor facturen altijd bij de juiste ontvanger terechtkomen.

Het netwerk is 24/7 operationeel en kan miljoenen facturen per dag verwerken zonder prestatieverlies.

De juiste software kiezen en integreren

Bij het kiezen van e-invoicing software zijn Peppol-certificering, integratie met uw huidige boekhoudsoftware en OCR-functionaliteit voor inkomende PDF-facturen essentieel.

Cashfeed onderscheidt zich door het converteren van alle factuurformaten vanuit XML, geavanceerde OCR voor analoge facturen en volledige automatisering van je workflow. Zo zien we tijdswinsten van 5-10x, afhankelijk van het verwerkte volume.

Hoe bereidt u zich voor op e-invoicing vanaf 2026?

Stappenplan voor een vlekkeloze overgang

Begin nu met een analyse van uw huidige factuurvolumes en processen. Inventariseer welke software u gebruikt en wie betrokken is bij facturatie. Vergelijk vervolgens verschillende e-invoicing-oplossingen en test de integratie met uw huidige systemen.

Plan de implementatie voor de tweede helft van 2025, zodat u voldoende tijd heeft voor testen en valideren. Registreer bij Peppol via een erkende Access Point Provider en test de volledige workflow met enkele klanten en leveranciers voordat u volledig overschakelt in januari 2026.

Analyse van uw huidige processen

Breng in kaart hoeveel facturen u per maand verstuurt en ontvangt, wat de gemiddelde verwerkingstijd is en waar fouten of vertragingen optreden. Inventariseer ook welke facturatie- en boekhoudsoftware u gebruikt en of er koppelingen zijn met andere systemen.

Deze analyse helpt bij het kiezen van de juiste e-invoicing-oplossing en het voorbereiden van uw organisatie op de overgang.

Uw boekhouding en ERP-systeem klaarmaken

Controleer of uw huidige ERP-systeem e-invoicing ondersteunt en plan eventuele upgrades. Stel data-mapping op tussen systemen en test de integratie in een testomgeving. Betrek je accountant ook zeker in deze nieuwe werkwijze.

Inventariseer ook welke stamgegevens moeten worden overgezet en controleer de kwaliteit van klant- en leveranciersgegevens.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Voor wie is e-facturatie verplicht vanaf 2026?

E-facturatie wordt verplicht voor alle Belgische bedrijven die BTW-plichtig zijn, inclusief eenmanszaken en freelancers die facturen versturen aan andere bedrijven. Ook verenigingen en filialen van buitenlandse bedrijven die in België geregistreerd zijn vallen onder de verplichting. Enkel medische beroepen zijn vooralsnog vrijgesteld.

Niet verplicht is e-facturatie voor facturen aan particulieren, facturen van buitenlandse leveranciers en bepaalde kleine transacties onder een nog te bepalen drempel.

Is een PDF-factuur nog geldig na de invoering van de wet?

Voor B2B-transacties tussen Belgische bedrijven zijn PDF-facturen vanaf 1 januari 2026 niet meer toegestaan. Uitzonderingen gelden voor facturen aan particulieren en facturen van buitenlandse leveranciers.

Ontvang je nog veel pdf's naast je Peppol-facturen, dan is de conversiesdienst van Cashfeed misschien iets voor jou. PDF-facturen worden automatisch omgezet naar het vereiste XML-formaat.

Wat heb ik technisch nodig om met e-invoicing te starten?

Een internetverbinding en een tool die je aansluit op het Peppol-netwerk. Integratie met je huidig boekhoudsysteem is optioneel maar wel aanbevolen.

Aanvullend zijn OCR-functionaliteit en workflow-management handig voor een volledig geautomatiseerd proces. Cashfeed kan je helpen met beide.

Hoe zit het in Nederland?

Nederland heeft voorlopig nog geen concrete deadline voor een verplichte uitwisseling via Peppol. E-facturatie naar de Nederlandse overheid is wel al verplicht en veel bedrijven gebruiken al vrijwillig e-invoicing via het Peppol-netwerk.